Eine Karriere als Konferenzplaner bietet Ihnen die Möglichkeit, zu interessanten Zielen zu reisen, während Sie an einer Vielzahl von Geschäftsaktivitäten arbeiten. Sie können als interner Mitarbeiter für ein Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation oder ein Meeting- und Eventunternehmen arbeiten oder Ihr Geschäft als unabhängiger Berater ausüben. Ein Großteil der Arbeit eines Konferenzplaners kommt nach der Planung der Veranstaltung. Organisation und Liebe zum Detail sind die wichtigsten Merkmale erfolgreicher Meeting-Profis.
$config[code] not foundPlanung
Konferenzplaner helfen, Meetings zu entwickeln, selbst wenn der Kunde detaillierte Ideen hat. Beim ersten Planungsgespräch bespricht der Planer die Ziele des Kunden. Zu diesen Zielen kann es gehören, einen Gewinn zu erzielen, die Anwerbung und Bindung von Mitgliedern zu fördern oder aktive Mitglieder oder wichtige Branchenexperten mit Sprechplätzen zu belohnen. Das Planungsteam bespricht Orte, an denen die meisten Teilnehmer ankommen könnten, die besten Termine, ein Thema für das Meeting, den Verlauf der vergangenen Ereignisse, die Agenda und die logistischen Anforderungen.
Budgetierung
Nach der ersten Besprechung erstellt ein Konferenzplaner den ersten Entwurf des Budgets mit detaillierten Einnahmen- und Kostenprognosen. Nachdem der Kunde das Budget genehmigt hat, führt der Planer die Verhandlung und Buchung des Veranstaltungsortes sowie der Anbieter und Lieferanten durch. Die Verhandlung von Zimmerpreisen, Verpflegungsgebühren, audiovisuellen Preisen und anderen Ausgaben ist eine der Hauptaufgaben eines Konferenzplaners. Die Möglichkeit, die besten Angebote zu finden und diese Kosten zu senken, ist für viele Meeting-Profis ein wichtiges Verkaufsargument. In einigen Fällen ist der Planer befugt, Verträge im Namen des Kunden zu unterzeichnen. In anderen Fällen bereitet der Planer sie für die Überprüfung und Unterschrift des Kunden vor.
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Sobald Verträge abgeschlossen sind, verwaltet der Planer die vielen mit der Konferenz verbundenen Details. Dazu gehören Marketing, Registrierung, Erstellen von Abzeichen, Buchung von Sprecherräumen, Verkauf von Werbung, Verkaufsständen und Sponsoren, Vermittlung von Speisen und Getränken, Aktivitäten für Kinder und Ehepartner sowie Organisation von Veranstaltungen im Freien wie Golf- und Tennisturnieren. Diese Arbeit erfordert umfangreiche Überwachung und Nachverfolgung, wobei die Detailarbeit eine Hauptverantwortung des Konferenzplaners ist. Wenn Sie beispielsweise vergessen, Abzeichen zu bestellen, kann dies die gesamte Besprechung beschädigen.
Ausführung
Während der Veranstaltung ist der Konferenzplaner häufig vor Ort, um sich frühzeitig mit den Mitarbeitern vor Ort zu treffen. Der Planer überwacht die Seminarräume, den Messestandbereich, den Anmeldeschalter und die Essbereiche und protokolliert alle Sendungen zum Veranstaltungsort. Der Konferenzplaner muss rund um die Uhr zur Verfügung stehen, um auftretende Probleme zu lösen. Erfahrene Planer haben bei Problemen stets Sicherungspläne bereit. Wenn der Kunde für die Anzahl der Teilnehmer für Speisen und Getränke bezahlt, bestätigt der Planer bei jeder Veranstaltung die Anwesenheitszahlen mit dem Catering-Manager.
Nachverfolgen
Nach der Veranstaltung überprüft der Planer alles, was während der Konferenz passiert ist, und erstellt einen Bericht nach der Konferenz. Der Planer prüft und genehmigt alle Verträge, befragt die Teilnehmer, stellt die Ergebnisse zusammen und sendet Rechnungen für alle noch nicht gesammelten Stände, Werbung, Sponsoren oder Registrierung. Wichtig ist, dass sich der Planer mit den Kunden trifft, um ihre Bewertung der Veranstaltung zu besprechen.
