Geschäftskonferenzen und Veranstaltungen sind technologisch fortgeschrittener als je zuvor. Wenn Sie eine Veranstaltung ausrichten, gibt es so viele verschiedene Methoden, wie Sie die Teilnehmer kennenlernen und mit ihnen in Kontakt treten können. Mit CRM können Sie Informationen sammeln und so organisieren, dass Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwendung von CRM für Ereignisse, z. B. welche Informationen von CRM-Experten zu erfassen sind und wie diese von CRM-Experten gesammelt werden können. Sie können Ihre nächste Veranstaltung auf mehrere Arten erfolgreich machen.
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Nehmen Sie vor der Veranstaltung eine Liste der Personen, die sich angemeldet haben. Vergewissern Sie sich in Ihrem CRM-Programm, dass Sie für jeden Teilnehmer einen Kontaktdatensatz haben, und geben Sie ggf. weitere relevante Informationen ein. Erwägen Sie die Verwendung eines Programms wie Nimble, mit dessen Hilfe Sie Informationen zu Personen über ihren Online-Footprint sammeln und organisieren können.
Sie sollten sich auch über einige Ziele für die Veranstaltung entscheiden - was möchten Sie lernen? Mit wem möchten Sie sich verbinden? Was möchtest du noch erreichen?
Verbinden Sie sich mit den wichtigsten Teilnehmern
Ziehen Sie außerdem in Betracht, vor der Veranstaltung eine individuelle Verbindung mit einigen der wichtigsten Akteure wie Referenten oder Moderatoren herzustellen. Der CEO von Nimble Jon Ferrara empfiehlt, dass Organisatoren der Veranstaltung oder auch diejenigen, die an Veranstaltungen teilnehmen, die das Beste aus ihnen herausholen möchten, davon profitieren können, wenn sie sich im Voraus mit den Menschen in Verbindung setzen.
Er empfiehlt, sich in den sozialen Medien zu engagieren, indem Sie einige Ihrer Inhalte teilen oder wertvolles Feedback geben. Wenn Sie mehrmals mit jemandem in Kontakt gekommen sind, können Sie eine Besprechung auf der Veranstaltung vorschlagen oder nach weiteren Eingaben fragen, um die Veranstaltung zu verbessern.
Listen einrichten
Vor der Veranstaltung sollten Sie auch einige Listen eingerichtet haben, die Ihnen helfen, die Teilnehmer zu identifizieren und zu kategorisieren. Laut Brent Leary, Mitbegründer von CRM Essentials, wird dies Ihnen helfen, sich zu organisieren und zu entscheiden, wie Sie am besten mit anderen Personen in Kontakt treten und danach Kontakt aufnehmen können.
Beispielsweise möchten Sie möglicherweise mit Personen in Kontakt treten, die in ihrem Unternehmen für das Marketing zuständig sind und über die Kaufberechtigung verfügen. Sie würden mit diesen Leuten anders in Kontakt treten als mit denen, die im Management arbeiten und bei Marketingkäufen nicht mitreden können.
Fragen Sie bei der Veranstaltung
Um die hilfreichsten Antworten von Menschen zu erhalten, sollten Sie Ihre Fragen stellen, solange die Informationen noch in ihrem Kopf sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die benötigten Informationen zu sammeln. Wenn Sie jedoch während der Veranstaltung tatsächlich nach Feedback fragen, erhalten Sie wahrscheinlich mehr Antworten und genauere Informationen.
So viel wie möglich automatisieren
Um es Ihnen und denjenigen, von denen Sie hoffen, dass sie während und nach der Veranstaltung Feedback geben, zu erleichtern, schlägt Leary vor, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren. Richten Sie vor der Veranstaltung Kontakte für die Teilnehmer in Ihrem CRM-System ein. Wenn andere Personen Ihre Fragen beantworten oder ihre Abzeichen in verschiedenen Sitzungen des Ereignisses scannen, können Sie diese Informationen automatisch nach Ende des Ereignisses sammeln.
Halt dich kurz
Wenn Sie die Teilnehmer bitten, während der Veranstaltung Fragen zu beantworten, möchten Sie so viele Informationen wie möglich erhalten. Sie können jedoch nicht erwarten, dass sie an einer stundenlangen Umfrage teilnehmen. Priorisieren Sie die Informationen, die Sie von Personen erhalten möchten, und fragen Sie nur das Wesentliche. Möglicherweise erfahren Sie mehr, wenn Sie sich danach mit anderen Personen verbinden.
Finden Sie heraus, wer und warum
Welche Informationen sollten Sie versuchen, zu sammeln? Das hängt weitgehend von Ihren Zielen ab. Zwei Informationen sollten Sie jedoch unbedingt einholen, unabhängig davon, wer 1.) wer Teilnehmer sind und 2.) warum sie gekommen sind. Dies bedeutet, zumindest einige grundlegende Hintergrundinformationen wie eine Berufsbezeichnung zu erhalten und dann genau herauszufinden, warum sich jede Person für den ersten Besuch entschieden hat.
Verwenden Sie Ihre bevorzugte Umfragesoftware
Um diese Informationen tatsächlich zu sammeln, schlägt Leary vor, eine beliebige Anzahl von Umfrageprogrammen zu verwenden, die mit Ihrem CRM zusammenarbeiten. Salesforce kann beispielsweise in mehrere Feedback-Programme integriert werden, darunter GetFeedback, SurveyMonkey und QuestionPro.
Wenn Sie ein Programm verwenden, das sich automatisch mit Ihrem CRM verbindet, müssen Sie nicht alle Daten, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt erfassen, manuell eingeben. Je nach Größe Ihrer Veranstaltung kann dies eine enorme Zeitersparnis bedeuten.
Nutzen Sie die mobile Technologie
Leary sagt, ein wachsender Trend in den letzten Jahren bei mehreren Veranstaltungen, an denen er teilgenommen hat, bestand darin, dass Menschen Feedback-Fragen während einer Veranstaltung mit ihren mobilen Geräten beantworten. Da die meisten Menschen ihre Telefone ohnehin überall mit sich tragen, ist dies eine Möglichkeit, den Besuchern den Prozess zu erleichtern, stellt er fest.
Geben Sie den Leuten Optionen
Sie könnten auch einige zusätzliche Optionen anbieten, damit die Benutzer die für sie geeignetste Methode auswählen können. Leary sagt beispielsweise, dass bei manchen Ereignissen Textnachrichten verwendet werden, während andere sogar dedizierte mobile Apps verwenden. Durch das Angebot verschiedener Optionen können Sie die Anzahl der Antworten, die Sie von Personen erhalten, erhöhen. Dies gibt Ihnen die besten Chancen für ein genaues Feedback zu Ihrer Veranstaltung.
Teilnehmeraktivität verfolgen
Sie können aber auch Informationen von Personen erhalten, ohne sie tatsächlich um etwas bitten zu müssen. Eine beliebte Methode für Organisatoren zum Sammeln von Informationen ist das Verwenden von Ausweisen, die die Teilnehmer scannen können, während sie an verschiedenen Sitzungen oder Segmenten der Veranstaltung teilnehmen.
Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise Referenten zu verschiedenen Themen enthält, können Sie sich über die Teilnehmer informieren, indem Sie sehen, an welchen Vortragssitzungen sie teilgenommen haben. Wenn Sie beispielsweise gezielt mit Personen in Kontakt treten möchten, die für E-Commerce-Unternehmen arbeiten, können Sie ein Segment für Personen einrichten, die an Sitzungen teilgenommen haben, die mit dieser Branche in Verbindung stehen.
Überwachen Sie Social Media
Ein weiteres nützliches Instrument zum Überwachen von Feedback und zum Lernen von Teilnehmern sind Social Media. Ereignisse geben häufig Hashtags an, mit denen Benutzer Feedback geben und mit anderen in Kontakt treten können. Wenn Sie die Posts unter dem Hashtag Ihrer Veranstaltung durchgehen, erfahren Sie, was die Leute über die Veranstaltung gedacht haben. Sie erfahren jedoch auch grundlegende Details, die Ihnen helfen könnten, sich in Zukunft mit ihnen zu verbinden.
Fügen Sie Informationen zu Kontaktdatensätzen hinzu
Vergewissern Sie sich nach dem Ereignis, dass die von jedem Teilnehmer gesammelten Informationen vollständig in Ihrem CRM aktualisiert sind. Sie sollten Kontaktinformationen mit allen Rückmeldungen haben, die Sie gesammelt haben. Nehmen Sie die Details, die Sie gesammelt haben, und trennen Sie die einzelnen Teilnehmer in die Segmente, die Sie vor dem Ereignis festgelegt haben.
Folgen Sie kurz danach
Sie können auch kurz nach der Veranstaltung weiterhin Informationen von anderen Personen sammeln. Senden Sie zum Beispiel eine kurze Notiz per E-Mail und bedanken Sie sich für die Teilnahme. Wenn Sie möchten, fragen Sie sie, ob sie ein paar weitere Fragen beantworten würden. Dies könnten mehr Fragen über sich selbst sein. Oder Sie fragen sich, wie es ihnen gefallen hat oder was sie ändern würden. Dieses Feedback hilft Ihnen dabei, die von Ihnen geplanten Ereignisse zu verbessern.
Entscheiden Sie, wie Sie sich mit den Menschen verbinden, die vorankommen
Mit den verschiedenen Segmenten, in die Sie Ihre Teilnehmer getrennt haben, können Sie jetzt entscheiden, wie Sie sich mit jeder Gruppe weiterbilden. Senden Sie beispielsweise Informationen an Personen basierend auf ihren Interessen oder Branchen. Diese Segmente basieren möglicherweise auf Informationen, die Ihre Teilnehmer Ihnen zur Verfügung gestellt haben, bevor sie auf Ihrer Veranstaltung erscheinen. Sie können aber auch auf den Sitzungen und den Rückmeldungen basieren, die sie während der Veranstaltung gegeben haben. Wenn Sie versuchen, Personen zu identifizieren, die in der Fertigung tätig sind, können Sie dies möglicherweise anhand der gesammelten Informationen tun. Dasselbe gilt für alle anderen Segmente oder Nischen, mit denen Sie sich verbinden möchten.
Stellen Sie sinnvolle Verbindungen her
Denken Sie außerdem daran, sich bei allen Interaktionen mit Kunden, Kunden und anderen Kontakten nicht auf Automatisierung zu verlassen. Die Namen auf Ihrer Liste sind nicht nur Teil eines Marketingsegments, sondern echte Personen. Behandle sie entsprechend. Denken Sie daran, dass die Automatisierung es möglicherweise einfacher macht, eine große Anzahl von Personen gleichzeitig zu erreichen. Es gibt jedoch bestimmte Personen, die Sie auf persönlicher Ebene erreichen sollten. In einem Telefoninterview mit Small Business Trends erklärt Ferrara:
„Sie müssen dem Gespräch einen echten Mehrwert hinzufügen. Wenn Sie authentische Unterhaltungen aufbauen und im Laufe der Zeit weiter zahlen, wird diese Person Sie als vertrauenswürdigen Berater sehen und dann eher dazu neigen, nicht nur zurückzukommen, sondern auch Freunde zu bringen. "
Ereignisfoto über Shutterstock
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