Die Aufbewahrung von Unterlagen ist heutzutage ein wesentlicher Bestandteil vieler Unternehmenstypen. Ob Sie in einer Arztpraxis, einer Universität, einer Anwaltskanzlei oder einer anderen Institution arbeiten, die Verwaltung der Formulare, die diese Unternehmen am Laufen halten, ist oft eine Vollzeitaufgabe. In manchen Fällen kann der von der Organisation generierte Papieraufwand überwältigend wirken. Häufige Probleme, mit denen die Datensatzverwaltung konfrontiert ist, können durch die Verwendung von Systemen zur Behandlung dieser Probleme verringert werden.
$config[code] not foundVerlorene Aufzeichnungen
Verlorene Aufzeichnungen können von geringfügigen Unannehmlichkeiten für Unternehmen bis zu einem enormen Ärger reichen, dessen Auflösung Monate oder sogar Jahre in Anspruch nehmen kann. Wenn Kunden beispielsweise regelmäßig Dokumente von der Firma anfordern und diese nicht rechtzeitig (oder überhaupt nicht) zur Verfügung stellen können, riskieren Sie den Verlust ihres Geschäfts in der Zukunft. Wenn wichtige Aufzeichnungen für eine Rechtssache erforderlich sind, wie z. B. die Verteidigung des Unternehmens gegen eine Klage, kann das Nichtliefern der entsprechenden Dokumente sehr viel Geld kosten oder sogar die vollständige Auflösung des Unternehmens bedeuten. Ein Weg, um den Verlust von Datensätzen zu vermeiden, ist ein detaillierter Organisations- und Speicherprozess.
Aufnahmeorganisation
Die ordnungsgemäße Organisation von Dateien ist einer der Eckpfeiler für ein gutes Datensatzmanagement. Normalerweise organisieren Unternehmen Dateien chronologisch nach Jahr und dann alphabetisch nach Kundenname. Zusätzlich zu den Ausdrucken Ihrer Unternehmensunterlagen ist die elektronische Speicherung eine praktikable Option, die Platz und Zeit spart, die Ihr Unternehmen für andere Zwecke nutzen kann. Selbst wenn Sie die Mehrzahl der wertvollen Dateien auf den Computern Ihres Unternehmens speichern möchten, haben Hardcopys ihren Platz in der Datensatzspeicherung und -organisation. Ursprüngliche Dokumente, beispielsweise mit notariell beglaubigten Unterschriften, müssen oft für eine bestimmte Anzahl von Jahren oder manchmal auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtAufzeichnung speichern
Abhängig von der Art des Geschäfts, für das Sie Aufzeichnungen führen, sowie von der Betriebszeit des Unternehmens, kann es sein, dass Ihnen der Platz für alle Aktenschränke im Wert von Formularen fehlt, die Sie aufbewahren müssen. Eine mögliche Lösung für dieses Problem besteht darin, keine überflüssigen Aufzeichnungen zu führen. Überlegen Sie, wie lange Ihr Unternehmen wirklich benötigt, um diese Formulare zur Verfügung zu haben. Für die Zwecke der Bundessteuer kann der überwiegende Teil der Dokumente je nach Art der eingereichten Rücksendung nach einer festgelegten Frist gemäß den Anweisungen des Internal Revenue Service (IRS) entsorgt werden (siehe Abschnitt Ressourcen). Je nach Staat, in dem sie tätig sind, müssen verschiedene Unternehmen, z. B. Anwalts- und Arztpraxen, Kundeninformationen nur für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren. Eine andere Lösung besteht darin, Datensätze in einer separaten Einrichtung zu speichern, beispielsweise in einer Mietspeichereinheit. Auf diese Weise nehmen sie keinen wertvollen Platz in Ihrem Unternehmen ein, den Sie für die Führung der Organisation verwenden könnten. Beachten Sie jedoch, dass solche Einheiten je nach Anzahl der zu speichernden Datensätze teuer sein können.
