Telefongespräche sind ein wichtiges Kommunikationsmittel für eine Arztpraxis.Aus diesem Grund haben viele Ärzte ihr Telefon rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche über einen Anrufbeantworter außerhalb der Bürozeiten beantwortet. Effiziente und effektive Telefongespräche werden den Bedürfnissen der Patienten und des Personals professionell gerecht.
Eingehende Anrufe bearbeiten
Wissen, welche Informationen von Patienten benötigt werden. Konzentrieren Sie sich beim Beantworten des Telefons auf den Anrufer. Sprich klar und langsam. Notieren Sie sich, während Sie sich unterhalten. Lassen Sie den Anrufer seinen Namen angeben. Adressieren Sie den Anrufer während des Gesprächs mit Namen. Bei vielen Anrufen müssen Patienten Termine vereinbaren, aber einige benötigen ärztlichen Rat von einer Krankenschwester oder einem Arzt. Wenn ein Rückruf erforderlich ist, notieren Sie den Namen und die Telefonnummer der Person. Bitten Sie ihn, seinen Namen zu buchstabieren. Wenn auf seine Unterlagen zugegriffen werden kann, um auf seine Anfrage zu antworten, fragen Sie nach Informationen wie dem Geburtsdatum. Dies stellt sicher, dass die korrekten Datensätze abgerufen werden, da der Patientenname und das Geburtsdatum übereinstimmen müssen. Machen Sie kurze, kurze Anmerkungen zur Art des Anrufs. Notieren Sie die Uhrzeit, das Datum und Ihre Initialen. Geben Sie dem Patienten einen Hinweis, wann er mit einem Rückruf rechnen kann. Lächle beim Sprechen. Lächelnde Effekte wie Sie klingen. Fragen Sie vor dem Abschluss des Anrufs nach, ob Sie alle Fragen des Anrufers beantwortet haben.
Bearbeitung von Anfragen für Rezeptnachfüllungen
Wenn ein Patient ein Rezept auffüllen möchte, benötigen Sie folgende Informationen: Patientenname und Telefonnummer, Name der Medikation, Dauer der Einnahme durch den Patienten, Symptome, Name der Apotheke und Telefonnummer der Apotheke. Informieren Sie den Patienten, wenn Sie zurückrufen, um zu bestätigen, dass die Nachfüllung bestellt wurde.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtUmgang mit Patientenanfragen, um mit dem Arzt zu sprechen
Ihr Arzt wird entscheiden, was ein Notfall ist, der die sofortige Anwesenheit am Telefon erfordert. Im Allgemeinen beantworten Ärzte keine Telefonanrufe außer von anderen Ärzten und deren Familienangehörigen. Alle anderen Anrufe mit Ausnahme von Notrufen werden nach Belieben im Laufe des Tages oder am Ende des Tages zurückgegeben. Versichern Sie dem Patienten, dass der Arzt zurückruft, und geben Sie eine ungefähre Tageszeit an, wenn dies möglich ist.
Weitere Office Phone Essentials
Während des Telefonierens nicht trinken, essen oder kauen. Beantworten Sie das Telefon nach dem dritten Klingeln. Verwenden Sie keine Slang oder unprofessionelle Wörter und Sätze. Fragen Sie immer, bevor Sie einen Anrufer in die Warteschleife stellen. Überprüfen Sie den Anrufer innerhalb von 30 Sekunden. Fragen Sie ggf. nach, ob Sie den Patienten in wenigen Minuten zurückrufen können. Vermeiden Sie es, mehrere Anrufe gleichzeitig zu halten. Denken Sie immer daran, dass Sie sich in einem professionellen Umfeld befinden.
Eine große pädiatrische Praxis beantwortete das Telefon routinemäßig mit dem Namen des Unternehmens und sagte „Bitte warten“, bevor der Anrufer ein Wort aussprechen kann. Diese unprofessionelle Art provozierte. Es hörte auf, als einer der Ärzte in der Praxis anrief und dieselbe Behandlung erhielt wie die Eltern der Patienten. Er überarbeitete sofort das Telefonantwortprotokoll.
