Sie haben gerade einen neuen Kunden gelandet. Sie scheinen gut mit ihnen auszukommen. Es hat Ihnen Spaß gemacht, an den frühen Projekten zu arbeiten, die Sie Ihnen geschickt haben. Kurz gesagt, die Dinge sehen vielversprechend aus. Das ist so lange, bis es Zeit ist, Ihren Kunden in Rechnung zu stellen.
Die Rechnungsstellung ist eine langwierige, formale und frustrierende Aufgabe, die absolut unerlässlich ist. Denn ohne Rechnungen werden Sie nicht bezahlt. Und wenn Sie nicht bezahlt werden, geht Ihr Geschäft unter.
$config[code] not foundNoch schlimmer? Wie können Sie eine Zahlung verlangen, ohne zu kalt oder aufdringlich zu wirken? Dies gilt insbesondere für die Abrechnung eines neuen Kunden, der nicht mit Ihren Abrechnungsgewohnheiten und Ihrer Persönlichkeit vertraut ist.
Wie man Kunden rechnet
Sie können mit diesen 10 Tipps zur Fakturierung beginnen, die nicht nur schnellere Zahlungen garantieren, sondern auch den neuen Kunden nicht verärgern.
1. Halten Sie es einfach, wenn Sie Ihren Kunden eine Rechnung stellen
Sie möchten zwar so professionell wie möglich erscheinen, die Rechnungsstellung muss jedoch nicht komplizierter gestaltet werden, als dies bereits der Fall ist.
Da zum Beispiel die meisten Leute mit Zahlungsjargon nicht vertraut sind, z. B. „net 30“ oder „bei Erhalt fällig“, verwenden Sie eine einfache Sprache, die genau auf den Punkt kommt. Schreiben Sie „net 30“ anstatt „30 Tage“ oder „innerhalb von 30 Tagen fällig“. Einfach, im Voraus, und es kann nicht missverstanden werden. Dadurch wird jegliche Verwirrung beseitigt, und der Kunde hat nicht das Gefühl, als würden Sie versuchen, das Online-Wörterbuch herauszuziehen oder die Wolle über die Augen zu ziehen.
Bonus-TIPP: Sie können die Zahlungsbedingungen einfach halten, indem Sie Ihren neuen Kunden nach dem Abrechnungszyklus fragen, sodass Sie beide auf derselben Seite sind. Wenn es zum Beispiel am ersten Tag des Monats ist, sollten Sie ihnen Ihre Rechnung senden.
2. Alle relevanten Informationen einschließen
Ihre Rechnung sollte immer folgende Informationen enthalten:
- Dein Name
- Ihre Steuer-ID
- Ihre Adresse (sowohl Ihre physische als auch Ihre E-Mail-Adresse)
- Deine Telefonnummer
- Rechnungsnummer
- Aufschlüsselung der erbrachten Dienstleistungen oder Produkte
- Gesamtmenge
- Geburtstermin
Durch die Aufnahme dieser Informationen werden alle Fragen oder Bedenken des Kunden bezüglich der Rechnung beseitigt. Wenn sie eine Anfrage haben, können sie sich problemlos an Sie wenden, da Sie alle Ihre Kontaktinformationen angegeben haben.
3. Bieten Sie flexible Zahlungsmöglichkeiten an
Halten Sie Ihre Kunden zufrieden und erhöhen Sie die Zahlungsgeschwindigkeit, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Rechnung mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode zu bezahlen.
Die meisten Rechnungsstellungsplattformen bieten eine Vielzahl von Zahlungsoptionen für die Zahlung einer Rechnung, wie Kreditkarten, elektronische Überweisung (EFT), Automated Clearing House (ACH) oder Kryptowährungen wie Bitcoin.
4. Senden Sie automatisierte Erinnerungen und Updates
Warten Sie nicht, bis eine Zahlung abgelaufen ist, um mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten. Mit der Cloud-basierten Rechnungssoftware können Sie automatisierte und benutzerfreundliche Zahlungserinnerungen und -aktualisierungen senden, wenn sich eine Rechnung ihrem Fälligkeitsdatum nähert.
Auf diese Weise kann der Kunde den Status Ihres Kontos beibehalten, ohne mit einer verspäteten Gebühr bestraft zu werden. Dies fördert pünktliche Zahlungen und verringert die Unbeholfenheit der Folgemaßnahmen.
Umso besser, wenn dies ein laufendes Projekt ist, können Sie wiederkehrende Zahlungen mit dem Kunden so einrichten, dass keiner von Ihnen die Rechnung vergisst.
5. Passen Sie jede der Rechnungen Ihres Kunden an
Ich kann generische Nachrichten nicht ertragen. Sie sind nicht nur unpersönlich, sie sind unglaublich leicht zu übersehen. Wenn ich mich so fühle, dann stellen Sie sich vor, wie sich Ihr Kunde fühlt, wenn er diese milde, kalte Rechnung öffnet, die wenig bis gar keine Details enthält.
Durch das Senden von benutzerdefinierten Rechnungen, die den Namen des Kunden, Kontaktinformationen, angeforderte Zahlungsinformationen wie Bestellnummer (Employee Identification Number, EIN) und eine Aufschlüsselung der Services enthalten, fühlen sich diese als VIP an, da Sie sich die Zeit genommen haben, um die Rechnung anzupassen.
Sie können jedoch immer einen Schritt weiter gehen und ein wenig mehr Personalisierung hinzufügen, indem Sie eine handschriftliche Dankeschönnachricht hinzufügen oder einen Link zu einem Inhalt einfügen, den der Kunde für seine eigene Art von Geschäft wertvoll finden könnte. Wenn sie beispielsweise erwähnt haben, dass sie an Bitcoin interessiert sind, senden Sie ihnen einen einführenden Artikel, in dem diese Kryptowährung erläutert wird.
6. Incentives anbieten
Dies ist eine einfache und effektive Möglichkeit, Ihren Kunden zu motivieren, die Rechnung rechtzeitig zu bezahlen. Außerdem macht es sie besonders. Selbst wenn nur 2% Rabatt auf den Rechnungsbetrag gewährt wird, reicht dies aus, um den Kunden zur Zahlung zu motivieren.
Zusätzlich zum Angebot eines Rabatts können Sie Anreize für Ihre Kunden schaffen durch:
- Rabatt auf zukünftige Arbeit.
- Einkaufskredit
- Ein Geschenkgutschein für die Produkte oder Dienstleistungen eines Partners anbieten.
- Werbe-Beute
7. Lass sie sich geschätzt fühlen
Wir haben mehrmals auf diese Strategie hingewiesen, aber wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden zufrieden sind, dann fühlen Sie sich wertvoll.
Dies beinhaltet alles von:
- Wenn Sie kürzlich eine Aktion oder einen Geburtstag hatten, bestätigen Sie dies im Nachrichtenteil der Rechnung.
- Gib ihnen persönliche Aufmerksamkeit.
- Auf Ihren Rechnungen immer "Bitte" und "Danke" sagen.
- Ihr Feedback oder ihre Vorschläge anhören.
- Erwähnen Sie Ihre aktuellen Angebote.
8. Überraschen Sie Ihre Kunden nicht
Wenn Sie feststellen, dass ein Job mehr Zeit, Mühe oder Material erfordert, teilen Sie ihm dies so früh wie möglich mit. Jede Änderung des Auftragsstatus bedeutet normalerweise, dass die Projektkosten steigen. Sie möchten diese Änderung sofort mit Ihrem Kunden besprechen, damit sie beim Öffnen der Rechnung nicht blind sind.
Seien Sie während dieser Diskussion so detailliert und transparent wie möglich, um Überraschungen zu vermeiden. Wenn der Kunde mit diesen Änderungen in Ordnung ist, stellen Sie sicher, dass Sie diese schriftlich erhalten. Einige Kunden fühlen sich möglicherweise etwas beleidigt, wenn sie etwas schriftlich niederlegen müssen.
Manchmal, wenn Sie die Informationen aufschreiben und sie sich nur für den neuen Kostenvoranschlag anmelden müssen, ist es für Sie beide einfacher. Unabhängig davon, ob Sie die Rechnung aufschreiben oder sie schreiben, schließen Sie die ursprünglichen Kosten und dann die Kosten außerhalb des Geltungsbereichs ein.
9. Seien Sie kristallklar
Erklären Sie dem Kunden im Voraus alles und seien Sie so detailliert wie möglich in Ihren Rechnungen. Wenn Sie beispielsweise kein bekanntes Fälligkeitsdatum oder keine bevorzugte Zahlungsmethode angeben, können Sie nicht erwarten, dass der Kunde die Rechnung sofort nach Erhalt der Rechnung bezahlt. Schließlich wissen sie nicht, wann die Zahlung erwartet wird oder wie sie zu zahlen ist.
Kristallklar verhindert Missverständnisse und sorgt für einen schnellen Zahlungsfluss.
10. Verlieren Sie niemals Ihre Haltung
Was ist, wenn Sie die oben aufgeführten Ratschläge befolgt haben, der Kunde jedoch das Fälligkeitsdatum verpasst hat? Sie müssen diese Zahlung hinterherjagen. Tun Sie dies jedoch, ohne sich zu ärgern - oder „schnippisch“.
Bis Sie die Umstände kennen, kann es eine einfache Erklärung dafür geben, warum die Zahlung überfällig ist. Wurde die Rechnung versehentlich falsch platziert oder hatte der Kunde einen familiären Notfall? Brennen Sie diese Brücke nicht mit dem Client, da Sie automatisch davon ausgehen, dass es sich um einen Deadbeat handelt.
Durch die Verwendung der Automatisierung werden die Kunden an das Annähern einer Zahlung erinnert und der Kunde anschließend bis zur Zahlung der Rechnung mit einem Ping-Befehl an den Kunden weitergeleitet.
Wenn dies nicht funktioniert, wenden Sie sich an den Kunden, indem Sie ihn anrufen oder eine E-Mail senden und ihn fragen, ob etwas nicht stimmt. Wenn sie ein neuer Kunde sind und nicht antworten, verstehen sie möglicherweise nicht, wie Sie Geschäfte machen. Springen Sie immer noch nicht zu Schlussfolgerungen.
Wenn es sich um einen Kunden handelt, mit dem Sie schon immer Probleme hatten - die Taktik muss sich möglicherweise ändern. Wenn sie Ihnen einen großen Betrag schulden oder mehrere Monate im Rückstand sind, müssen Sie möglicherweise rechtlichen Rat einholen. Manchmal müssen Sie die Rechnung an Sammlungen senden. Aber das ist eine letzte Anstrengung.
Während das Verfolgen von verspäteten Zahlungen frustrierend ist, verlieren Sie niemals Ihre Haltung. Verwenden Sie niemals drohende oder aggressive Sprache.
Geben Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit, sich selbst zu erklären, fest zu sein, direkt zu sein und sich über verspätete Gebühren oder die Folgen des Fehlens des Fälligkeitsdatums im Vorfeld zu informieren.
Mit Genehmigung erneut veröffentlicht. Original hier.
Bild: Due.com
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