Multitasking: Ja, das können Sie UND das - mit der richtigen Planung

Es wurde viel über die Vorteile von Multitasking diskutiert. Und obwohl es sicherlich einige Aufgaben gibt, die besser individuell gelöst werden können, ist es möglich, dies UND die richtige Planung und Vorgehensweise zu tun.

Mit der Entwicklung von guten Gewohnheiten und einem strategischen Ansatz können Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zum Multitasking, mit denen Sie Ihr Gehirn zu Multitasking trainieren können, ohne dass Ihre Produktivität insgesamt beeinträchtigt wird.

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Bestimmte Aufgaben festlegen und priorisieren

Egal wie gut Sie beim Multitasking sind, es gibt Dinge, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Der Trick wird dann zu dem Wissen, welche Elemente diesen Fokus erfordern, und denjenigen, die eine höhere Priorität haben, zugewiesen, während andere Aufgaben vorübergehend beiseite gestellt werden. Fragen Sie sich, um festzustellen, welche Aufgaben eine höhere Priorität haben sollen:

Gibt es eine Frist für die Aufgabe?
Wenn die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, wird sie den Fortschritt bei anderen Projekten zurückhalten?
Benötigt die Aufgabe viel Zeit und daher mehr Aufmerksamkeit und ungeteilte Aufmerksamkeit als andere Aufgaben?
Arbeitet der Auftragskunde oder interne Arbeit?
Wird die Aufgabe eher früher als später erledigt, führt dies zu einem sofortigen Nutzen wie der Bezahlung. (Bewertet den Wert der Aufgabe.)

Wenn die Antworten auf die oben genannten Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, besteht die Chance, dass diese Aufgabe zur Priorität wird. Nachdem Sie diese Art der Bestimmung für jede Aufgabe festgelegt haben, können Sie ein Prioritätssystem erstellen, um jede zu markieren:

Dringend - Weniger als 24 Stunden
Hoch - innerhalb von 24 Stunden
Mittel - Innerhalb von 72 Stunden
Niedrig - innerhalb von 7 Tagen

Vieles davon wird natürlich mit Übung und engagiertem Fokus anfangen. Halten Sie Aufgaben mit hoher Priorität auf Ihrer To-Do-Liste getrennt von den übrigen Aufgaben und achten Sie auf den "Preis", den Sie durch das Abschließen der Aufgaben erhalten.

Behalten Sie einen bestimmten Aufgabenkalender

Die meisten Produktivitäts-Tipps teilen die Wichtigkeit eines Kalenders. Wenn Sie sich für Multitasking interessieren, benötigen Sie einen Kalender, der dies widerspiegelt.

Behalten Sie einen separaten Kalender für Aufgaben bei, anstatt nur eine Liste aufzuschreiben, die erledigt werden muss. Wenn Sie können, gruppieren Sie Aufgaben ähnlicher Art. Stellen Sie dann bestimmte Zeiten für diese Aufgaben während des Tages, der Woche oder des Monats ein, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben.

Nutzen Sie "Cheats"

Sich wiederholende Aufgaben eignen sich ideal für Multitasking, da Sie sie so oft ausführen, dass sie wahrscheinlich keine große Mehrheit Ihres Fokus erfordern. Um sich Zeit und Konzentration zu sparen, müssen Sie die Informationen, die Sie regelmäßig benötigen, zusammenstellen und speichern und ein Spickzettel für sich wiederholende Aufgaben erstellen.

Mit den von Google gespeicherten Antworten können Sie sich Zeit sparen, wenn Sie immer wieder dieselbe E-Mail-Antwort eingeben müssen. Gibt es eine Standardantwort auf eine bestimmte Frage, die Sie häufig erhalten? Geben Sie in diesem Fall die Antwort ein und speichern Sie sie als gespeicherte Antwort in Ihrem Google Mail-Konto. Wenn Sie das nächste Mal dieselbe Frage stellen, können Sie mit Ihrer Antwort beginnen, auf Ihre gespeicherten vorgefertigten Antworten klicken, die gewünschte Antwort auswählen - und auf Senden klicken. Anstatt zehn Minuten damit zu verbringen, dieselbe Antwort zu erstellen, haben Sie diese Antwortzeit jetzt auf vier Klicks reduziert.

Wenn dieselben Dokumente für ähnliche Aufgaben erforderlich sind, erstellen Sie eine Spickzettel-Liste mit Links zu allen Dokumenten, wenn diese online gespeichert sind, sodass nur ein Klick erforderlich ist, um sie aufzurufen. Wenn sie nicht online gespeichert sind und sich stattdessen auf Ihrem Computer befinden, sammeln Sie sie in derselben Datei, damit auf einen Blick alles zugänglich ist. Die Idee hier ist, nicht jedes Mal von vorne anzufangen, wenn Sie eine sich wiederholende Aufgabe ausführen müssen.

Wechseln Sie zu Einzelaufgaben, um Ihre Konzentration zurückzusetzen

Wenn Sie einen guten Teil Ihres Tages damit verbracht haben, an mehreren Dingen gleichzeitig zu arbeiten, wird Ihr Gehirn eine Pause brauchen. Um die figurative Reset-Taste zu drücken, wechseln Sie vom Multitasking zur Ausführung einer einzelnen Aufgabe.

Diese Aktion gibt Ihrem Gehirn eine Pause, und das Zurücksetzen, das es durchführen muss, gibt Ihnen einen Neustart, wenn Sie wieder auf Multitasking zurückgreifen müssen.

Wählen Sie Aufgaben aus, die verschiedene Teile Ihres Gehirns verwenden

Es gibt tatsächlich ein großes Missverständnis über die Bedeutung von Multitasking. Was manche Leute als Multitasking bezeichnen, ist eigentlich nur serielles Tasking oder das schnelle Wechseln der Konzentration von einer Sache auf die andere, laut einer Studie von Psychology Today.

Um wirklich Multitasking zu sein, können Sie nicht mehr als einen Teil Ihres Gehirns gleichzeitig verwenden.

Wenn Sie also E-Mails schreiben und Zeit am Telefon verbringen müssen, tun Sie dies bitte separat. Beide Aufgaben erfordern die Verwendung des Sprachenzentrums Ihres Gehirns. Wählen Sie daher Aufgaben aus, die nach Möglichkeit unterschiedliche Fähigkeiten erfordern. Kombinieren Sie beispielsweise eine Aktionsaufgabe mit einer Kommunikationsaufgabe, anstatt zu versuchen, zwei Kommunikationsaufgaben gleichzeitig auszuführen. Die Aktionsaufgabe erfordert die motorische Funktion des Gehirns, während die Kommunikationsaufgabe das Sprachzentrum des Gehirns erfordert. Dies ist wahres Multitasking und kann bei richtiger Implementierung recht erfolgreich sein.

Starten Sie Small, um eine produktive Routine zu erstellen

Multitasking ist nicht selbstverständlich für jeden. Es ist eine Fähigkeit, die Sie im Laufe der Zeit aufbauen und verbessern müssen. Untersuchungen der Universität Vanderbilt haben gezeigt, dass das Training Ihres Gehirns für immer und immer wieder einfache Aufgaben, ob einzeln oder zusammen, die Effizienz erhöht, bei der diese Aufgaben ausgeführt wurden.

Beginnen Sie mit kleinen, einfachen Aufgaben, um die Fähigkeiten und die Gehirnleistung aufzubauen, die für zukünftige Aufgaben erforderlich sind.

Zusammengehörige Aufgaben zusammenfassen

Auf diese Weise braucht es weniger Gehirnleistung, um den Fokus zwischen Objekten zu wechseln, die eng miteinander verwandt sind. Laut Entrepreneur aktivieren Sie, wenn Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, alle erforderlichen Schaltkreise und Neuronen. Wenn Sie dann zu einer völlig unabhängigen Aufgabe wechseln, muss sich Ihr Gehirn anpassen, und diese Anpassung kann Ihren Fokus und Ihr Gedächtnis negativ beeinflussen.

Wenn Sie mehrere Aufgaben haben, die sich auf dasselbe Projekt beziehen, planen Sie sie für die Fertigstellung gleichzeitig oder nacheinander ein. Vermeiden Sie die Tendenz, zwischen nicht verwandten Aufgaben hin und her zu wechseln.

Probieren Sie verschiedene Produktivitätswerkzeuge und -systeme aus

Sie müssen nicht bei Null anfangen, um ein System zu entwickeln, das für Sie geeignet ist. Es gibt bereits verschiedene Systeme, einschließlich der Pomodoro-Methode und des Big Rocks-Systems, die nachweislich dazu beitragen, dass die Menschen produktiv bleiben. Es gibt auch mobile und Desktop-Apps, mit denen Sie produktiv bleiben können.

Nicht jedes System oder jede App funktioniert für jede Person. Wenn Sie jedoch Ihre Produktivität verbessern möchten, ist es einen Versuch wert, den für Sie richtigen zu finden und dann zu bleiben.

Fahren Sie alle diese Geräte herunter

Multitasking ist ein kniffliges Spiel. Ihr Gehirn kann nur so viel gleichzeitig bewältigen, daher ist es wichtig, dass Sie sorgfältig kontrollieren, was Sie hereinlassen.

Wenn Sie bereits an mehreren Aufgaben arbeiten, erzeugen Sie keine Ablenkung, indem Sie Ihr Telefon eingeschaltet lassen und auf Texte antworten, während Sie tatsächlich versuchen, Ergebnisse zu erzielen.

Zeigen Sie Selbstdisziplin, wenn Sie sich am Computer befinden, indem Sie Ihr Telefon stumm halten. Öffnen Sie nur Registerkarten für E-Mail oder soziale Medien während der Zeit, die Sie für die Ausführung dieser Aufgaben vorgesehen haben. Wenn Sie keine Selbstdisziplin zeigen, richten Sie absichtlich Ablenkungen ein, verringern Ihren Fokus und können sich möglicherweise zum Scheitern verleiten.

Beim Multitasking ist niemand perfekt. Um effizient zu arbeiten, ist ein absichtlicher Fokus erforderlich. Aber mit der richtigen Planung und Anwendung dieser Multitasking-Tipps ist es möglich, Ihr Gehirn darauf zu trainieren, UND zwar auf effektive Weise.

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