Elite-Geschäftsgeheimnisse aufgedeckt: Verwenden Sie diese 6 Technologien

2018 entwickelt sich zu einem guten Jahr für Produktivität. Schneller als je zuvor werden Geschäftsprozesse branchenübergreifend durch Cloud-basierte Anwendungen und Software vereinfacht. Diese neue Technologiewelle ist erschwinglich, leicht zugänglich und auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt.

Unternehmen jeder Größe, in fast jeder Branche, können die Vorteile dieser Technologie nutzen. Ohne die richtigen Tools stehen Ihrem Unternehmen wahrscheinlich Geld und abrechenbare Stunden für Aufgaben zur Verfügung, die durch Cloud-basierte Anwendungen rationalisiert wurden. Andernfalls sind zermürbende Aufgaben wie E-Mail, Telefonanrufe, Papierkram und Engpasskommunikation mit der richtigen Technologie ein Kinderspiel.

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Wir sind hier, um Sie durch sechs wichtige Tools zu führen, die Unternehmen nicht übersehen können. Jeder ist auf eine bestimmte Aufgabe zugeschnitten. Wenn er kombiniert wird, werden Ihre täglichen Abläufe schneller und einfacher, und Sie können auf dem Weg auch etwas Geld sparen.

1. Ein Cloud-basiertes Telefonsystem

Wir wissen, dass es im Geschäft keinen "durchschnittlichen Tag" gibt. Einige sind kurz, die meisten sind lang, aber es gibt eine Konstante: das Telefon. Es wird immer da sein, und die Verwendung eines falschen Telefonsystems kostet Zeit und Geld.

Steigen Sie in das Cloud-basierte Telefonsystem ein: Erschwinglich, vertragsfrei und mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, die sich ideal für die Optimierung der Telefonkommunikation eines Unternehmens eignen. Mit der VoIP-Technologie können Sie mit einem Cloud-Telefonsystem Ihre Firmenanrufe überall dort hin führen, wo eine Internetverbindung besteht. Aber das ist nicht alles:

Leiten Sie Anrufe nach Belieben an eines Ihrer Geräte oder sogar an einen Anrufbeantworter weiter. Wir werden das in einem Moment näher besprechen.
Greifen Sie von Ihrer E-Mail aus auf Voicemails und Anrufaufzeichnungen zu, wo sie problemlos heruntergeladen und weitergegeben werden können. Dies ist wichtig, um Nachrichten und Kundeninformationen zu verfolgen
Weisen Sie jedem Benutzer eine Nebenstelle zu, damit Anrufer schnell genau die gewünschten Benutzer erreichen
Richten Sie Ihr System in wenigen Minuten ein. Es ist keine Hardware erforderlich, was keine kostenintensiven Wartungsarbeiten bedeutet.

Cloud-Telefonsysteme (wie Tresta!) Verfügen über lokale und gebührenfreie Telefonnummern, mit denen Sie das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens so anpassen können, dass es die unterschiedlichsten potenziellen Kunden anspricht. Vergessen Sie nicht: 75% der Befragten sind der Meinung, dass das Anrufen die effektivste Möglichkeit ist, um eine schnelle Antwort zu erhalten. Sind Sie gerüstet, um zu antworten?

2. Ein dedizierter Anrufbeantworter

Tatsache ist: Es ist einfach nicht die Zeit, jeden Anruf anzunehmen. Es ist jedoch sicherlich in Ihrem besten Interesse, es zu versuchen: 80% der Anrufer eines Unternehmens hinterlassen keine Voicemail und rufen nicht an, wenn der erste Anruf nicht entgegengenommen wird.

So bleibt wenig Zeit für das Telefon-Tag bei potenziellen Kunden. Wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen, wird es jemand anderes tun. Genau deshalb ist ein 24/7 Anrufbeantworter für Sie da, wenn Sie beschäftigt sind. Mit einem Anrufbeantworter werden alle Anrufe, die Sie nicht beantworten können, von erfahrenen Agenten abgeholt, die dafür ausgebildet sind, die Erfahrung einer hauseigenen Rezeptionistin zu einem Bruchteil der Kosten bereitzustellen.

Agenten folgen einem benutzerdefinierten Skript, das es ihnen ermöglicht, häufig gestellte Fragen zu beantworten, Nachrichten und Kontaktinformationen zu übernehmen und alles, was Sie sonst noch benötigen. Jeder Anruf wird aufgezeichnet und anschließend wird ein ausführlicher Bericht an Sie gesendet, damit Sie keine Informationen verpassen, egal wie beschäftigt Sie sind.

Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Anrufbeantworter für bestimmte Arten von Unternehmen geeignet sind. Achten Sie beim Abwägen der Optionen auf folgende Details:

-Erfahrene Erfahrung, die Anrufe für ein Unternehmen wie das Ihre annimmt
-24/7 verfügbarkeit
-Sprachige Dienste
-Die Fähigkeit zur Integration mit vorhandener Software, z. B. Tools für die Terminplanung, die Auftragsabwicklung oder ein CRM

Pro-Tipp: Wenn Sie mit einem Cloud-basierten Telefonsystem wie Tresta gepaart werden, können Anrufe tagsüber auf Ihr Mobiltelefon und dann abends, am Wochenende oder sogar in der Mittagspause zum Anrufbeantworter eingeplant werden.

3. Alle Favoriten - eine Live-Chat-Funktion

Die Menschen lieben die Möglichkeit, in Echtzeit von der Website eines Unternehmens aus zu chatten. Es verbessert nachweislich die Wahrnehmung eines Unternehmens durch einen Besucher und führt zu einem insgesamt zufriedeneren Kunden. Tatsächlich ergab eine Umfrage von eMarketer, dass 63% der Befragten häufiger zu einer Website zurückkehrten, auf der sie eine Chat-Funktion wie LiveChat verwendet haben. Die Gründe dafür sind ziemlich klar: Es ist bequem. Es ermöglicht potenziellen Kunden, Multitasking durchzuführen. Möglicherweise ist das wichtigste jedoch Folgendes: es ist viel einfacher als einen Anruf zu tätigen.

Beim Durchsuchen und Überlegen von Optionen kann ein Besucher Ihrer Website eine Frage zu Ihrem Service haben, von der er der Meinung ist, dass er es nicht wert ist, das Telefon zu fragen, um danach zu fragen. An diesem Punkt gibt es zwei Optionen: Sie durchsuchen Ihre Website weiterhin, und ihre Frage bleibt unbeantwortet, oder sie öffnen schnell das Chat-Feld Ihrer Website und sprechen mit einem Mitglied Ihres Teams. Ihre Frage wird schnell beantwortet, so dass Sie Ihr Wissen sofort kommunizieren und sich gegenüber dem potenziellen Kunden hervorheben können.

4. Intuitives CRM

Dies ist ein Kinderspiel. Die richtige Verwaltungssoftware, wie sie von Salesforce, HubSpot oder Zoho angeboten wird, rationalisiert alle zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben, die mit jedem neuen Kunden verbunden sind. Das spart Ihnen Zeit und sorgt für Ordnung.

Die führenden CRM-Anbieter können fast alles tun, was Ihnen einen besseren Einblick in Ihre Kundenbeziehungen gibt. Sie benachrichtigen Sie, wenn ein potenzieller Kunde Ihre Sicht abfragt oder Ihre E-Mail öffnet. Sie analysieren Ihren Markt und helfen bei der Segmentierung Ihrer Kunden, weisen Vertretern zu und nutzen Ihre Region optimal aus. Mit Analysetools können Sie Verkaufsprognosen visualisieren und planen, um einen realistischen und umsetzbaren Plan für die Gegenwart und Zukunft zu erstellen. Dies ist jedoch kaum die Spitze des Eisbergs. Wenn Sie sich bisher von CRMs ferngehalten haben und denken, sie könnten Ihrem Unternehmen nicht helfen, ist jetzt die Zeit zum Nachdenken.

Pro-Tipp:

Vergessen Sie nicht, dass einige (nicht alle!) Anrufbeantworter in Ihre CRM-Software Ihrer Wahl integriert werden können, sodass Ihre Datensätze immer auf dem neuesten Stand sind.

5. Content Management und Dateifreigabe

Stellen Sie sich den klassischen staubgelben Aktenschrank vor.

Ziemlich unscheinbar, oder?

Stellen Sie sich jetzt vor, dass es sich in Ihrem Computer befindet und eine unbegrenzte Anzahl von Dateien sicher speichern kann, die Sie problemlos organisieren, finden, herunterladen und für jedermann freigeben können.

Das ist besser.

Mit Cloud-basierten Dateispeicheranwendungen wie der treffend benannten Box sind alle Ihre Dokumente mit wenigen Klicks organisiert und zugänglich. Speicher-Apps wie diese sind sehr einfach zu verwenden und werden durch Sicherheitsmaßnahmen auf dem neuesten Stand der Technik unterstützt. Es gibt also keine Datenschutzprobleme, wenn es um vertrauliche Informationen geht.

6. Vereinfachte interne Kommunikation

Mit dem richtigen Werkzeug für die interne Kommunikation werden interne E-Mails wahrscheinlich nicht beseitigt, doch das Gefühl der Angst, das unweigerlich nach dem Öffnen Ihres Posteingangs am Morgen entsteht, wird sicherlich vermieden.

Apps wie Slack sind ideal für größere Teams oder für Mitglieder, die an verschiedenen Standorten arbeiten.Organisieren Sie Ihr Team in Kanälen, die auf Abteilungen, bestimmten Projekten oder anderen Bereichen basieren, für die Sie einen bestimmten Platz für die Kommunikation benötigen. Senden Sie Sofortnachrichten, Fotos, Dokumente und mehr von Ihrem Computer oder Mobiltelefon aus.

Es ist schneller und bequemer als das Senden einer E-Mail, und es bleibt nur etwas mehr Platz für alle anderen E-Mails in Ihrem E-Mail-Postfach.

Lassen Sie uns rekapitulieren:

Hier hast du es. Sechs Tools, von denen Sie vielleicht noch nichts gehört haben, sind erschwinglich, einfach zu bedienen und arbeiten zusammen, um Ihre Praxis organisiert und produktiv zu halten. Jeder ist für sich alleine mächtig, bildet jedoch eine nahtlose Einheit, die Ihnen Zeit erspart und sich auf das Wesentliche konzentriert.

Tresta - Leiten Sie Ihre Anrufe mit einem Cloud-basierten Telefonsystem dorthin, wo Sie möchten
PATLive - Sparen Sie Zeit, indem Sie gut ausgebildeten Agenten Anrufe entgegennehmen, wenn Sie beschäftigt sind
LiveChat - Beeindrucken Sie potenzielle Kunden, indem Sie ihre Fragen in Echtzeit von Ihrer Website aus beantworten
CRM - Halten Sie jeden Kunden, jede Akte und jeden Kontakt in Ordnung - oder lassen Sie Ihren Antwortdienst für Sie erledigen!
Box - Beseitigen Sie die Kopfschmerzen, indem Sie alle Dokumente und Dateien sicher in der Cloud organisieren
Slack - Vereinfachen Sie die interne Kommunikation und schaffen Sie Platz in Ihrem Posteingang, indem Sie Nachrichten und Dateien sofort von überall aus mit Ihrem Team teilen

Wer ist PATLive?

PATLive ist ein Live-Antwortdienst mit Sitz in Tallahassee, Florida. Seit 1990 beantworten wir rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche Anrufe für Anwaltskanzleien aller Größen und Formen. Wir wissen, dass Ihre Anrufe wichtig sind, und das richtige Image zu präsentieren, ist alles. Deshalb stellen wir nur die besten 2% der Bewerber für die Beantwortung von Anrufen ein und trainieren sie dann mindestens 80 Stunden lang, bevor sie in unserem Anrufbeantworter für Sie arbeiten.

Mit unseren benutzerdefinierten Anrufskripten sagen unsere Agenten, was immer Sie möchten, und hören sich genau wie ein Mitglied Ihrer Firma an. Sie nehmen Nachrichten an, planen Termine und arbeiten sogar mit Ihrer Verwaltungssoftware wie Clio und Lexicata zusammen, um die Fälle genau und sicher zu aktualisieren.

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