Büroarbeiten wie das Tippen, Ablegen und Beantworten von Bürotelefonen wurden früher zu Sekretären, Assistenten und Angestellten der Verwaltung übertragen. Da jedoch mehr Arbeitsplätze technologische Fähigkeiten erfordern, ist es keine ungewöhnliche Erwartung für Fachleute (einschließlich Rechtsanwälte, Ärzte, Lehrer usw.), dass sie bei ihren täglichen Aufgaben klerikale Fähigkeiten einsetzen. Da viele Arbeitnehmer Computer verwenden, ist die Büroarbeit zu einem wesentlichen Bestandteil praktisch jeder Arbeit und Tätigkeit geworden. Carissa Doshi, ein Mitarbeiter von GoodTemps, erläutert, warum diese sechs Klerikerfähigkeiten für Büroangestellte von entscheidender Bedeutung sind: Schreiben, Archivieren, Dateneingabe, Telefonbenutzung und Kenntnisse in Microsoft Word und Excel.
$config[code] not foundTypische Office-Fähigkeiten
Unabhängig davon, ob Sie sich als Assistent der Geschäftsleitung oder als Rechtsanwalt bewerben, sollten Sie einige Sachkenntnisse haben. Abhängig von Ihrer Rolle können Sie diese Fertigkeiten nicht als streng klerikalisch bezeichnen - sie als Bürofähigkeiten zu beschreiben, ist möglicherweise genauer.Ein Verwaltungsassistent verbringt zum Beispiel den größten Teil seines Arbeitstages damit, Schreibaufgaben zu erledigen. Anwälte, Krankenschwestern und andere Fachleute vertrauen auch beim Schreiben von Kundenbriefen, beim Zusammenstellen von Arztpraxis-Zusammenfassungen, beim Schreiben von Gerichtsunterlagen oder beim Machen von Notizen auf dem Laptop während des Prozesses auf ihre Schreib- und verwandten Technologiefähigkeiten. Der Verwaltungsassistent kann sich bei der Beschreibung seiner Qualifikationen auf seine "Sachkenntnisse" beziehen, während der Anwaltsanwalt einfach den Begriff "Bürofähigkeiten" verwenden kann, um zu erklären, dass er sich mit einer Tastatur auskennt. Computer, Laptops, Tablets und Smartphones verdanken Ihnen den weit verbreiteten und funktionsübergreifenden Einsatz von Büro- und Büroübungen.
Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten beim Tippen, Microsoft Word und Excel
Das Verständnis der Platzierung von Buchstaben auf der Tastatur und der Buchstaben, auf denen Sie Ihre Finger ruhen, ist für ein schnelles und präzises Tippen von entscheidender Bedeutung (kein Wortspiel). Bevor Sie Ihre Bewerbung für einen Job einreichen, für den Sie zur Eingabe der erforderlichen Qualifikation aufgefordert werden, machen Sie einen Online-Typentest wie in LiveChat. Bei einem Online-Typentest werden Geschwindigkeit (Wörter pro Minute oder WPM) und Genauigkeit gemessen. Viele Arbeitgeber schätzen Genauigkeit über Geschwindigkeit. Wenn Sie beispielsweise 100 Wörter pro Minute eingeben und Ihre Genauigkeit nur 60 Prozent beträgt, verbringen Sie Zeit damit, Ihre Fehler zu korrigieren. Sie können auch versuchen, 50 WPM mit 100-prozentiger Genauigkeit einzugeben. Es gibt zahlreiche Online-Tutorials, mit denen Sie Ihre Tippfähigkeiten verbessern können.
Bürokompetenz ist heutzutage im Allgemeinen gleichbedeutend mit der Fähigkeit, Produktivitätsanwendungen wie Microsoft Word, Excel und häufig PowerPoint und Access auf dem Computer zu verwenden. Ihre Kenntnisse in Microsoft Word, Excel und anderen Softwareanwendungen hängen zum Teil von Ihren Schreibfähigkeiten ab. Dasselbe bei der Dateneingabe. Wenn Sie Korrespondenz, Berichte oder anderes schriftliches Material in einem narrativen Format verfassen, verwenden Sie wahrscheinlich Microsoft Word. Für die von Ihnen erstellten Tabellenkalkulationen sind Kenntnisse in der Dateneingabe und Kenntnisse in Microsoft Excel erforderlich. Beide erfordern Genauigkeit und in einigen Fällen Geschwindigkeit, je nachdem, wie schnell Sie Ihre Arbeit erstellen müssen. Der Begriff "Dateneingabe" bezieht sich normalerweise auf Tastaturkenntnisse (d. H. Tippen), die Zahlen beinhalten, zusammen mit Ihrem Komfort auf der rechten Seite der Tastatur, der einer 10-Tasten-Addiermaschine ähnelt.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtTelefon- und Bürokommunikation
Sekretäre, Verwaltungsassistenten und Angestellte an der Rezeption müssen in der Regel Bürotelefone entgegennehmen. Dies kann von einer einzelnen Telefonleitung bis hin zu einem Geschäftstelefon mit mehreren Leitungen oder einem VoIP-System (Voice Over Internet Protocol) reichen, das wie ein Telefon aussieht.
Unabhängig von der Anzahl der Telefonanschlüsse, die Sie beantworten müssen, ist die richtige Telefonetikette ein wichtiger Bereich der Büroarbeit. Die üblichen Telefonaufgaben eines Büroangestellten umfassen die klare und professionelle Beantwortung von Anrufern sowie das Wissen, wie Anrufe richtig geleitet und umgeleitet werden. Auch wenn Sie nicht die Rezeptionistin sind, sollten Sie wissen, wie Sie den Anrufer auf die richtige Art und Weise antworten, wenn Sie einen fehlgeleiteten Anruf erhalten. Wenn Sie sich für eine nicht verwaltungsmäßige Stelle bewerben, listen Sie die Telefonfähigkeiten nicht in Ihrem Lebenslauf auf. Verweisen Sie einfach auf Ihre schriftlichen und verbalen Kommunikationsfähigkeiten, da es unwahrscheinlich ist, dass Sie der Telefonfunktion zugewiesen werden. Wenn Sie dagegen an einer nicht administrativen Position interessiert sind und die Rezeptionistin ist, oder wenn Sie das Büropersonal leiten, geben Sie Ihr Wissen über komplexe Telefon- oder Telefonanlagen an, so dass Sie wissen, dass Sie mit der Ausrüstung vertraut sind.
Beschreiben Ihrer klerikalen Fähigkeiten
Wie Sie Ihre klerikalen Fähigkeiten und Fähigkeiten beschreiben, hängt von der Position ab, für die Sie sich bewerben. Wenn in der Stellenausschreibung ausdrücklich angegeben ist, dass klerikale Pflichten Teil des Jobs sind, sollte Ihr Lebenslauf und Ihre Bewerbung auf jeden Fall einen Abschnitt für "Klerikale Fähigkeiten" enthalten. Geben Sie in diesem Abschnitt die Softwareanwendungen an, mit denen Sie sich auskennen. Wenn Sie ein fortgeschrittener Benutzer sind, geben Sie dies in Ihre Beschreibung ein. Wenn Sie eine Ausbildung oder Zertifizierung in diesen Anwendungen haben, können Sie diese auch in die Beschreibung Ihrer Fähigkeiten oder in einen anderen Abschnitt Ihres Lebenslaufs einbeziehen, um Schulungen und Zertifizierungen durchzuführen. Wenn Sie über eine beträchtliche Anzahl von Jahren Erfahrung mit bestimmten Anwendungen verfügen, listen Sie diese auch auf.
In Ihrem Lebenslauf kann beispielsweise Folgendes angegeben werden: "Microsoft Word - 10 Jahre Erfahrung, einschließlich umfangreicher Kenntnisse zur Erstellung komplexer Berichte, Erstellen von Korrespondenz und Verwenden von Serienbrieffunktionen für die effiziente Abwicklung von Massensendungen. Microsoft Excel - 8 Jahre Erfahrung, darunter 3 Jahre Verwenden von Funktionen wie Erstellen von Formeln mit mehreren Referenzen, Pivot-Tabellen und VLOOKUP. "
Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, bei der Sie nicht Teil des Verwaltungsteams sind, oder wenn Sie sich nicht für eine Büroarbeit bewerben, sollten Sie Ihre technischen Fähigkeiten so beschreiben, dass es nicht so aussieht, als wären Sie ein Buchhalter, der ein Sekretariat sucht Position. Wenn die Stellenausschreibung beispielsweise für einen Steuerberater mit Kenntnissen in Software und Produktivitätsanwendungen gilt, listen Sie "Lebenslauf" nicht in Ihrem Lebenslauf auf. Fügen Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Fähigkeiten mit bestimmten Anwendungen wie Microsoft Excel, Access und PowerPoint bei - dies sind häufig die Anwendungen, die Mitarbeiter in beruflichen Rollen verwenden müssen, um mit ihnen vertraut zu sein. Wenn Sie ein fortgeschrittener Excel-Benutzer sind oder eine Schulung oder Zertifizierung in einer Anwendung erhalten haben, die von Buchhaltern verwendet wird, schließen Sie dies in Ihren Lebenslauf ein. Sie können den Header "Produktivitätsanwendungen" oder etwas Ähnliches verwenden, damit es nicht so aussieht, als würden Sie sich mehr auf die klerikalen Aspekte des Jobs konzentrieren, als auf die Qualifikationen, die Sie für eine übergeordnete Position an den Tisch bringen.
Verwaltungsassistent-Jobs, die klerikale Fähigkeiten erfordern
Verwaltungsassistent-Rollen erfordern klerikale Fähigkeiten, obwohl in der Stellenausschreibung möglicherweise nicht ausdrücklich Folgendes angegeben ist: "Hier sind die klerikalen Fähigkeiten, die Sie für diese Funktion benötigen." Die aufgeführten Arbeitsaufgaben sind Beispiele für Aufgaben, für die Sachkenntnis erforderlich ist. Hier finden Sie ein Beispiel für eine Stellenanzeige für eine Verwaltungsassistentin, die Büro- und Bürofähigkeiten erfordert:
Das ABC Public Health Institute sucht einen Verwaltungsassistenten, der den Manager des Public Health Laboratory unterstützt und den täglichen Betrieb der Public Health Laboratories unterstützt. Diese Verwaltungsassistentin befindet sich im siebten Stock des Instituts, um Besucher, Studenten, Dozenten und Mitarbeiter zu begrüßen. Diese Person bietet nicht nur ein Höchstmaß an Kundenservice, sondern leistet auch allgemeine Unterstützung für die Fakultät und das Personal im Labor. Gleichzeitig unterstützt sie den Leiter des Public Health Laboratory und den Direktor des Public Health Institute bei einer Vielzahl von administrativen Aktivitäten und damit verbundenen Aufgaben.
Der Verwaltungsassistent wird: Besucher begrüßen, orientieren und verweisen; direkte Telefonanrufe, Nachrichten und Beantwortung von Fragen zum Public Health Institute und den Public Health Laboratories; Unterstützung bei der Bestellung, Annahme, Lagerung und Verteilung von Büro-, Labor- und Unterrichtsmaterial; Unterstützung bei anderen damit zusammenhängenden Büroarbeiten wie Fotokopieren, Faxen und Einreichen, falls erforderlich; tägliches Büromaterial überwachen und auffüllen, einschließlich Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner für Kopierer und Drucker; die Konferenzräume regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie ausreichend Büromaterial und Präsentationsmaterial vorhanden sind; Aufrechterhaltung der Sauberkeit und Sicherheit der Arbeitsumgebung in der zentralen Bürosuite und anderen öffentlichen Bereichen in der gesamten siebten Etage; Befolgen Sie die Sicherheitsvorschriften für die Mitarbeiter und fordern Sie die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften für Besucher im gesamten Bürogebäude. Bestellungen über den Interoffice-Einkaufsprozess aufgeben und die Abrechnung der Bestellungen und der Nutzung der Lieferungen im gesamten siebten Stock aufrechterhalten; Konferenzräume im siebten Stock für das Public Health Institute reservieren; als zentrale Anlaufstelle für die Fakultät und das Personal des Labors dienen; Wartungsanfragen für Büroausstattung und -einrichtung einreichen; Abholung und Zustellung von Übernacht- und Express-Postdiensten (z. B. FedEx, UPS) koordinieren; und dienen als primäre Anlaufstelle für Dozenten, Besucher und Studenten.
Personalberater (nicht-administrative) Jobs, die klerikale Fähigkeiten erfordern
Ebenso gibt es andere Positionen, bei denen es sich nicht um Verwaltungsassistenten handelt, die jedoch ähnliche Sachkenntnisse erfordern, z. B. einen Steuerberater. Dieses Beispiel für eine Stellenanzeige für einen Steuerberater hat mehrere Aufgaben, für die Schreibfähigkeiten erforderlich sind. Sie werden jedoch nicht ausdrücklich als Büro- oder Bürokompetenz aufgeführt. Zum Beispiel:
Der Staff Accountant für XYZ Industries ist für die Vorbereitung von Journaleinträgen, die Schließung von Monats- und Jahresabschlüssen, die Bankabstimmung, die Verwaltung des Anlagevermögens und die Abstimmung der Hauptbuchhaltung verantwortlich. Darüber hinaus beteiligen Sie sich an Compliance, prüfen Zeitpläne für die Berichterstattungsprozesse und arbeiten zusammen mit unseren externen Prüfern für vierteljährliche Überprüfungen und jährliche Prüfungen. Hauptaufgaben - Bereiten Sie Journaleinträge und Kontoabgleiche vor, einschließlich, jedoch nicht beschränkt auf Bargeld, vorausbezahlte Ausgaben und Lohnabrechnung. Monatsabschluss, Journaleinträge ohne Aufsicht durchführen; Anlage, Abschreibung und Abstimmung des Anlagevermögens pflegen; Analyse von Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen und Mitteilung der Ergebnisse an das Management; an abteilsweiten Initiativen teilnehmen; Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresendprozessen, einschließlich der Erstellung von Arbeitsmappen für die finanzielle Abschlusszeit. Implementierung, Aufrechterhaltung und Einhaltung der internen Kontrollen im Rahmen der SOX- und Rechnungslegungsverfahren, um die Einhaltung der GAAP sicherzustellen; Berichterstattung über Finanzdaten und Kommunikation auf nützliche und verständliche Weise; Verwalten des Capital Lease und der monatlichen Zahlungspläne.
Zu den Anforderungen an den Arbeitsplatz gehören: nachgewiesene analytische Fähigkeiten, z. B. das Erkennen von Problemen, das Sammeln relevanter Daten, das Ableiten gültiger Schlussfolgerungen und die Empfehlung von Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen; Erfahrung mit Abrechnung und Vertrautheit mit der Kontenabstimmung; bevorzugte Erfahrung mit Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Kenntnisse in Microsoft Excel; Grundlagenwissen in Journaleinträgen und Erfahrung mit Kreditoren; organisatorische, schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeiten; und die Fähigkeit, in Tabellenkalkulationen und Datenbanken zu arbeiten; Engagement und erforderliche Fähigkeiten, um kritische Geschäftsfristen einzuhalten.
Unterschätzen Sie niemals die Relevanz der klerikalen Erfahrung
Unabhängig davon, ob Sie sich als Verwaltungsassistent oder als Anwalt für Rechtsstreitigkeiten bewerben, unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Klerikerfähigkeiten oder Klerikerfahrung. Es ist eine nützliche Qualifikation für jeden Job, sich im Bürobetrieb und in der Büroarbeit zu beherrschen. Ihre Vertrautheit mit den Office-Prozessen und deren Verwaltung ist natürlich in einer administrativen Rolle unerlässlich. Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, von der Sie erwarten, dass sie das Büropersonal beaufsichtigt, benötigen Sie Managementfähigkeiten. Die Kenntnis der Bedeutung von Bürokompetenzen ist jedoch auch von Wert, da Sie dadurch die Arbeitsbelastung koordinieren und die Arbeitserwartungen der anderen Personen, die Ihnen berichten, verwalten können. In einer nicht administrativen oder nicht-klerikalen Funktion können Bürofähigkeiten auch dazu führen, dass Sie in der Lage sind, sich als Teammitglied zu engagieren, wenn der Verwaltungsassistent oder Sekretär nicht verfügbar ist oder an anderen Prioritäten arbeitet.
