Wenn Sie Ihr Unternehmen als S-Corporation oder als C-Corporation gegründet haben, müssen Sie in den meisten Staaten sorgfältig die Aktivitäten des Unternehmens dokumentieren. Jedes Mal, wenn Ihr Board of Directors zusammentritt, muss Ihr Unternehmen aus Gründen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine Akte aufbewahren.
Es gibt eine lange Liste möglicher Transaktionen und Lösungen, die Sie möglicherweise aufzeichnen müssen. Dies kann alles umfassen von:
$config[code] not found- Die Ernennung eines neuen Offiziers.
- Der Rücktritt eines Direktors.
- Versicherung abschließen
- Lager verkaufen
- Erhalt einer Kreditlinie / Kreditkarte im Namen des Unternehmens.
Das Halten von Aufzeichnungen kann eine Menge sein, um gerade zu bleiben, besonders für den Kleinunternehmer. Allerdings sind ordnungsgemäße Sitzungsprotokolle unerlässlich, um Ihr Unternehmen in gutem Zustand zu halten und Ihren persönlichen Haftungsschutz aufrechtzuerhalten. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Punkte aufgeführt, die Sie wissen müssen, wenn es darum geht, das Protokoll Ihrer Meetings zu protokollieren.
Was ist ein Sitzungsprotokoll?
In den Sitzungsprotokollen wird ein offizieller Bericht darüber geführt, was in formellen Besprechungen unternommen oder besprochen wurde, einschließlich getroffener Entscheidungen oder ergriffener Maßnahmen.
Sie werden während einer formellen Sitzung des Verwaltungsrats oder der Aktionäre einer Gesellschaft abgehalten, z. B. bei ersten und jährlichen Versammlungen. In der Regel werden Sitzungsprotokolle vom Sekretär des Unternehmens (oder einer anderen Person, die auf der Sitzung bestellt wurde) aufgezeichnet.
Was sollte in den Sitzungsprotokollen enthalten sein?
Ihr Besprechungsprotokoll muss nicht jedes kleine Detail enthalten. Sie müssen nur die wichtigsten Informationen und alle getroffenen Entscheidungen oder Maßnahmen dokumentieren. Im Allgemeinen sollten Ihre Minuten so detailliert sein, dass sie als „institutionelles Gedächtnis“ Ihres Unternehmens dienen.
Typische Minuten umfassen Folgendes:
- Grundlegende Informationen zum Meeting: Datum, Uhrzeit, Ort.
- Wer war dabei und hat eine besondere Notiz in den Fällen, in denen die Teilnehmer zu spät kamen oder früher abreisten.
- Tagesordnungspunkte mit einer kurzen Beschreibung zu jedem Punkt.
- Abstimmungsaktionen mit einem detaillierten Bericht über die Stimmabgabe jedes Einzelnen sowie etwaige Enthaltungen.
- Zeit, zu der das Meeting vertagt wurde.
In den meisten Fällen müssen Sie keine Minuten von Grund auf erstellen. Sie können kostenlose Vorlagen online finden, die als Ausgangspunkt dienen. Wählen Sie die Art der Minuten / Dokumentationen aus, füllen Sie die Lücken aus und drucken Sie sie aus, und Sie haben Ihre Aufzeichnungspflichten erfüllt.
Wer muss ein Protokoll einhalten?
Die Mehrheit der Bundesstaaten verlangt sowohl von S Corporations als auch von C Corporations, um wichtige Geschäftsentscheidungen und die wichtigsten Meetings, die Sie abhalten, zu dokumentieren.
Derzeit sind folgende Zustände vorhanden unterlassen Sie Minuten benötigen:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Norddakota
- Oklahoma
Darüber hinaus müssen LLCs keine Protokolle führen.
Was soll ich mit den Minuten tun, nachdem sie aufgezeichnet wurden?
Protokolle müssen nicht beim Staat eingereicht werden, sondern können stattdessen bei Ihren anderen Unternehmensunterlagen aufbewahrt werden, z. B. bei Statuten, Satzungen und Beschlussfassungen.
Wie andere Dokumente sollten Sie mindestens sieben Jahre lang ein Protokoll bereithalten. Mitglieder der Gesellschaft, wie Aktionäre, leitende Angestellte und Direktoren, sind berechtigt, das Sitzungsprotokoll auf "angemessene Anfrage" an die Gesellschaft zu überprüfen.
Sie müssen diese Dokumente zwar nicht beim Staat einreichen, sie sollten aber dennoch als wichtige Dokumente betrachtet werden und sind für den Schutz des Ansehens Ihres Unternehmens und Ihres Status mit beschränkter Haftung unerlässlich.
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