Im letzten Monat haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, proaktiv Maßnahmen zur Katastrophenvorsorge Ihres Unternehmens zu ergreifen. Die Entwicklung Ihres Katastrophenvorsorgeplans ist ein kritischer erster Schritt, denn proaktive Schritte vor einem Katastrophenstreik werden dazu beitragen, die finanziellen Auswirkungen einer Katastrophe zu mindern, indem Sie Ihr Unternehmen schneller wiedereröffnen.
Aber was macht man, wenn die Katastrophe tatsächlich zuschlägt? Wie kommunizieren Sie intern und extern während und nach einer Katastrophe?
$config[code] not foundKommunikation ist der Schlüssel
Unternehmer, die sich in einer Krise befinden, übersehen diese kritische Komponente der Geschäftskontinuität häufig. Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen während und nach einer Katastrophe kommuniziert, wirkt sich direkt auf die Erholung Ihres Unternehmens aus.
Hier sind einige Top-Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Ihr Unternehmen einen Plan für die Krisenkommunikation entwickelt:
- Entwickeln und pflegen Sie eine Notfallkontaktliste. Dies sollte private Telefonnummern, alternative Handynummern, persönliche E-Mail-Adressen und Familienkontaktinformationen umfassen. Berücksichtigen Sie beim Erstellen Ihrer Liste Ihre unterschiedlichen Zielgruppen, einschließlich Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und Ihrer lokalen Gemeinschaft.
- Richten Sie ein Telefonbaum-Zuweisungssystem ein, damit jeder weiß, mit wem er nach einer Katastrophe in Kontakt treten muss. In einer Welt, die sich so sehr auf digitale Kommunikation und Elektronik stützt, kann ein herkömmlicher Telefonbaum und ein Zuweisungssystem, die auf leicht zugänglichen Hardcopy-Dateien klar umrissen sind, in Krisenzeiten enorm hilfreich sein.
- Erstellen Sie einen formellen Evakuierungsplan und praktizieren Sie ihn regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern.
- Evaluieren Sie Text- oder E-Mail-Warnsysteme, die Benachrichtigungen an Mitarbeiter und Kunden weiterleiten können. Wenn Sie eines gefunden haben, das für Ihr Unternehmen gut geeignet ist, sollten Sie das System regelmäßig testen, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert.
Klar kommunizieren
Die oben genannten Tipps zur Katastrophenvorsorge sind großartig, wenn es um die Kommunikation geht, aber die Nachrichten, die Ihr Unternehmen kommuniziert, sind ebenso wichtig. Irreführende Informationen, auch aus externen Quellen, können zu Spekulationen über ein Unternehmen führen. Es ist absolut wichtig, sich während und nach einer Katastrophe auf eine präzise und effektive Kommunikation mit der Öffentlichkeit und dem internen Publikum zu konzentrieren.
Hier sind zwei bewährte Vorgehensweisen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Überwachen Sie so gut wie möglich, was während und nach einer Katastrophe über Ihr Unternehmen gesagt und geschrieben wird. Auf diese Weise können Sie nicht nur das Gespräch überwachen, sondern auch daran teilnehmen. Außerdem erhalten Sie Einblick in die Stärken und Schwächen Ihrer gesamten Unternehmensstrategie.
- Entwickeln Sie gegebenenfalls einen Plan für die Arbeit mit den lokalen Medien. Bei richtiger Planung können die Medien Ihrem Unternehmen als Support-Rolle dienen, da sie nach einem Notfall neu aufgebaut werden. Um dies erfolgreich zu gestalten, benötigt Ihr Unternehmen einen ausgewiesenen Sprecher, der einige grundlegende Medientrainings absolviert. Alle Mitarbeiter sollten Schulungsmaterial erhalten, aus dem hervorgeht, welche Mitarbeiter über Medien geschult sind, und auf wichtige Messaging-Punkte hinweisen, sodass jeder - ob geschultes Medium oder nicht - in einer Katastrophe mit einer konsistenten Stimme und Botschaft kommunizieren kann.
Durch proaktive Planung und organisierte Krisenkommunikation können Sie nach einer Katastrophe wieder wie gewohnt arbeiten. Natürlich ist es immer eine gute Idee, nach jedem Vorfall eine formelle Nachbesprechung durchzuführen, um die gewonnenen Erkenntnisse auszuwerten und zur Verbesserung Ihres Krisenkommunikationsplans zu verwenden.
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