Die an "Datei" gerichtete Arbeitsplatzkommunikation muss sich an den Prozess und die Struktur der Beschäftigungsaufzeichnungen sowie an das Basisformat für Geschäftskorrespondenz halten. Aktenmemos dienen zur Dokumentation von Maßnahmen wie Personaländerungen oder Beschäftigungsentscheidungen. Sie bewahren auch die Fakten und Umstände im Zusammenhang mit Personalaktivitäten und Ermittlungen am Arbeitsplatz.
Der Empfänger
Obwohl Ihr Memo die Datei dokumentieren soll, gibt es möglicherweise noch Adressaten, die direkt eine Kopie der Mitteilung erhalten sollen. Wenn Sie beispielsweise eine Mitarbeiterakte über ihre Gegenleistung für eine Beförderung dokumentieren, möchten Sie möglicherweise ihren aktuellen Vorgesetzten und den Vorgesetzten, dem er in der neuen Rolle Bericht erstatten wird, hinzufügen. Geben Sie dem Mitarbeiter außerdem eine Kopie des Memos.
$config[code] not foundHeikle Informationen
Arbeitsnotizen zu sensiblen Informationen sollten nur an diejenigen gerichtet werden, die Kenntnis haben müssen, und die Notizen sollten eindeutig als "vertraulich" gekennzeichnet sein, wenn sie Informationen enthalten, die nicht zwischen der Personalabteilung und dem Vorgesetzten des Mitarbeiters diskutiert werden dürfen. In einigen Fällen sollten die Memos, die Sie über sensible Angelegenheiten einreichen, überhaupt nicht in der Akte eines Mitarbeiters abgelegt werden. In Fällen von Ermittlungen am Arbeitsplatz, beispielsweise bei sexueller Belästigung, wird ein Memo in die Ermittlungsakte aufgenommen und nicht in die Personalakte des Mitarbeiters.Zu Untersuchungszwecken einzureichende Memos bleiben vertraulich und nur für Mitarbeiter verfügbar, die Kenntnis haben müssen, wie z. B. HR-Mitarbeiter, Unternehmensleiter und Eigentümer oder Rechtsbeistand.
Memo-Inhalt
Wenn dieses Memo nicht Teil einer laufenden Korrespondenz ist, müssen Sie möglicherweise die Umstände beschreiben oder den Grund für Ihre Dokumentation erläutern. Wenn es sich um eine Personalangelegenheit handelt, müssen Sie das Memo mit Namen, Abteilung, Position und Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters beginnen. Wenn Sie beispielsweise die Transferanfrage eines Mitarbeiters zusammenfassen, sollte Ihr erster Absatz relevante Informationen enthalten, z. B. die Position des Mitarbeiters und die Position oder Abteilung, für die er eine Übertragung beantragt hat. Das Memo würde auch Angaben dazu enthalten, ob ihre Übertragungsanforderung gewährt, geprüft oder abgelehnt wurde.
Verbreitung und Archiv
Wenn Sie in die Datei eines Mitarbeiters schreiben, sollte eine Kopie des Memos in die allgemeine HR-Korrespondenzdatei als Teil der Verteilerliste aufgenommen werden. Darüber hinaus erhält der Angestellte eine Kopie, und auch andere Parteien, die möglicherweise Informationen über die Angestellten haben, sofern das Memo nicht Teil einer vertraulichen Untersuchung am Arbeitsplatz ist. In diesem Fall sollten nur die Personalabteilung und das an der Untersuchung beteiligte Personal Zugriff auf das Memo haben. Wenn die Datei mit dem Memo an Ihre Archive gesendet wird, behält die Personalabteilung eine Kopie des Memos in der allgemeinen Korrespondenzdatei der Abteilung.
