Niemand möchte etwas über den Tod eines Mitarbeiters erfahren, aber wenn Sie dies tun, haben Sie einen Plan, wie Sie und Ihr Unternehmen damit umgehen werden. Dieser Plan sollte eine Liste der Formulare enthalten, die Sie benötigen, um den Begünstigten, die Familie oder den Vollstrecker des Mitarbeiters zu senden, und die Schritte, die Sie vor und nach der endgültigen Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters durchführen müssen. Die Gesetze des Staates befolgen in der Regel die Bundesrichtlinien. Erkundigen Sie sich jedoch bei Ihrem Bundesstaat.
$config[code] not foundZum Zeitpunkt der Miete
Fügen Sie den Papieren aller neu eingestellten Mitarbeiter eine Benennung des Begünstigtenformulars bei. Durch das Ausfüllen dieses Formulars macht eine Mitarbeiterin bekannt, wer ihren endgültigen Gehaltsscheck erhalten soll, falls sie während ihrer Anstellung stirbt. Erinnern Sie die Mitarbeiter jedes Jahr daran, das Formular zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell sind und den Wünschen des Mitarbeiters entsprechen. Wenn Ihr Mitarbeiter keinen Begünstigten benennt, können Sie den endgültigen Gehaltsscheck einem Vollstreckungsbeamten oder seinen nächsten Angehörigen ausstellen, vorausgesetzt, er verfügt über die erforderlichen Unterlagen (z. B. ein Original eines Testaments oder einer Verwaltungsbehörde), eine beglaubigte Kopie der Sterbeurkunde und das entsprechende W -9 Formular.
Nach dem Tod eines Mitarbeiters
Nachdem Sie den Tod eines Mitarbeiters erfahren haben, bereiten Sie ein Informationspaket vor und senden Sie es an die Familie des Mitarbeiters und / oder die Benennung des Begünstigten. Dieses Paket sollte Informationen zu eventuellen Vorteilen, auszufüllenden Formularen, ggf. frankierten Rückumschlägen, Kontaktinformationen sowie Informationen zu noch fälligen Löhnen und zu deren Fälligkeit enthalten. Benachrichtigen Sie die Lohnabteilung unverzüglich über den Tod des Mitarbeiters. Diese Abteilung muss die Löhne des Mitarbeiters einfrieren und jede direkte Einzahlung stoppen, bis die erforderlichen Unterlagen vorliegen, die eine Sterbeurkunde und ein Formular W-9 für den Begünstigten oder das Vermögen enthalten. Die Gehaltsabrechnung sollte auch den Betrag des endgültigen Gehaltsschecks berechnen, der gegebenenfalls Löhne und andere Lohnarten wie Urlaubszeit oder angefallene Krankheitsdauer einschließt. Wenn Sie einen Abrechnungsservice verwenden, müssen Sie ihm möglicherweise eine beglaubigte Kopie der Sterbeurkunde des Mitarbeiters übergeben, bevor Sie den endgültigen Gehaltsscheck des Mitarbeiters bearbeiten. Diese Schritte sind wichtig, da eine Bank das Bankkonto des Verstorbenen einfrieren kann, was sich auf den Erhalt des letzten Gehalts auswirken könnte.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtBearbeitung der endgültigen Zahlung
Wenn der Mitarbeiter einen Gehaltsscheck erhalten hat, aber noch nicht eingelöst wurde, sollten Sie die Zahlung für den Scheck einstellen und einen neuen Scheck in Höhe dieses Betrags beim Begünstigten oder Nachlass des Mitarbeiters ausstellen. Wenn dem Arbeitnehmer ein Gehaltsscheck für ausstehende Einkünfte geschuldet wird, stellen Sie ihn dem Begünstigten oder dem Nachlass des Arbeitnehmers aus. Informieren Sie sich über die gesetzlichen Bestimmungen des Staates, die besondere Bedingungen erfüllen, bevor Sie den endgültigen Gehaltsscheck ausstellen.
Meldung des Einkommens an die IRS
Für im selben Kalenderjahr wie der Tod des Mitarbeiters geschuldete und gezahlte Löhne müssen Sie den Lohn in das Formular W-2 des Arbeitnehmers aufnehmen und den Betrag des endgültigen Gehalts im Formular 1099-MISC im Namen des Begünstigten oder des Vollstrecker angeben. Wenn die Löhne nach dem Jahr, in dem der Arbeitnehmer stirbt, zahlbar sind, geben Sie im Namen des Arbeitnehmers kein W-2 für das Jahr ein, in dem Sie den endgültigen Lohn ausstellen. Stellen Sie stattdessen dem Begünstigten oder dem Vollstrecker ein Formular 1099-MISC aus, das den endgültigen Gehaltsscheck enthält. Sie können Kopien dieser Formulare vom IRS erhalten, der auch zusätzliche Anleitungen zum Ausfüllen und Ausgeben dieser Formulare bietet.
