Effektive Meetings schaffen einen echten Mehrwert für die Unternehmen. Sie produzieren Ideen, geben Orientierung, stärken Bindungen und erneuern die Kraft. Gleichzeitig können Unternehmen keine endlosen Ressourcen einsetzen. Der Schlüssel ist dafür zu sorgen, dass wichtige Personen eingeladen werden - zur richtigen Zeit und im geeigneten Raum. Direkte Interaktionen auf ein gemeinsames Ziel hin und mit einem klaren Aktionsplan enden.
Klarer Zweck
Alle effektiven Meetings haben einen klaren Zweck. Dies führt zu einer Agenda. Wenn Sie versuchen, zu viele Elemente gleichzeitig abzudecken, wird Ihre Besprechung übertroffen. Wenn zu wenige Themen auf dem Tisch liegen, sind E-Mails, persönliche Gespräche oder andere Kommunikationsformen praktischer. Ihre Tagesordnung sollte bestimmte Punkte enthalten, die in der richtigen Reihenfolge zu besprechen sind. Wenn Sie die Dinge im Voraus aufschreiben, können Sie den Fokus des Meetings klarer machen. Es sorgt auch dafür, dass die Teilnehmer ein „Buy-In“ erhalten, mit wertvollen Ideen ankommen und auf dem richtigen Weg bleiben, während sich die Diskussion entwickelt.
$config[code] not foundGut organisiert
Logistik ist für ein effektives Meeting unerlässlich. Ein Aspekt ist die Einladung der richtigen Gruppe von Menschen, die die zu besprechenden Aufgaben ausführen, Entscheidungen über diese Arbeit treffen oder auf andere Weise Einfluss haben. Wählen Sie eine Zeit, die nicht nur für alle Teilnehmer frei ist, sondern nicht mit anderen Arbeitsprioritäten oder Energiestufen konkurriert. Ihre Besprechungsdauer ist auch wichtig.In den meisten Fällen sind zwei Stunden ein gesundes Maximum. Es hilft auch, die Zeiten für jeden Tagesordnungspunkt zu schätzen - und die Grenzen einzuhalten. Durch Ihren Standort sollten sich die Menschen wohl fühlen und praktisch sein. In einigen Fällen bedeutet dies einen privaten Standort, eine Telefonkonferenz oder eine externe Konferenz.
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Effektive Meetings erfordern eine effektive Kommunikation. Es hilft, Grundregeln festzulegen, wie zum Beispiel: „Ein Teil unseres Ziels besteht darin, ein Budget für das nächste Geschäftsjahr aufzustellen, das unser Nettoeinkommen um 15 Prozent erhöht. Wenn Sie für Ihre Abteilung neue Kostenkategorien vorschlagen, sollten Sie sich darauf einstellen, in anderen Bereichen Einsparungen vorzunehmen - oder ein vernünftiges Argument darüber, wie die zusätzlichen Kosten die Einnahmen erhöhen. “Zu den Möglichkeiten, Synergien zu schaffen, gehört eine„ Problemumfrage “, bei der die Teilnehmer anrufen können Problembereiche oder Brainstorming, um gemeinsam Ideen zu generieren. Ein Moderator ist Ihre Geheimwaffe, um den Gruppendialog anzuregen und auf den Interessen der einzelnen Personen aufzubauen, während das gesamte Meeting auf Kurs bleibt.
Aussagekräftige Ergebnisse
Am Ende Ihres Meetings sollten klare und umsetzbare Ergebnisse vorliegen. Eine Möglichkeit, dies zu fördern, ist die Auflistung der nächsten Schritte als abschließendes Thema auf Ihrer Tagesordnung. 10 bis 15 Minuten einplanen, um alle losen Enden zu binden. Fassen Sie die Probleme zusammen, die die Teilnehmer gelöst haben. Nennen Sie alle Elemente, die nicht gelöst wurden, und legen Sie fest, wer bis zu welchem Zeitpunkt für die Adressierung verantwortlich ist. Wenn Sie dies öffentlich und nicht offline tun, wird die Verantwortlichkeit verstärkt. Planen Sie außerdem die Verteilung von Protokollen oder einer allgemeinen Zusammenfassung der Diskussion und ihrer Ergebnisse. In einigen Fällen umfassen die nächsten Schritte die Planung einer weiteren Besprechung. Informieren Sie sich vor dem nächsten Meeting bei Kollegen, die für Folgeaufgaben verantwortlich sind, um den weiteren Fortschritt sicherzustellen.
