Die verstärkte Durchsetzung der Einwanderung ist jetzt ein Markenzeichen der Regierung in Washington. In den ersten 100 Tagen nach der Trump-Einweihung stiegen die Einwanderungsverhaftungen durch Einwanderungs- und Zollbehörden der Vereinigten Staaten (ICE) im Vergleich zu 2016 um fast 40 Prozent. Darüber hinaus fügt die Verwaltung der ICE 10.000 neue Agenten hinzu.
Mit dieser verstärkten Durchsetzung sollten sich die Arbeitgeber auf einen Anstieg der ICE-Audits und Ermittlungen zur Einwanderung vorbereiten.
$config[code] not foundJetzt ist es an der Zeit, die Richtlinien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die I-9-Aufzeichnungsanforderungen erfüllt. Es ist auch wichtiger als je zuvor, über Änderungen im Arbeitsrecht für Einwanderer auf dem Laufenden zu bleiben.
Wenn Sie dies nicht tun, könnten die Auswirkungen erheblich sein. Sogar scheinbar geringfügige Fehler bei der Aufbewahrung von Aufzeichnungen könnten teure Folgen haben, darunter Bußgelder, Geschäftsunterbrechungen oder Schlimmeres.
Hier sind drei Dinge, die Sie zum Schutz Ihres Unternehmens tun sollten:
1. Verwenden Sie das neue I-9-Formular ab dem 18. September
Ist Ihnen bekannt, dass alle Arbeitgeber I-9-Formulare bei der Einstellung ausfüllen und unterschreiben müssen? Es ist das Gesetz seit Jahrzehnten. Es ist eine Anforderung, ob Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten geboren wurden.
Hier ist was sich geändert hat Am 17. Juli 2017 wurde ein neues I-9-Formular ausgestellt. Es ist für alle Arbeitgeber obligatorisch Verwenden Sie ab dem 18. September 2017 das neue Formular I-9oder mit möglichen Geldbußen rechnen, wenn Sie ein veraltetes Formular verwenden.
Am 18. September müssen Sie das I-9-Formular mit einem Änderungsdatum vom 17.07.2017 verwenden.
Wie bleiben Sie auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Sie bei Ihrem Onboarding-Prozess die richtigen I-9-Formulare verwenden? Eine einfache Möglichkeit ist die Verwendung der HRdirect I-9 und W-4 Smart App.
2. Führen Sie eine Compliance-Selbstprüfung durch
Trotz bester Absichten ist es für Unternehmen allzu leicht, bei der I-9-Aufzeichnung für gegenwärtige und frühere Mitarbeiter zu stolpern - mit teuren Konsequenzen.
Die Geldbußen verdoppelten sich im vergangenen Jahr. Die Geldbußen für Verstöße gegen Aufzeichnungen liegen jetzt bei 2.156 USD pro Verstoß. Die Geldbußen steigen auf 4.313 US-Dollar für diejenigen, die wissentlich Arbeiter ohne Papiere einstellen. Bei wiederholten Verstößen können Strafen 20.000 US-Dollar übersteigen und sogar eine Freiheitsstrafe beinhalten.
Durch ein I-9-Selbstaudit können Sie früh genug handeln, um schwerwiegende Folgen zu minimieren oder zu vermeiden. Ein I-9-Selbstaudit hilft Ihrem Unternehmen:
- Fehler erkennen und beheben,
- Löschen Sie Datensätze, die Ihr Unternehmen nicht länger aufbewahren muss, und
- Stellen Sie sicher, dass Sie nicht unbeabsichtigt einen undokumentierten Arbeitnehmer einstellen.
Die Zeit für ein I-9-Selbstaudit ist, bevor der ICE vor Ihrer Haustür ist und Datensätze anfordert.
ComplyRight enthält eine nützliche Anleitung zur Durchführung einer Selbstprüfung. Hier erhalten Sie den kostenlosen I-9-Leitfaden zur Selbstprüfung.
3. Bereiten Sie sich im Voraus auf die Reaktion auf ICE-Prüfungen vor
US-amerikanische ICE-Ermittler haben das Recht, bei einem Unternehmen mit einer Inspektionsanzeige unangemeldet aufzutauchen, um I-9-Formulare für die derzeitigen Mitarbeiter zu prüfen. Arbeitgeber in Schutzstädten und in Branchen wie Landschaftsgestaltung, Gastgewerbe und Restaurants könnten einer zusätzlichen Prüfung unterzogen werden. Es spielt keine Rolle, wie klein das Unternehmen ist - Ihr Unternehmen könnte zufällig ausgewählt werden.
Obwohl ICE das Recht hat, eine Prüfung durchzuführen, können Arbeitgeber den Umfang solcher Maßnahmen einschränken:
- Bewahren Sie die I-9-Dokumentation an einem Ort auf, getrennt von anderen Mitarbeiterdatensätzen.
- Begrenzen Sie die von Ihnen gelieferten Datensätze nur auf das, was erforderlich ist.
- Stimmen Sie der Suche in nicht öffentlichen Bereichen ohne rechtliche Durchsuchungsbefugnis nicht zu.
- Verzichten Sie nicht darauf, auf Ihre Frist zu verzichten. Normalerweise haben Unternehmen Anspruch auf eine Frist von drei Tagen.
Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der die Reaktion des Unternehmens auf ICE-Audits koordiniert. Dieser Mitarbeiter sollte im Vorfeld gründlich geschult werden, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem Rechtsberatung in Anspruch genommen wird.
Durch die Befolgung dieser Best Practices kann eine ICE-Prüfung eher zu einer geringfügigen Belästigung durch die Wirtschaft werden als zu einer erheblichen Störung durch steile Geldstrafen und andere Strafen.
In der heutigen Umgebung ist es wichtiger denn je, die richtigen Schritte zu unternehmen, wie die drei oben genannten Maßnahmen. ComplyRight ist darauf spezialisiert, Unternehmen jeder Größe dabei zu unterstützen, die Komplexität der Beschäftigungsauflagen für Zuwanderer zu meistern, und verfügt über zahlreiche Ressourcen auf ihrer Website, die helfen können.
Bild: Einwanderung und Durchsetzung des Zolls
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