Die Zeitmessung der Mitarbeiter hat sich seit den Tagen, als die Mitarbeiter die Zeitkarten manuell stempelten und abliefern mussten, weit entwickelt.
Durch die Wunder der Cloud-Technologie ist es jetzt möglich, die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, Informationen über die für bestimmte Projekte aufgewendete Zeit zu protokollieren und aussagekräftige Berichte zu erstellen, um Ihnen einen klaren Überblick über die Vorgänge in Ihrem kleinen Unternehmen zu geben.
Zeiterfassungssoftware eignet sich für alle Arten von Unternehmen, von kleinen Startups bis hin zu großen Unternehmen. Diese Anwendungen sind eine großartige Investition für viele Arten von Unternehmen, sei es in den Bereichen Buchhaltung und Buchhaltung, Bauwesen, Hotels, Reinigungsdienste, Heizung und Heizung, Einzelhandel oder in jeder anderen Branche, in der die Überwachung der Teamaktivität und die Bearbeitungskosten für Ihr Unternehmen von größter Bedeutung sind.
$config[code] not foundZeitverfolgungsanwendungen sind für das gesamte Team nützlich, um die Zeit zu verfolgen, die Lohnbuchhaltung zu bearbeiten und wichtige Verwaltungsprozesse zu erledigen. Eine gute App zur Nachverfolgung ist skalierbar und kann auf verschiedenen Ebenen (z. B. Außendienstmitarbeiter oder internes Personal, Teammanager, Personalabteilung, Gehaltsabrechnung) verwendet werden, um Zeit und Geld zu sparen und klarere Einblicke in Projekte zu erhalten. Arbeitgeber profitieren davon, dass sie wissen, wie viel Zeit verwendet wird, während die Mitarbeiter sich entspannen können und wissen, dass sie für jede Minute, in der sie arbeiten, bezahlt werden.
Arten von Zeiterfassungssoftware
Time-Tracking-Software gibt es in verschiedenen Formen und Größen. Einige sind als Module in Buchhaltungs- und Rechnungsstellungs-Apps wie FreshBooks enthalten, in denen Mitarbeiter Stunden von jedem Standort aus protokollieren und dann automatisch Rechnungen über die Software erstellen können.
Ebenso umfasst eine umfassende Online-Projektmanagementsoftware häufig Zeiterfassungsfunktionen. Mavenlink bietet beispielsweise Unterstützung für die Zeitüberwachung und -genehmigung, wodurch mühelose Abrechnung und Aktivitätsprotokollierung in einer projektorientierten Umgebung ermöglicht werden.
Wenn Sie in Ihrer vorhandenen Unternehmenssoftware kein Zeiterfassungsmodul haben, gibt es viele eigenständige Zeitüberwachungsanwendungen. Viele davon haben kostenlose Testversionen, daher sind sie ideal, wenn Sie nach etwas suchen, das zu Ihrem Budget passt.
Auswahl der besten Zeiterfassungssoftware
Wenn Sie nach der zu verwendenden Anwendung suchen, gibt es mehrere Funktionen, auf die Sie achten sollten. Natürlich müssen Sie darüber nachdenken, welche dieser Funktionen Ihre Anforderungen übertreffen, aber die beste Zeiterfassungssoftware kann die meisten oder alle der folgenden Funktionen bedienen:
Zeiterfassung
Die Möglichkeit, die Zeit von stunden- und bezahlten Mitarbeitern zu überwachen, ist der Hauptzweck einer Zeiterfassung. Wenn Sie Mitarbeiter im Außendienst haben, suchen Sie nach einem Dienst, der das Ein- und Ausschalten von Geräten für mehrere Geräte ermöglicht. Einige Lösungen, wie z. B. Vericlock, bieten die Möglichkeit, per SMS oder SMS oder über eine Smartphone-App einen Punch einzulegen.
Offline-Support ist ein Muss, wenn Sie über Mitarbeiter verfügen, die an Standorten arbeiten, an denen der Internetzugriff eingeschränkt oder nicht verfügbar ist. Einige Tools zur Zeitverfolgung, einschließlich TSheets, bieten GPS-Funktionen, mit denen Sie verfolgen können, was Ihre Außendienstmitarbeiter vorhaben.
Viele Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, Warnmeldungen einzurichten, um Ihre Mitarbeiter an das Ein- und Ausblenden der Uhr zu erinnern, und eine Sicherheitsfunktion zum automatischen Ausschalten derjenigen Mitarbeiter, die nicht angemeldet werden sollen.
Stundenzettel
Arbeitszeittabellenhandhabung ist ein wichtiger Teil einer Zeiterfassung. Eine Software, mit der Sie Arbeitszeittabellen nach Projekten aufteilen können, ist ideal, da sie den Abrechnungsprozess vereinfacht. Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung auf die Genehmigungsworkflows.
Idealerweise möchten Sie eine Lösung, die es einem Projekt- oder Abteilungsleiter ermöglicht, eine Arbeitszeittabelle schnell und einfach zu genehmigen oder abzulehnen. Timesheets.com ist ein Beispiel für eine Lösung, mit der Sie genau dies tun können. Viele Anwendungen senden Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Arbeitszeittabelle oder eine Ausgabe eingereicht wurde.
Überstundensteuerung ist ein weiterer Aspekt der Zeiterfassungssoftware, die Ihnen das Leben erleichtern und Geld sparen kann. Viele der besten Anwendungen bieten Überzeitalarme, mit denen ein Manager benachrichtigt werden kann, wenn ein Mitarbeiter die Zeit überschreitet. Dadurch können Sie vermeiden, für kostspielige Überstunden zu zahlen, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist.
Projektmanagement
Mit der besten Zeiterfassungssoftware können Sie Projektressourcen überwachen und Aufgaben nachverfolgen. In einigen Fällen können Sie Projektnotizen zu Aufgaben hinzufügen, sodass sich alle Beteiligten auf derselben Seite befinden.
Unterstützung für die Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechnungsfähigen Ausgaben sowie für die Rechnungserstellung sind weitere nützliche Funktionen, die einige Tools zur Zeitverfolgung - wie beispielsweise Replicon - umfassen und die Lücke zwischen Projektmanagement und Gehaltsabrechnung schließen.
Berichte
Die Berichterstellung ist ein entscheidender Vorteil einer automatisierten Zeiterfassung. Mit einer guten Software wie Toggl können Sie eine Vielzahl verschiedener Berichte erstellen, die einem Manager helfen, Einblick in Dinge wie Arbeitszeit, Ausgaben und Rechnungen zu erhalten. Berichte können im Allgemeinen angepasst werden, sodass der Benutzer genau definieren kann, welche Informationen in den Berichten enthalten sein sollen. Obwohl Software all diese Daten sammeln kann, ist es sehr wichtig, dass die Manager die richtigen Schulungen haben, um die Daten auf effektivste Weise analysieren und interpretieren zu können.
Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Zeiterfassungs-App die Möglichkeit enthält, Berichte zu exportieren oder zu drucken, so dass sie problemlos mit Vorgesetzten oder Mitarbeitern geteilt werden können.
Hilfe und Unterstützung
Sie müssen sich unbedingt für eine Zeiterfassungslösung entscheiden, die für alle im Unternehmen zuverlässig und einfach zu verwenden ist. Es ist jedoch auch wichtig, dass Sie sich mit dem Kundenservice einer Anwendung vertraut machen, bevor Sie eine auswählen.
Die Besten sollten E-Mail-, Telefon- und Live-Chat-Unterstützung bieten, damit Sie Probleme mit der Software während der Integrationsphase schnell lösen und auftretende Probleme schnell beseitigen können.
Integrationen
Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl einer Zeiterfassungsanwendung ist die Berücksichtigung der Integrationen. Integrationen sind wichtig, da Sie damit Ihre Zeiterfassungsanwendung mit Daten anderer Unternehmenssoftware synchronisieren können, die Sie bereits verwenden.
Suchen Sie nach einer Zeiterfassungssoftware, die die Integration mit den Paketen ermöglicht, die Sie für die Personalabrechnung, das CRM, die Buchhaltung, das Content Management, das Projektmanagement und das ERP-System verwenden, und Sie können Ihre Zeiterfassungsfunktion in diese integrieren.
Nehmen Sie sich die Zeit, um all diese Faktoren bei der Auswahl der besten Zeiterfassungssoftware zu erforschen. Dies führt zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, einer besseren Lohnkontrolle und einer verbesserten Abrechnungsgenauigkeit. Was dies konkret bedeutet, sind Kosteneinsparungen für Ihr kleines Unternehmen.
Factory Time Clock Foto über Shutterstock
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