Wenn Sie mit einem Kollegen zu tun haben, dessen Verhalten so schlecht ist, dass er eine Beschwerde rechtfertigen kann, lassen Sie Ihre Beschwerde so bald wie möglich und in den Händen der Menschen schreiben, die helfen können. Wie bei jedem Geschäftskorrespondenz- oder Beschwerdebrief sollte der Brief die Fakten angeben, ohne auf namengebende oder emotionale Aussagen zurückzugreifen.
Workplace-Protokolle prüfen
Lesen Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch durch, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen Finden Sie heraus, ob es bereits ein Protokoll für Beschwerden von Mitarbeitern gibt. In einigen Fällen gibt es ein internes Formular, das Sie ausfüllen müssen, oder Sie werden angewiesen, den Brief an eine bestimmte Person innerhalb des Unternehmens zu richten. Manchmal ist das Ihr direkter Vorgesetzter, aber es kann auch der Personalchef des Unternehmens sein. Wenn das Problem illegal ist, beispielsweise sexuelle Belästigung oder illegale Aktivitäten, dokumentieren Sie alle Vorfälle, die Sie gesehen haben, falls Sie diese Informationen später weitergeben müssen.
$config[code] not foundÜberprüfen Sie das Problem
Bevor du auch schreibst darüber nachdenken, worum es dem Adressaten geht - In den meisten Fällen ist dies die Gesundheit und Produktivität des Unternehmens. Wenn der Mitarbeiter in nervige Verhaltensweisen verwickelt ist, reicht es nicht aus, dem Adressaten mitzuteilen, dass sein Kollege etwas Ärgerliches tut. Schreiben Sie stattdessen, wie sich dieses lästige Verhalten auf Sie oder Ihren Arbeitsplatz auswirkt. Wenn es für Sie beispielsweise schwierig ist, Ihre Arbeit zeitnah abzuschließen, wird dies die Gesamtproduktivität des Unternehmens beeinträchtigen. Wenn Sie sich das Problem ansehen und feststellen, dass das Verhalten des Mitarbeiters die Produktivität oder den Gesundheitszustand des Unternehmens nicht wirklich beeinträchtigt, stellen Sie möglicherweise fest, dass das Beschwerdebrief nicht erforderlich ist, erinnert die Geschäftsführungsexpertin Alison Green an den US News & World Report.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtNennen Sie die Fakten
Beginnen Sie den Brief mit etwas wie "Ich schreibe, um Sie über ein Problem zu informieren, das die Produktivität des Büros beeinflusst." Dies wird den Empfänger auf sich aufmerksam machen. Dann Geben Sie die Fakten des Problems anSie bietet genug Details, um dem Adressaten eine Vorstellung davon zu geben, was los ist, aber nicht so viele Details, dass sie sich verklemmt. Ebenfalls konzentrieren sie sich auf "ich" aussagen, schlägt Ihr Büro-Coach Marie G. McIntyre vor, die bespricht, wie das Problem Sie betrifft, anstatt nur über das Verhalten des Kollegen zu sprechen. Behalte diesen Abschnitt ein oder zwei Absätze bei; Eine knappe Beschreibung des Problems ist der beste Weg, sagt Green.
Bitten Sie um eine Lösung
Im letzten Absatz des Schreibens Besprechen Sie, was Sie getan haben, um das Problem zu beheben. Wenn Sie beispielsweise mit dem Kollegen persönlich gesprochen haben, erwähnen Sie es. Dann Bitten Sie den Empfänger um Hilfe bei der Lösung des Problems. Dies ist einer Nachfrage vorzuziehen, da es weniger wie ein Tattling wirkt und eher nach einer kollaborativen Lösung sucht. Unterschreiben Sie den Brief am Ende herzlich und geben Sie ein Datum oben oder unten an, damit Sie endgültig wissen, wann Sie versucht haben, das Problem zu lösen. Im besten Fall wird sich Ihr Chef oder Ihr Personalreferent von dort aus um das Problem kümmern.
