Wenn Sie schon einmal bei einem Mitarbeitertreffen waren, wo viel geredet wird, aber nur wenige Entscheidungen getroffen werden, betrachten Sie sich als Opfer einer schlechten Planung. Eine effektive Agenda kann die Besprechungen der Mitarbeiter entlasten und die Vorstellung von Zeitverschwendung beseitigen. Bereiten Sie Ihre Agenda im Voraus vor, um den Mitarbeitern Zeit zu geben, sich mitzuteilen und vorzubereiten, und Ihr nächstes Mitarbeitergespräch wird schnell, effektiv und relativ schmerzlos sein.
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Wirksame Agenden haben Beiträge von Stakeholdern. Wenn Sie andere Mitarbeiter in die Erstellung der Agenda einbeziehen, erhalten Sie mehr Engagement. Anstatt vorzugeben, während des Meetings wach zu sein, nehmen die Teilnehmer eher daran teil, weil sie wissen, dass sie eine Rolle bei einem bestimmten Gegenstand gespielt haben, der an den Tisch gebracht wird. Dieser Ansatz für Mitarbeiterversammlungen stärkt die Mitarbeiter, indem er ihnen eine Stimme und ein Instrument gibt, um ihre Bedenken auszudrücken.
Zeit verwalten
Es ist sinnlos, eine Agenda zu erstellen, wenn es keine Zeit gibt, sich mit jedem Punkt zu befassen. Seien Sie bei der Auflistung von Gegenständen, die bei der Mitarbeiterversammlung besprochen werden, realistisch - eine kürzere Agenda ist besser als eine zu lange. Erwägen Sie, eine Zeitzuteilung neben jedes Element zu stellen. Sie können beispielsweise fünf Minuten einplanen, um zwei neue Mitarbeiter vorzustellen, und 15 Minuten für eine Präsentation zur Arbeitsplatzetikette.
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Ein sicherer Weg, um ein Meeting außerhalb der Spur zu bekommen, besteht darin, den Mitarbeitern eine Liste unbestimmter Elemente zur Verfügung zu stellen. Anstelle der Auflistung von "Bauproblemen" sollten beispielsweise "Notausgänge und Sicherheitscodes" eingefügt werden. Andernfalls führen Sie wahrscheinlich eine lange Diskussion über alles, von den Thermostateinstellungen bis zur Farbe der Wände. Wenn die Mitarbeiter während der Mitarbeitersitzung zusätzliche Bedenken haben, können Sie diese der Tagesordnung für die nächste Sitzung hinzufügen.
Stellen Sie Details bereit
Gehen Sie nicht davon aus, dass sich jeder an die Uhrzeit der Besprechung der Mitarbeiter erinnert oder wo sie abgehalten wird. Geben Sie die Uhrzeit und den Ort des Meetings in die Tagesordnung ein und legen Sie fest, wann das Meeting enden sollte, damit die Leute ihre Tage entsprechend planen können. Wenn erwartet wird, dass die Mitarbeiter vor der Teilnahme an der Besprechung mit dem Material vertraut sind, legen Sie eine Kopie des Berichts, der Tabellenkalkulation oder des Artikels, den sie lesen müssen, sowie die Tagesordnung bei. Wenn es für Personen hilfreich sein wird, sich vor der Besprechung zu klären, um Informationen zu klären, geben Sie auch E-Mail-Adressen an.
