Effektive Kommunikation ist für die Planung und Steuerung der Ressourcen eines Unternehmens zur Erreichung der Unternehmensziele unerlässlich. Die Bedeutung von Geschäftsnachrichten macht effektive Kommunikationsfähigkeiten zu einem entscheidenden Geschäftsinstrument und zu einem wesentlichen Mitarbeitermerkmal. Laut Herta Murphy, Herbt Hildebrandt und Jane Thomas, den Autoren von "Effective Business Communications", wird die Verwendung der "sieben C" wie Vollständigkeit und Prägnanz dafür sorgen, dass Mitarbeiter bessere Kommunikatoren werden, die den Inhalt und den Stil der Nachricht auswählen können das ist am besten für den Zweck und den Empfänger einer Nachricht geeignet.
$config[code] not foundVollständigkeit
Eine vollständige Geschäftsnachricht enthält alle Informationen, die der Empfänger benötigt, um die Nachricht zu verstehen und möglicherweise darauf zu reagieren. Eine vollständige Nachricht beantwortet sechs Fragen: wer, was, wann, wo, warum und wie. Um beispielsweise einen Mitarbeiter zur Erstellung eines Berichts aufzufordern, geben Sie an, welcher Bericht erforderlich ist, wann der Bericht abgeschlossen sein muss, an wen und an wen der Mitarbeiter den Bericht übermitteln soll und wie der Bericht erstellt werden soll.
Prägnanz
Kurze Geschäftsnachrichten sind sowohl zeit- als auch kosteneffektiv, da die Nachrichten nur relevante Informationen ohne Wiederholung von Ideen in kürzerer Form übermitteln. Prägnante Botschaften enthalten keine unnötigen Details, und wenn möglich werden einzelne Wörter anstelle von Phrasen verwendet. Darüber hinaus verwendet der Kommunikator „welche“ und „das“ sparsam. Zum Beispiel: "Nur fünf Anbieter machen drei Viertel der Verbindlichkeiten dieses Monats aus."
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtBerücksichtigung
Eine effektive Kommunikation entspricht den Bedürfnissen eines bestimmten Zuhörers. Zum Beispiel: "Sie können die Kreditoren des Unternehmens schneller abstimmen, wenn Sie die Berichte über offene Kontenabstimmung und Journalabgleich verwenden, die um drei Uhr auf Ihrem Schreibtisch liegen."
Konkretheit
Vage Kommunikation wird vom effektiven Kommunikator vermieden, der bestimmte oder bestimmte Informationen wie Fakten und Zahlen verwendet, um Ideen zu vermitteln. Zum Beispiel: „Unser Bericht zur Fälligkeit der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zeigt, dass wir Smith Electrical in 30 Tagen 15.000 USD, in 60 Tagen 45.000 USD für insgesamt 60.000 USD schulden." Meldungen sind auch konkreter, wenn explizite Wörter verwendet werden. Beispielsweise ist der Bericht "Journalabgleich" eindeutiger als der Bericht "Bericht über Kreditorenbuchhaltung".
Klarheit
Klarheit ermöglicht es einem Hörer, eine Nachricht mühelos zu verstehen. Um deutlich zu sprechen, verwendet ein Sprecher eine präzise Sprache und vertraute Wörter. Ein Sprecher könnte beispielsweise sagen: "Nach dem Abgleich der Konten" statt "Nach dem Abgleichen der Konten". Klarheit erfordert auch die Vermeidung von Fach- und Geschäftsjargon, sofern der Sprecher nicht sicher ist, dass der Hörer mit den Begriffen vertraut ist. Der Sprecher sollte auch längere Sätze und die ungeschickte Anordnung von Wörtern vermeiden.
Höflich
Höfliche Kommunikation ist dem Leser oder Zuhörer gegenüber respektvoll. Solche Kommunikationen vermeiden auch fragwürdigen Humor. Anstelle von "Ihre Nachricht ist völlig unleserlich", könnte eine höfliche Nachricht beispielsweise lauten: "Ich habe keine Erfahrung, um die Anweisungen richtig zu interpretieren."
Richtigkeit
Korrektheit bezieht sich auf die Verwendung korrekter Satzzeichen, Grammatik und Rechtschreibung sowie auf die Verwendung genauer Zahlen und Fakten. Daher bedeutet Korrektheit, dass alle Informationen in einer Kommunikation auf Richtigkeit und Aktualität überprüft werden sollten. Zum Beispiel erfordert die Korrektheit, dass nach Möglichkeit Originaldatenquellen verwendet werden.
