Rolle eines Document Managers

Ein Dokumentenmanager ist ein Mitglied des IT-Personals, dessen Ziel es ist, den gesamten Workflow der Dokumentation innerhalb eines Unternehmens zu organisieren, zu aktualisieren und zu verbessern. Unternehmen sind die größten Arbeitgeber für Dokumentenmanager, obwohl bestimmte Branchen - wie größere Immobilienfirmen, Rechtsberatung, Finanzierung, Krankenversicherung und Versicherung - ungeachtet ihrer Größe wahrscheinlich einen Dokumentenmanager zur Verfügung haben. Die meisten Positionen im Dokumentenmanager erfordern mindestens ein bis drei Jahre Berufserfahrung. Absolventen von Hochschulabsolventen mit Spezialausbildung können sich jedoch direkt in die Position begeben. Die Kenntnis einer bestimmten Software, wie Dokumentenverwaltungssystemen und / oder Kundenbeziehungsverwaltungsprogrammen, ist für die Jobfunktion unerlässlich. Dokumentenmanager haben fünf Hauptaufgaben: die Erreichbarkeit verbessern, Dokumente archivieren, Informationen aktualisieren, die Rückverfolgbarkeit aufzeichnen und Dokumente abrufen.

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Erhöhen Sie die Zugänglichkeit

Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Dokumente wie Anschreiben, Marketingmaterialien, Lernprogramme und Kundeninformationen, um ihre Arbeit abzuschließen. Traditionell haben die Mitarbeiter diese Dateien für den späteren Zugriff direkt auf ihrer Festplatte gespeichert. Es besteht jedoch ein inhärentes Risiko, dass die Dateien veraltet werden. Darüber hinaus können Mitarbeiter wertvolle Zeit damit verbringen, Festplatten für Dokumente zu verwenden, die sie nie heruntergeladen haben. Ein Dokumentenverwaltungssystem löst alle diese Probleme. Es erstellt einen zentralen Punkt, in dem alle Dokumente gespeichert werden. Darüber hinaus können dieselben Dokumente über eine Website mit Mitarbeitern und Kunden geteilt werden. Die meisten Dokumentenverwaltungssysteme können problemlos auf einer Website ausgegeben werden. Der Vorteil ist, dass jeder mit einer Internetverbindung darauf zugreifen kann und keine zusätzliche Software oder Installationen zum Anzeigen benötigt (es kann einen Benutzernamen und ein Kennwort erfordern, dies kann jedoch angegeben werden).

Dokumente archivieren

Die IRS schreibt vor, dass Finanzinstitute die Dokumentation eines Kunden fünf Jahre nach Schließung des Kontos aufbewahren. Das Justizministerium benötigt einen noch längeren Zeitrahmen für Anwaltskanzleien, was bedeutet, dass all diese Akten irgendwohin gehen müssen. Dokumentenmanager archivieren Dokumente in der Regel chronologisch, einige bevorzugen jedoch in alphabetischer Reihenfolge, abhängig von der zu speichernden Informationsmenge. Wenn es sich um ein papierloses Büro handelt, sollten die Dokumente gesichert werden (an zwei verschiedenen Speicherorten) und dann vom Server gelöscht werden.

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Dokumente aktualisieren

Abhängig von der Größe der Organisation können Schreibfähigkeiten ein Schlüsselelement für die Rolle eines Dokumentenmanagers sein. Anschreiben, Vorlagen und Tutorials erfordern ständige Aktualisierungen, um relevant zu bleiben. Darüber hinaus erhalten Datenschutzerklärungen, Blanko-Verträge und technische Dokumente etwa einmal pro Jahr geringfügige Änderungen. Unabhängig davon, ob der Dokumentmanager diese Änderungen persönlich vornimmt oder nicht, es liegt in seiner Verantwortung, sicherzustellen, dass jeder die aktuellsten Versionen verwendet. Am einfachsten geht dies mit einem Dokumentenmanagementsystem.

Rückverfolgbarkeit aufzeichnen

Dokumente ändern sich, und es ist die Verantwortung des Dokumentenmanagers, zu wissen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Die Rückverfolgbarkeit ist eine Standardfunktion der meisten Dokumentenverwaltungssoftware. Ein Dokumentenmanager kann jedoch die Rückverfolgbarkeit ohne Software nachverfolgen, indem er jedes Dokument schreibgeschützt macht und angeforderte Änderungen protokolliert, sobald sie empfangen werden.

Dokumente abrufen

Es gibt Zeiten, in denen ein Dokumentmanager Elemente suchen muss, die bereits archiviert sind. Meistens liegt dies an Audits, Gerichtsverfahren und Naturkatastrophen, die alle eine genaue Aufzeichnung vergangener Ereignisse erfordern. Aus diesem Grund müssen Dokumentenmanager Materialien so logisch und genau wie möglich archivieren. Auf diese Weise kann jeder Dokumentenmanager auf die erforderlichen Datensätze zugreifen, unabhängig davon, wer sie ursprünglich gespeichert hat. Wenn Sie sich auf Naturkatastrophen vorbereiten möchten, sollten Sie ein Backup des Büroservers außerhalb des Büros speichern. Bewahren Sie es nach Möglichkeit in einer anderen Region auf, z. B. in einem Satellitenbüro.