So wählen Sie die richtige Zeiterfassungs-App für Ihr Unternehmen aus

Das Erfassen von fakturierbaren Stunden ist ungefähr so ​​aufregend wie das Planen eines Wurzelkanals.

Die Zeiterfassung ist ein notwendiges Übel, um die Arbeit zu dokumentieren und die Bezahlung zu rechtfertigen. Es ist jedoch zeitaufwendig und bei manueller Ausführung fehleranfällig.

Unabhängig davon, ob Sie ein Freiberufler, ein Inhaber eines kleinen Unternehmens oder ein leitender Angestellter eines Unternehmens sind, die Zeiterfassungssoftware kann die Stundenerfassung rationalisieren, die Genauigkeit verbessern und die Verwaltung abrechnungsfähiger Stunden erleichtern.

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Die Vorteile der richtigen Zeiterfassungs-App sind enorm.

Daten aus einer Cloud-basierten App können in Ihr Arbeitszeitblatt-Programm importiert werden, um die Abrechnungseffizienz zu erhöhen und das mit manueller Arbeitszeiterfassung verbundene Risiko für menschliche Fehler zu minimieren. Zeiterfassungs-Apps können die Abrechnungskosten senken, die Abrechnung und die Debitorenbuchhaltung beschleunigen und die Reisekosten automatisieren.

Kurz gesagt: Mit der richtigen Time-Tracker-App können Sie genau bestimmen, wie rentabel Ihre Geschäftsprojekte und Ihr Unternehmen sind.

Aber wie entscheiden Sie sich bei so vielen verschiedenen Time-Tracker-App-Optionen für Ihr Unternehmen? Beachten Sie die folgenden vier Punkte:

1. Benutzerfreundlichkeit

Hüten Sie sich vor „Demotäuschungen“. Die einfachste Benutzeroberfläche bedeutet nicht immer, dass diese App am einfachsten zu verwenden ist oder dass sie zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Jede App zum zeitgesteuerten Tracker enthält eine erste Lernkurve.

Je größer Ihre Organisation ist und je komplexer Ihre Teams und Projekte sind, desto mehr Aufwand müssen Sie in einen unternehmensweiten Start investieren. Die Kompatibilität mit der vorhandenen Abrechnungssoftware Ihres Unternehmens wie QuickBooks oder Oracle ist unerlässlich.

Die gesamte Zeiterfassungssoftware wird einige Zeit in verschiedenen Abteilungen einsetzen. Lassen Sie sich also nicht von der einfachsten Schnittstelle täuschen. Suchen Sie nach Apps, die intuitiv sind und über alle Funktionen verfügen, die Sie benötigen.

2. Flexibilität

Die richtige Time-Tracker-App ist flexibel genug, um Ihre speziellen Anforderungen zu erfüllen. Ein Designer möchte beispielsweise sehen, welche der seinen Kollegen zugewiesenen Aufgaben abgeschlossen sind. Visuelle Hinweise, wie ein Balken, der von Grün zu Rot wechselt, sowie Fälligkeitstermine für verschiedene Aufgaben, die ein komplettes Projekt ausmachen, können Ihre Mitarbeiter drastisch beschleunigen.

Die meisten Menschen verarbeiten visuelle Informationen schneller. Stellen Sie sich eine Arbeitszeittabelle vor, die den Fortschritt jeder Aufgabe anzeigt. Auf diese Weise können Sie alles von einem einzigen Desktop oder mobilen Gerät aus nachverfolgen und steuern, ohne dass Sie herumspringen müssen.

Zur Erhöhung der Flexibilität enthält WorkflowMax beispielsweise sechs Optionen für die Nachverfolgung:

1. Möglichkeit, die Start- und Endzeit manuell einzugeben.
2. Möglichkeit, die genaue Anzahl der geleisteten Stunden einzugeben.
3. Ein einfacher Start- und Stopp-Timer, der die tatsächlich geleisteten Stunden aufzeichnet.
4. Ein speziell entwickeltes Adobe-Widget, mit dem Motive die Zeit in Adobe-Produkten wie Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro und Prelude verfolgen können.
5. Mit dem mobilen Timer können Sie unterwegs die Uhrzeit eingeben.
6. Mehrere Desktop-Widgets von Drittanbietern, die in WorkflowMax integriert sind und erweiterte Funktionalität und Flexibilität bieten, einschließlich einer visuellen Erinnerung an aktuelle und anstehende Aufgaben.

Als Chef können Sie die Arbeitszeittabellen je nach Projektdauer auch täglich oder wöchentlich bearbeiten. Es gibt andere Tools für die Zeitverfolgung wie z. B. Due, die über ähnliche Funktionen verfügen, einschließlich der nahtlosen Integration von Rechnungen und Rechnungen.

3. Vollständige Anpassung

Während Flexibilität wichtig ist, sind vollständige Anpassungsmöglichkeiten noch wichtiger. Die App muss mit den Systemen, Prozessen und Software arbeiten, die Sie bereits installiert haben. Können beispielsweise Änderungen vorgenommen werden, wenn Änderungen an der App selbst vorgenommen werden müssen?

Bei den Anpassungsoptionen ist es besonders wichtig, Integrationen von Drittanbietern zu prüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Time Tracker die Apps unterstützt, die Ihr Unternehmen bereits verwendet, wie Forecast, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe und PayPal, um nur einige zu nennen.

Auf diese Weise kann Ihre neue App problemlos in Ihr aktuelles App-Ökosystem eingefügt werden. Bei richtiger Wahl funktionieren alle Ihre Apps nahtlos und schieben Daten von einer zur nächsten, ohne dass eine doppelte Eingabe erforderlich ist.

Nehmen Sie zum Beispiel das IT-Unternehmen Conquest Solutions. Conquest Solutions nutzte Xero bereits als Buchhaltungsplattform sowie FreshDesk, um ihren Kunden IT-Support zu bieten. Aus diesem Grund haben sie sich für eine Zeiterfassungs-App entschieden, die in ihr vorhandenes "App-Ökosystem" integriert ist.

Support-Tickets wurden automatisch von den FreshDesk-Anforderungen an ihren Time Tracker übertragen, wodurch sie Rechnungen erstellen und Kunden in Rechnung stellen konnten. Unmittelbar nach der Implementierung sah Conquest Solutions Vorteile: Die Angebotszeit wurde um 66% gesenkt, die Tagesrate um 24% erhöht und (dank der Transparenz, die ihr App-Ökosystem bietet), hat es nie Streit um eine Rechnung gegeben.

4. Intuitives Design

Die besten Apps verfügen sowohl über eine optisch ansprechende Oberfläche als auch über eine leistungsstarke Backend-Funktionalität. Wir haben ein bisschen darüber gesprochen, warum leistungsstarke Backend-Funktionen (einschließlich der Möglichkeit, die App vollständig an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen) so wichtig sind.

Aber warum ist das visuelle Design so wichtig?

Design kann unsere Emotionen erheblich beeinflussen. Und unsere Emotionen, insbesondere, ob Ihre Mitarbeiter das Gefühl Ihrer Time-Tracking-App „mögen“, bestimmen, ob sie sie tatsächlich nutzen.

Das Smashing Magazine hat kürzlich diese tiefe Verbindung in „Think your App Is Beautiful? Nicht ohne User Experience Design. “Ästhetik muss nicht mit Usability vereinbar sein.

Bei der Wahl zwischen einem verwendbaren hässlichen Produkt und einem verwendbaren attraktiven Produkt, warum nicht das letztere? Mit anderen Worten geht es bei schönem Design nicht wirklich um Schönheit.

Es geht darum, ob Ihre Mitarbeiter den Time-Tracker für eine einfache Navigation finden und ihn natürlich für den täglichen Bedarf nutzen würden.

Nehmen Sie Ihre Zeiterfassungs-App für eine Testfahrt

Denken Sie daran, dass die Auswahl einer Zeiterfassungs-App, sofern Sie kein freiberuflicher Alleinberuf sind, so sehr auf Ihrer eigenen Erfahrung wie auf der Erfahrung Ihres Mitarbeiters beruht. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der richtigen App, dass eine ausgewählte Gruppe Ihrer Mitarbeiter Ihre letzten ein oder zwei endgültigen Entscheidungen für eine Woche testet.

Wie einfach ist die Annahmefrist?

Konnten sie die App navigieren und in ihren Workflow integrieren?

Oder wurde die Verwendung der App schwieriger als die manuelle Nachverfolgung von Stunden?

Bild: WorkflowMax

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