Organisiert zu bleiben ist von grundlegender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Büro reibungslos funktioniert. Als Assistent der Geschäftsleitung wird oft nach einem effizienten Büro gesucht, und wenn Sie nicht bereit sind, kann es hektisch werden. Sie werden aufgefordert, Aufgaben täglich, wöchentlich und monatlich auszuführen. Ohne Organisation ist es leicht, sich zu verwirren und wichtige Termine zu vergessen.
Bereich zu tun
Bestimmen Sie einen Teil Ihres Schreibtisches als Aufgabenbereich, anstatt überall Haftnotizen und Papier zu haben. Legen Sie Gegenstände in eine Kiste oder einen Ordner auf Ihrem Schreibtisch und überprüfen Sie sie regelmäßig während des Tages. Wenn die Aufgaben abgeschlossen sind, entfernen Sie die Elemente vom Schreibtisch in einen "erledigten Ordner" oder in eine Box zum Ablegen. Erstellen Sie zu Beginn eines jeden Tages eine vollständige Liste der Aufgaben für den Tag und legen Sie sie im "To-Do" -Ordner ab. Kratzen Sie Aufgaben ab, wenn sie abgeschlossen sind. Fügen Sie Aufgaben hinzu, sobald diese zu Ihnen kommen, und stellen Sie am Ende des Tages sicher, dass alles abgeschlossen ist.
$config[code] not foundTage einstellen
Bestimmen Sie Tage für wöchentliche Aufgaben. "Sie können Ihre Woche so gestalten, dass Sie in gewissem Umfang wissen, was Sie tun werden", sagt Victoria Moran vom OfficePRO Magazine. Wählen Sie zum Beispiel den Mittwoch als Futtertag aus und bewahren Sie Papiere auf, die bis zum Ende der Zeit in einer Kiste aufbewahrt werden müssen. Oder freitags kleine Bargeld. Dies kann auch mit täglichen Aktivitäten funktionieren. Moran schlägt vor, zu bestimmten Tageszeiten Sprache und E-Mail zurückzugeben. (REF1) Auf diese Weise müssen Sie nicht anhalten, was Sie tagsüber häufig tun.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtFarbcodierung
Mithilfe der Farbcodierung können Sie organisieren, was wann zu erledigen ist. "Denken Sie immer darüber nach, welche Aufgaben Sie ausführen und wie oft Sie sie ausführen", sagt Judith Allen von Admin Secrets. (REF2) Wöchentliches Codeing einer Farbe wie Rot; Geben Sie tägliche Aufgaben blau, monatliche Aufgaben gelb und so weiter. Legen Sie Aufgaben in Code-Ordnern ab und nehmen Sie Ihren Kalender mit einem farbigen Quadrat dahinter. Geben Sie in elektronischen Kalendern die Wörter in den Aufgabenfarben ein, wenn Sie keine Box erstellen können.
Verantwortung teilen
Das Teilen von Verantwortlichkeiten ist ein wesentlicher Bestandteil, um organisiert zu bleiben. Es mag schwierig erscheinen, da Sie die Person sind, an die die meisten Aufgaben delegiert werden, aber es ist möglich. Manchmal hängt die Aktualität Ihrer Aufgabe von den Handlungen Ihrer Vorgesetzten und Kollegen ab. Wenn Sie für das Bilanzbuch zuständig sind, geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Frist, bis sie ihre Stubs abgeben können. Lassen Sie sie sich auch bei jedem Scheck abmelden, den Sie dem Buch entnehmen. Wenn Ihr Chef eine Reise unternimmt, lassen Sie ihn aufschreiben oder geben Sie eine Checkliste an, was zu tun ist. Dann geben Sie ihm eine Kopie der Liste, um sicherzustellen, dass Sie beide auf derselben Seite sind. Geben Sie Ihren Mitarbeitern außerdem spezielle Ordner, um alle Kassenbelege in einem Ordner abzulegen. Auf diese Weise müssen Sie niemanden jagen, wenn es Zeit ist, die Schublade abzustimmen.
