Ein Vertriebsadministrator führt Schlüsselfunktionen aus, um Vertriebsteams in verschiedenen Bereichen wie Informationstechnologie, Finanzen und Telekommunikation zu unterstützen. Ein Vertriebsadministrator führt auch administrative Aufgaben für Vertriebsmitarbeiter aus. Vertriebsadministratoren arbeiten normalerweise in einer dynamischen, vertriebsorientierten Umgebung und berichten an den leitenden Vertriebsleiter ihrer Abteilung.
Hauptaufgaben
Zu den Aufgaben eines Vertriebsadministrators gehört in der Regel die Bearbeitung der durch Verkaufs- und Terminplanungstermine erzeugten Unterlagen, um Besuche vor Ort bei bestehenden Kunden durchzuführen, wie auf der Website von Prospects angegeben. Sie bearbeiten Verträge, die von Vertriebsmitarbeitern erworben wurden, und pflegen eine genaue Datenbank mit Kundendaten wie Rechnungsangaben, Produktpräferenzen und Korrespondenzadressen. Ein Vertriebsadministrator führt außerdem Aufzeichnungen über Besuche vor Ort, stellt sicher, dass die Waren termingerecht an die Kunden geliefert werden, und führt wöchentlich aktualisierte Aufzeichnungen über Verkaufszahlen. Diese Zahlen werden zu Vergleichszwecken mit den Umsatz- und Umsatzzielen des Unternehmens verwendet. Sie werden analysiert und in Berichten zur Beurteilung durch das höhere Management zusammengefasst.
Rolle des Kundenservices
Ein Vertriebsadministrator ist für die Verarbeitung von Rechnungen, das Einrichten von Zahlungskonten per Banküberweisung oder Kreditkarte sowie für die Untersuchung überfälliger Zahlungen verantwortlich. Er erstellt auch Schätzungen für ein Produkt, wenn dies von einem Kunden verlangt wird, und überwacht aufmerksam den Fortschritt der laufenden Bestellungen. Ein Vertriebsadministrator fungiert auch als Kundendienstmitarbeiter, der den Zustrom von Kundenanfragen und Reklamationen bearbeitet und priorisiert. Er versucht, jederzeit eine gute Beziehung zwischen dem Kunden und dem Unternehmen herzustellen, um das zukünftige Geschäft zu sichern. An anstrengenden Tagen kann ein Vertriebsadministrator gebeten werden, die Empfangspflichten zu erfüllen, z. B. telefonische Anfragen entgegenzunehmen und etwaige besuchende Kunden zu prüfen, wie auf der Keyfort-Website angegeben.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtZeitmanagement und Marketing
Ein Vertriebsadministrator benötigt ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Zeitmanagement, muss sich in der schriftlichen und verbalen Kommunikation auskennen und in einer frenetischen Umgebung Multitasking betreiben können. Er ist für das Tagebuchmanagement von Vertriebsmitarbeitern verantwortlich, organisiert Besprechungen und sorgt dafür, dass ausstehende Rechnungen termingerecht verarbeitet werden. Von Vertriebsadministratoren wird manchmal erwartet, dass sie Wochenenden oder längere Stunden arbeiten, wenn eine wichtige Verkaufskampagne durchgeführt wird. Ein Vertriebsadministrator kann auch mit der Unterstützung von Marketingforschungsprojekten zur Beurteilung der Kundenbedürfnisse beauftragt werden. Er hilft bei der Vorbereitung von Unternehmensnewslettern und erarbeitet gemeinsam mit der Marketingabteilung Post- und E-Mail-Kampagnen. Von Vertriebsadministratoren wird erwartet, dass sie über grundlegende Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsanwendungen verfügen, um genaue Verkaufsberichte zu erstellen.
