Memos - kurz für Memorandum - sind fast identisch mit Buchstaben. Ein Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, dass Briefe Informationen an Personen außerhalb einer Organisation übermitteln, während Memos im Allgemeinen an Personen im Inneren geschrieben werden. Ein weiterer Unterschied zwischen Briefen und Memos ist das Format. Ein Brief verwendet eine Anrede ("Sehr geehrte Damen") und ein Ende ("Mit freundlichen Grüßen"). ein Memo nicht. Ein Memo enthält immer eine Betreffzeile. Memos können formell oder informell sein, je nachdem, wer sie lesen wird.
$config[code] not foundInhalt planen
Listen Sie die Punkte auf, die Sie in das Memo aufnehmen müssen, und notieren Sie die Informationen, die zur Unterstützung dieser Punkte erforderlich sind. Fügen Sie Hintergrundinformationen hinzu, die erforderlich sind, um dem Thema einen Kontext zu geben.
Bestellen Sie die Informationen. Wenn das Thema komplex, unangenehm oder kontrovers ist, sollte der Hintergrundkontext wahrscheinlich zuerst gehen. Ansonsten fange mit der Hauptidee an.
Vergewissern Sie sich, dass Sie keine unterstützenden oder Hauptinformationen enthalten.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtSammeln Sie Begleitdokumente, die Sie als Referenz benötigen, wenn Sie Ihr Memo schreiben.
Formatieren Sie das Memo
Prüfen Sie, ob in Ihrem Unternehmen ein bevorzugtes Format für Interoffice-Memos vorhanden ist. Einige Unternehmen haben sogar Vordrucke vorgedruckt. Verwenden Sie das bevorzugte oder vorgedruckte Format, falls verfügbar.
Legen Sie die Ränder fest, wobei am oberen und unteren Rand mindestens 1 1/2 Zoll und auf jeder Seite ein Abstand von 1 Zoll verbleibt. Der Inhalt der Notiz sollte auf der Seite zentriert sein. Wenn das Memo sehr kurz ist, sollten die oberen und seitlichen Ränder erhöht werden.
Legen Sie den Stil des Textverarbeitungsdokumentes für das Blockierungsformat fest: Linksausrichtung, einfacher Abstand, Leerzeichen zwischen den Absätzen.
Erstellen Sie eine Überschrift
Geben Sie Überschriftenkomponenten ein, um die Notiz zu beginnen, eine Komponente pro Zeile mit einfachem Abstand. Jeder Komponente sollte ein Doppelpunkt folgen. Zum Beispiel: Datum: Bis: Von: Betreff:
Geben Sie die Betreffinformationen mit einem Titelstil ein. Das heißt, die Wörter in dem Betreff sollten alle großgeschrieben werden, mit Ausnahme von Artikeln, Präpositionen und Konjunktionen mit weniger als vier Buchstaben, es sei denn, sie beginnen oder enden mit dem Titel. Machen Sie das Thema spezifisch.
Füllen Sie die Zeilen "Datum", "Bis" und "Von" aus und richten Sie das erste Wort mit dem ersten Wort der Betreffzeile aus. Das Datum sollte mit einem ausgesprochenen Monat - beispielsweise dem 4. Juli 2020 - angegeben werden. Verwenden Sie vollständige Namen für die Zeilen "Bis" und "Von".
Erstellen Sie auf der zweiten und den folgenden Seiten eine Überschrift, wenn die Notiz länger als eine Seite läuft. Wenn das Memo an mehrere Empfänger gerichtet ist, verwenden Sie eine verkürzte Form der Betreffzeile, ein Leerzeichen und das Datum, dann wieder ein Leerzeichen und die Seitennummer. Bei einer Person können Sie ein alternatives Formular verwenden, das den Namen des Lesers, die Seitennummer und das Datum in einer Zeile aufführt, den Namen rechts ausgerichtet, die Nummer zentriert und das Datum links ausgerichtet.
Schreibe den Körper
Schreiben Sie einen einleitenden Absatz, wenn der Leser dies für den Kontext benötigt. Dieser Absatz gibt einen Überblick über das Problem, das im Memo angesprochen werden soll, und / oder aktualisiert den Speicher des Lesers zu früheren Mitteilungen über das Thema.
Nennen Sie die Grundidee des Memos. Dies ist die Anfangszeile, wenn Sie keinen einleitenden Absatz geschrieben haben. Hier kündigen Sie Richtlinien, Lösungen, Entscheidungen, Empfehlungen, Ergebnisse oder Ereignisse an. Wenn es keine Einführung gab, geben Sie einen kurzen Kontext an, z. B. "Wie wir besprochen haben …" oder "Da die Cafeteria lange Schlangen hat …"
Geben Sie alle erforderlichen Informationen an, um die Informationen zu erläutern, zu unterstützen oder vollständig zu vermitteln, die der Leser benötigt, um das Thema zu verstehen.
Zu Ende bringen
Geben Sie unten Notizen an, z. B. "cc:", wenn Sie eine Kopie des Memos an eine andere Person als die in der Überschrift angegebene Person senden.
Bearbeiten Sie die Notiz. Stellen Sie sicher, dass Rechtschreibung und Grammatik korrekt sind, Ideen entwickelt werden und dass der Leser versteht, was Sie sagen müssen.
Drucken Sie das Memo aus und initialisieren Sie es. Einige Organisationen möchten, dass die Initialen neben der Zeile "Von" in der Kopfzeile stehen. Andere wollen die Initialen unten. Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien.
Spitze
Ob Sie ein Memo an einen Vorgesetzten oder einen Untergebenen, an mehrere Personen schreiben oder andere über kontroverse oder unwillkommene Themen informieren, halten Sie den Ton sachlich und formal. Halten Sie Ihre Memos kurz, klar und gut lesbar.
Warnung
Denken Sie beim Schreiben daran, dass Memos nicht mehr zeitweilig wie früher sind. Die Inhalte bleiben wahrscheinlich unbegrenzt bestehen und werden als Aufzeichnung der Aktivitäten und der Geschichte des Unternehmens aufbewahrt. Schreiben Sie also im Blick auf Dauer.
