Wie schreibe ich ein Protokoll für die Vereinigung?

Das Protokoll der Versammlung eines Verbandes oder einer Organisation ist das offizielle Protokoll der vom Vorstand der Gruppe ergriffenen Maßnahmen, sie sind jedoch nicht als umfassende Protokolle gedacht. Zu viele Details können ein verwirrendes Bild dessen vermitteln, was ein Meeting geleistet hat, und zu Fehlinterpretationen führen. Der Schlüssel zum Schreiben eines geeigneten Besprechungsprotokolls besteht darin, präzise und genau zu sein und den üblichen Praktiken zu folgen.

$config[code] not found

Beginnen Sie das Protokoll mit dem Namen der Organisation und notieren Sie das Datum und den Ort der Besprechung. Das Protokoll sollte alle anwesenden Vorstandsmitglieder, das Vorhandensein eines Quorums und den Zeitpunkt der Einberufung der Sitzung zur Kenntnis nehmen. Das Sekretariat sollte auch die Zeit festhalten, zu der die Vorstandsmitglieder zu spät eintreffen oder früh abreisen, um eine klare Aufzeichnung darüber zu erhalten, wer bei der Abstimmung anwesend war.

Befolgen Sie die Tagesordnung, um Punkte zu überprüfen, die zuerst auftauchen, wie Korrekturen und Ergänzungen des Protokolls der vorherigen Sitzung, Annahme des Berichts eines Schatzmeisters oder Präsentation von Ausschussberichten, die keine weiteren Maßnahmen erfordern. Bei schriftlichen Berichten wie einem Update des Schatzmeisters fügen Sie den Bericht einfach dem Protokoll bei. Für mündliche Berichte kurz zusammenfassen.

Zeichnen Sie auf, was ein Vorstand unternimmt, nicht aber einen laufenden Dialog zwischen den Vorstandsmitgliedern. Wenn ein Antrag gestellt wird, notieren Sie, wer den Antrag gestellt hat und wer abgeordnet wurde, sowie das Ergebnis der Abstimmung. Beachten Sie andere Maßnahmen, die auf der Sitzung ergriffen werden und nicht der Abstimmung unterliegen, wie z. B. der Präsident des Verwaltungsrats, der Aufgaben für eine bevorstehende Verbandsveranstaltung zuweist, Vorstandsmitglieder, die sich freiwillig für die Mitgliedschaft im Ausschuss melden, und Diskussionen über zukünftige Aktivitäten. Das Protokoll sollte eine kurze Zusammenfassung aller anderen Diskussionen enthalten.

Fassen Sie die unter dem Tagesordnungspunkt "New Business" angesprochenen Themen zusammen. Das neue Geschäft könnte alles Mögliche sein, sollte aber in erster Linie das Thema, den Ersteller und alle Anweisungen des Präsidenten oder der Geschäftsleitung widerspiegeln, die sich mit dem Thema befassen oder "schauen" hinein."

Beenden Sie das Protokoll mit Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Meetings. Legen Sie die Protokolle gemäß den Anweisungen der Vorstandsvorsitzenden oder des Präsidenten ab, z. B. online oder in einem dafür vorgesehenen Aktenschrank.