Ablagesysteme legen Büroabläufe fest, die Informationen nach einheitlichen Regeln organisieren, die das Auffinden von Informationen erleichtern. Ablagesysteme organisieren Dokumente, die andere Personen und Organisationen an das Unternehmen senden, Aufzeichnungen der internen Aktivitäten des Unternehmens und Aufzeichnungen von Informationen, die das Unternehmen an andere Unternehmen und Personen sendet.
Posteingang und Postausgang
Der Postausgang enthält ausgehende Dokumente, bevor sie verteilt werden. Zu ausgehenden Dokumenten gehören ausgehende E-Mails, Faxe oder Dokumente, die gescannt und E-Mails an Entitäten außerhalb der Organisation gesendet werden sollen. Der Posteingang enthält eingehende Dokumente, bevor sie abgelegt oder intern verteilt werden. Diese Dokumente enthalten Memos; Dokumente, die ein neues Projekt, eine Initiative oder einen Kunden detailliert beschreiben; und Dokumente, die in der Post kommen. Einige Posteingänge haben zwei Abschnitte. Ein Abschnitt enthält Dokumente mit vorhandenen Dateien und ein anderer Abschnitt enthält Dokumente, die eine neue Datei benötigen.
$config[code] not foundDateien und Kategorien
Dateien sind Ordner, die Informationen enthalten, die nach Name, Datum, Betreff, Ort, Projekt oder anderen Daten zusammengehören. Mehrere Dateien sind nach Kategorien gruppiert. Oft wird diesen Kategorien eine Farbe zugewiesen und farbcodierte Ordner oder Aufkleber dienen zum einfachen Nachschlagen auf diese Kategorien. Ablagesysteme legen die logische Anordnung einzelner Dateien innerhalb einer Kategorie fest. Zum Beispiel kann eine Arztpraxis farbcodierte Kategorien haben, die jedem Buchstaben des Alphabets für die Nachnamen der Patienten entsprechen. Andere Ablagesysteme ordnen Dateien nach Thema, numerischen, geographischen und chronologischen Kategorien und Positionen an.
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Eingehende E-Mails werden in Dateien gespeichert, die sich auf die Informationen in den Dokumenten beziehen. Unternehmen legen Kopien der Antworten auf eingehende E-Mails in derselben Datei wie die ursprünglichen eingehenden Dokumente an. Einige Unternehmen stempeln Fotokopien der beendeten Antworten, um sie von noch nicht gelieferten Antworten zu unterscheiden. Ebenso werden Fotokopien ausgehender Dokumente in Dateien gespeichert, die sich auf Informationen in den Dokumenten beziehen, und in derselben Datei gespeichert wie jede Antwort, die das Unternehmen auf diese Dokumente erhält.
Interne Verteilung
Der Posteingang enthält Dokumente, die innerhalb einer Organisation verteilt sind, einschließlich Post für einzelne Mitarbeiter, Memos und andere physische Dokumente, die einzelne Mitarbeiter erhalten. Interne Dokumente für den Posteingang werden an die Mitarbeiter verteilt, indem die Dokumente in Mitarbeiter-Dropboxen abgelegt werden, und manchmal auch durch Scannen oder Faxen an externe Mitarbeiter.
Archivierungsschlüssel
Wenn keine vorhandene Datei existiert, die logisch einem neuen Dokument entspricht, wird eine neue Datei erstellt, um sie zu speichern. Ebenso wird eine neue Kategorie für ein neues Dokument erstellt, wenn keine vorhandene Kategorie vorhanden ist, die zum Dokument passt. Dateischlüssel stellen einen Index für ein Dateisystem bereit. Dateischlüssel listen und codieren alle Kategorien in einem Ablagesystem und geben an, wie Informationen in jeder Kategorie organisiert sind. Bei der Erstellung einer neuen Kategorie wird der Dateischlüssel aktualisiert und an den Rest des Personals verteilt oder an einem zentralen Bezugspunkt angezeigt.
