Mitarbeiter der Büroverwaltung unterstützen Büroangestellte. Sie führen Aufzeichnungen und Ablagesysteme und sind häufig für die Dateneingabe zuständig.Sie können eine Datenbank mit Kunden oder Inventar unterhalten und Korrespondenz für den Postversand erstellen, Post lesen und an die richtige Abteilung weiterleiten. Das allgemeine Ziel eines Büroadministrators ist es, die Arbeit seines Vorgesetzten zu erleichtern.
Datenbankmanagement
Von einem Mitarbeiter der Büroverwaltung wird normalerweise nicht erwartet, dass er eine Datenbank aufbaut. Es ist jedoch erforderlich, dass Sie Details eingeben und Aufzeichnungen abrufen können, die bestimmte Kriterien erfüllen. Sie müssen auch Berichte basierend auf Datenbankinformationen erstellen. Diese Berichte werden in der Regel an leitende Angestellte weitergeleitet oder in einer Konferenz präsentiert.
Korrespondenz vorbereiten
Die Korrespondenz kann ein Einzelbrief oder ein Newsletter sein, der für alle Kunden bestimmt ist. Mitarbeiter der Büroverwaltung müssen Memos und Ankündigungen vorbereiten und sie an alle Mitarbeiter senden. Von den Mitarbeitern der Büroverwaltung wird erwartet, dass sie sich mit E-Mail-Anfragen befassen und die E-Mail entweder an die zuständige Abteilung weiterleiten.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtZeitplanmanagement
Die Buchung von Terminen, die Planung von Konferenzen und das Informieren der Mitarbeiter über Zeitpläne bedeutete traditionell, alle Termine in einem zentralen Tagebuch aufzuschreiben und wöchentliche oder tägliche Aktualisierungen an die Mitarbeiter zu senden. Jetzt wird der größte Teil der Zeitplanung elektronisch mit Datenverwaltungsprogrammen wie Outlook, iCal oder Eudora abgeschlossen. So kann ein Mitarbeiter der Büroverwaltung mehrere Kalender elektronisch aktualisieren und veröffentlichen. Dadurch können andere Mitarbeiter die Kalender gleichzeitig überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Beantworten Sie die Telefone
Mitarbeiter der Büroverwaltung beantworten Telefone und handeln entweder mit Kunden oder übertragen sie an eine Abteilung, die besser geeignet ist, um ihre Fragen zu beantworten. Es ist auch die Aufgabe der Mitarbeiter der Büroverwaltung, detaillierte Nachrichten zusammen mit den Kontaktinformationen des Anrufers aufzuzeichnen.
