E-Mails sind möglicherweise wichtig, aber wenn Sie nicht auf die richtige Art und Weise kommunizieren, können Sie Ihrem Unternehmen schaden.
Es gibt einige Regeln und Richtlinien für geschäftliche E-Mail-Etikette, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mail-Kommunikation solide ist. Hier sind 50 Tipps.
Tipps für geschäftliche E-Mail-Etikette
Besitzen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Bevor Sie mit dem E-Mail-Versand beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse korrekt ist. Idealerweise haben Sie eine offizielle E-Mail-Adresse, die mit der URL Ihres Unternehmens endet. Wenn Sie jedoch ein persönliches Google Mail-Konto oder ähnliches verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie es mit Ihrem Namen oder Ihren Initialen einfach halten, anstatt zu versuchen, süß oder witzig zu werden.
$config[code] not foundFügen Sie einen direkten Betreff ein
In jede E-Mail sollte ein Betreff eingefügt werden, der den Inhalt der E-Mail genau widerspiegelt. Nur ein paar Wortzusammenfassungen geben dem Empfänger eine Vorstellung davon, was er erwartet, bevor er Ihre Nachricht tatsächlich liest.
Verwenden Sie nur "Allen antworten", wenn dies erforderlich ist
Wenn Sie E-Mails erhalten, die alle Personen in Ihrer Organisation oder auch nur wenige Personen enthalten, werden Sie möglicherweise versucht, alle Personen in Ihre Antwort aufzunehmen. Dies kann jedoch zu viel Zeitverschwendung für die Menschen führen, wenn die Nachricht für sie nicht relevant ist. Seien Sie also vorsichtig und antworten Sie erst dann, wenn es absolut notwendig ist.
Korrekturlesen
Sie möchten sich nicht die Zeit nehmen, um eine großartige E-Mail-Nachricht zu erstellen, nur um sie mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern übersät zu haben. Nehmen Sie sich daher vor dem Senden eine Minute Zeit für Korrekturlesen und Rechtschreibprüfung, damit Sie mögliche Fehler erkennen können.
Erneut für Tone lesen
Sie sollten Ihre Nachricht jedoch auch wirklich durchlesen, damit Sie wissen, wie Ihr Empfänger sie lesen wird. Manchmal kann der Ton in der E-Mail verloren gehen. So stellen Sie sicher, dass es liest, wie Sie beabsichtigen.
Kümmere dich um deine Manieren
Und natürlich sollten Sie in jeder Nachricht Süßigkeiten wie bitte hinzufügen und danke.
Halten Sie es für Kunden / Vorgesetzte formeller
Es gibt viele verschiedene Formalitäten, wenn es um E-Mails geht. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Beziehung zu jeder Person in Betracht ziehen, bevor Sie sich zu wohl fühlen. "Hey Leute" könnte eine passende Begrüßung für Ihre Freunde sein. Wenn Sie jedoch mit Kunden umgehen, möchten Sie es wahrscheinlich etwas professioneller halten.
Verwenden Sie die Formalität für neue Kontakte
Ebenso ist es eine gute Idee, die Dinge mit Leuten, die Sie zum ersten Mal per E-Mail senden, recht förmlich zu gestalten, bis Sie sie gut genug kennen, um sie zu ändern.
Verwenden Sie eine akzeptable Begrüßung
Insbesondere möchten Sie die Begrüßungen berücksichtigen, die Sie für jede Person verwenden. Im Allgemeinen sollten Sie „Hey…“ für Leute behalten, die Sie ziemlich gut kennen. "Hallo" und vollständige Namen sind eher für Kunden oder erstmalige Kontakte geeignet.
Bleib bei der Sache
Im eigentlichen Textkörper Ihrer E-Mail möchten Sie sie so kurz wie möglich halten. Lassen Sie den Empfänger keinen Roman lesen, nur um herauszufinden, worauf es ankommt.
$config[code] not foundUnterbrechen Sie lange Nachrichten
Wenn Sie mehrere Punkte angeben möchten, teilen Sie den Text mit verschiedenen Absätzen oder sogar Zahlen auf, um das Lesen zu erleichtern.
Seien Sie mit Ihrem Aufruf zum Handeln klar
Sie sollten auch überlegen, was der Empfänger mit Ihrer Nachricht tun soll. Wenn Sie nach einer Antwort mit einer bestimmten Information suchen, teilen Sie dies am Ende Ihrer E-Mail mit.
Vorsicht bei Akronymen und Jargon
Wenn Sie in Ihren E-Mails Akronyme oder einen branchenspezifischen Jargon angegeben haben, berücksichtigen Sie das Wissen des Empfängers. Wenn Sie beispielsweise mit Kunden in verschiedenen Branchen zu tun haben, möchten Sie vielleicht etwas mehr Informationen als bei Ihren Kollegen.
Betrachten Sie Ihr Schließen
Am Ende jeder E-Mail möchten Sie eine entsprechende Abschlusserklärung auswählen. Verwenden Sie für geschäftliche E-Mails etwas wie „Danke“ oder „Bestes“.
Fügen Sie einen Signaturblock hinzu
Sie können auch einen Signaturblock hinzufügen, der am Ende Ihrer E-Mails weitere Informationen enthält. Geben Sie Ihren Namen und einige Kontaktinformationen an.
Notieren Sie alle Anhänge
Wenn Sie Dokumente an eine E-Mail anhängen, lassen Sie den Empfänger wissen, worum es sich handelt, damit er sie nicht öffnen muss, um es herauszufinden.
Vergessen Sie nicht, anzufügen
Es ist auch üblich, dass Leute sagen, dass sie etwas anhängen und dann vergessen, es tatsächlich zu tun. Also vor dem Absenden nochmal nachschauen.
Überprüfen Sie die Dateigröße
Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie große Dateien anhängen. Tun Sie dies nur, wenn es absolut notwendig ist. Sie können auch versuchen, die Größe der Fotos zu ändern oder die Datei in kleinere Teile zu zerlegen, um sie leichter handhabbar zu machen.
Große ZIP-Dateien
Wenn Sie große Dateien anhängen müssen, fügen Sie sie in eine ZIP-Datei ein, um den Empfänger zu vereinfachen.
Fragen Sie zuerst nach diesen Anhängen
Es empfiehlt sich auch, den Empfänger zu fragen, ob er eine große Datei vorher senden darf. Und dann finden Sie heraus, wann der beste Zeitpunkt für das Senden einer solchen Datei wäre.
Informieren Sie sich über Dateitypen
Prüfen Sie außerdem, auf welche Programme Ihre Empfänger zugreifen können, damit Sie sicher sind, dass sie die von Ihnen gesendeten Anhänge öffnen können.
Senden Sie PDFs wenn möglich
PDF-Dateien können jedoch auf jedem Gerätetyp angezeigt werden. Senden Sie also, wenn möglich, PDF-Dateien anstelle von Dateien, für die ein bestimmtes Programm erforderlich ist.
Öffnen Sie keine Anhänge von Personen, die Sie nicht kennen
Wenn Sie auf der anderen Seite dieser Gleichung einen Anhang in einer E-Mail erhalten, den Sie nicht erwartet haben, sollten Sie ihn vorsichtig öffnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie den Absender nach dem Anhang, bevor Sie ihn öffnen.
Verteilen Sie keine vertraulichen Informationen
Da E-Mails so leicht weitergeleitet und weitergegeben werden können oder versehentlich an die falsche Person gesendet werden können, ist dies nicht das richtige Format für die Weitergabe vertraulicher oder vertraulicher Informationen.
Vorsicht mit Humor
Sie könnten auch versucht sein, Ihren E-Mails etwas Spaß oder Humor hinzuzufügen. Da es jedoch schwierig sein kann, den Ton in E-Mails zu entschlüsseln, stellen Sie einfach sicher, dass er sehr klar ist, oder halten Sie die Witze für Leute, mit denen Sie wirklich vertraut sind.
Halten Sie sich von Silly Fonts fern
E-Mail ist auch nicht der richtige Ort, um mit Designelementen kreativ zu werden. Halten Sie sich an klassische und leicht lesbare Schriftarten.
Bleiben Sie bei Schwarz und Weiß
Halten Sie sich ebenfalls von einzigartigen Schriftfarben und Hintergrundmustern fern. Klassisches Schwarz und Weiß lässt sich am einfachsten lesen.
Beschränkung der Verwendung von Ausrufezeichen
Ausrufezeichen können Ihnen helfen, Aufregung oder Betonung zu vermitteln. Verwenden Sie sie jedoch nicht im Übermaß oder Ihre Nachricht erscheint nicht so professionell.
Vorsicht bei allen Kappen
Alle Caps können auch etwas Akzente setzen. Es kann aber auch schreien. Sofern dies nicht unbedingt erforderlich ist, sollten Sie stattdessen Kursivschrift oder etwas anderes in Betracht ziehen.
Verwenden Sie Emoticons nur bei bestimmten Personen
Wenn es um Smileys und Emoticons geht, halten Sie diese für Gespräche mit Freunden und nahen Kollegen, von denen Sie wissen, dass sie sie nicht falsch interpretieren oder als unprofessionell ansehen.
Betrachten Sie unterschiedliche Kulturen und Sprachen
Manchmal korrespondieren Sie auch mit Menschen aus verschiedenen Kulturen oder mit unterschiedlichen Hintergründen. Berücksichtigen Sie daher beim Erstellen Ihrer Antworten, dass Sie niemanden beleidigen oder verwirren.
Schritt zurück, bevor Sie emotionale Nachrichten senden
Wenn Sie sich jemals in einer Situation befinden, in der Sie eine wütende oder anderweitig emotionale E-Mail senden müssen, basteln Sie Ihre Nachricht und treten Sie eine Weile zurück, um Ihren Kopf frei zu bekommen. Wiederholen Sie die Nachricht anschließend erneut, um sicherzustellen, dass Sie wirklich das sagen, was Sie sagen möchten.
Antworten Sie auf versehentliche Nachrichten
In Situationen, in denen Sie eine E-Mail erhalten, die nicht für Sie bestimmt war, antworten Sie dem Absender, um ihn schnell zu informieren.
Bestätigung für Nachrichten, die Sie nicht sofort erreichen können
Und wenn Sie eine E-Mail erhalten, die für Sie bestimmt war, auf die Sie jedoch nicht sofort reagieren können, teilen Sie dem Absender einfach mit, dass Sie die E-Mail erhalten haben und wann Sie darauf zugreifen können.
Starten Sie eine neue E-Mail-Kette für neue Themen
Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, mit dem Sie häufig korrespondieren, kann es verlockend sein, nur eine Kette ununterbrochen laufen zu lassen. Dies kann es jedoch für Sie schwierig machen, Ihre Gespräche zu organisieren. Beginnen Sie also für jedes neue Thema eine neue Kette.
Nachrichten nur weiterleiten, wenn dies erforderlich ist
Die Weiterleitung kann eine nützliche Funktion für E-Mail-Benutzer sein. Es kann aber auch überlastet werden. Stellen Sie daher vor dem Weiterleiten von Nachrichten sicher, dass sie tatsächlich erforderlich sind, damit Sie keine Personen mit E-Mails bombardieren.
Fügen Sie beim Weiterleiten eine persönliche Nachricht hinzu
Wenn Sie es als notwendig empfinden, E-Mails weiterzuleiten, fügen Sie oben eine persönliche Nachricht hinzu, um zu erklären, anstatt nur nach vorne zu klicken und den Empfänger die gesamte E-Mail ohne Kontext lesen zu lassen.
Inhalt vor dem Weiterleiten prüfen
Wenn Sie eine Nachricht oder andere Informationen weiterleiten, für die Sie sich nicht persönlich verbürgen können, überprüfen Sie die Richtigkeit der Informationen, damit Sie keine Zeit mit Informationen verbringen, die nicht korrekt sind.
Fügen Sie keine Personen zu E-Mail-Listen hinzu, für die sie sich nicht angemeldet haben
Wenn Sie über Gruppen-E-Mail-Ketten oder -Listen verfügen, an die Sie regelmäßig E-Mails senden, fügen Sie dieser Liste nur Personen hinzu, wenn diese Ihnen die Erlaubnis erteilt haben.
Bitten Sie höflich darum, von Listen entfernt zu werden, für die Sie sich nicht angemeldet haben
Wenn Sie jemals zu einer Liste hinzugefügt wurden, für die Sie sich nicht angemeldet haben, haben Sie keine Angst, den Absender zu kontaktieren, und bitten Sie höflich darum, abgenommen zu werden.
Geben Sie den Personen ausreichend Zeit, um zu antworten, bevor Sie Erinnerungen senden
Wenn Sie eine E-Mail gesendet und keine Antwort erhalten haben, möchten Sie möglicherweise eine kurze Erinnerung senden. Stellen Sie nur sicher, dass Sie der Person einen oder zwei Tage Zeit gegeben haben, um zu antworten, je nachdem, wie lange sie normalerweise benötigt.
Kontrolliere deinen Spam ordner
Es ist auch eine gute Idee, Ihren Junk- oder Spam-Ordner zu überprüfen, bevor Sie Erinnerungs-E-Mails an andere Personen senden - nur für den Fall, dass sie ihn bereits gesendet haben.
Verwenden Sie Abwesenheitsnachrichten im Urlaub
Wenn Sie für mehr als ein oder zwei Tage in den Urlaub oder aus dem Büro gehen, richten Sie eine automatische Antwort oder Abwesenheitsnachricht ein, damit die Leute eine schnelle Antwort erhalten, wenn sie Ihnen eine E-Mail senden.
Teilen Sie den Leuten mit, wann Sie antworten
Geben Sie in dieser Nachricht das Datum an, an dem Sie sich wieder im Büro befinden, und wann Sie erwarten, E-Mails zurücksenden zu können, damit sie wissen, wann Sie eine Antwort erwarten.
Geben Sie ihnen einen anderen Ansprechpartner für dringende Angelegenheiten
Und für den Fall, dass Anfragen besonders dringend sind, sollten Sie einen weiteren Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen aufnehmen, mit dem sie Kontakt aufnehmen können.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu
Wenn Sie eine brandneue E-Mail erstellen, beginnen Sie mit Betreff und Inhalt, bevor Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzufügen. Dies verhindert, dass Sie es versehentlich zu früh senden.
Überprüfen Sie den Empfänger erneut
Sie möchten auch sicherstellen, dass Sie es an die richtige Person senden. Überprüfen Sie das also immer, bevor Sie versenden.
Dreifachprüfung der Namensschreibung
Gehen Sie zurück und prüfen Sie noch einmal, ob Sie den Namen der Person in Ihrer E-Mail richtig geschrieben haben. Sie können in diesem Fall nicht zu vorsichtig sein.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Name korrekt angezeigt wird
Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr eigener Name in Ihrer Signatur und im Absenderfeld korrekt angezeigt wird.
Schnell löschen, wenn nötig
Einige E-Mail-Clients wie Google Mail verfügen über eine Funktion, mit der Sie gesendete E-Mails löschen können, wenn Sie dies sofort tun. Wenn Sie vergessen haben, etwas zu überprüfen, löschen Sie die E-Mail schnell, bevor sie beim Empfänger ankommt.
Foto per Shutterstock per E-Mail versenden
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