So schreiben Sie ein Briefing Memo

Eine der Aufgaben von Mitarbeitern, die auf verschiedenen Regierungsebenen tätig sind, ist das Schreiben von Kurzmitteilungen für politische Entscheidungsträger, die die Memos dazu verwenden, sich über Probleme zu informieren und sie bei der Erstellung von Protokollen, Verfahren und Gesetzen zu unterstützen. Ein Briefing Memo ist eine kurze Zusammenfassung einer Ausgabe oder eines Falles, die dem Leser einen Aufruf zum Handeln bietet. Ein erfolgreiches Memo überzeugt den Leser durch konkrete Beweise, die leicht zu verstehen und zu bewerten sind.

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Beginnen Sie das Memo, indem Sie "An:" und "Von:" schreiben. Geben Sie den Namen des Absenders und des Empfängers nach den Doppelpunkten ein. Schreiben Sie in der nächsten Zeile das Datum, an dem Sie das Memo geschrieben haben. Beenden Sie diesen Abschnitt, indem Sie "Betreff:" schreiben, gefolgt von dem Thema, auf das das Memo verweist.

Geben Sie die Aktion an, die der Leser im ersten Satz oder Absatz des Memos ausführen soll.

Halten Sie die Aufmerksamkeit des Lesers aufrecht, indem Sie kurze, kurze Absätze verwenden, die nicht länger als 5 Sätze sind. Listen Sie die Gründe für das Ergreifen von Maßnahmen in einem separaten Absatz auf.

Nutzen Sie empirische Nachweise, um den Leser von der Notwendigkeit der vorgeschlagenen Vorgehensweise zu überzeugen. Geben Sie beispielsweise Wohnungsstatistiken mit niedrigem Einkommen an, wenn Sie eine Änderung in einer bestimmten Bebauungspolitik suchen. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen, die Sie nicht mit Fakten unterstützen können.

Erläutern Sie die alternativen Handlungsabläufe oder Richtlinien und beschreiben Sie deren Vor- und Nachteile.

Vermeiden Sie unnötig wortwörtliche oder formale Ausdrücke, zum Beispiel "nach unserer Diskussion" und Fachjargon, wenn Sie Zahlen und Fakten angeben. Verwenden Sie eine einfache, direkte Sprache, die jeder Leser verstehen kann.

Verwenden Sie im gesamten Memo die aktive Stimme anstelle von Passiv, um zum Handeln zu ermutigen. Wenn Sie den Empfänger des Memos gut kennen, verwenden Sie First-Person-Pronomen wie "Ich" und "Wir", da die Personen mit größerer Wahrscheinlichkeit etwas für diejenigen tun, von denen sie glauben, dass sie sie persönlich kennen. Betonen Sie solche persönlichen Verbindungen weiter, indem Sie Kontraktionen wie "Ich" verwenden.

Wiederholen Sie die Notwendigkeit von Maßnahmen am Ende des Memos. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Frist für die Durchführung einer Maßnahme angeben, die eingehalten werden muss.