Eine Sekretärin, die oft als Verwaltungsassistentin bezeichnet wird, kann jeden im Büro, eine kleine Gruppe von Führungskräften oder eine Führungskraft unterstützen. Eine Junior-Sekretärin berichtet in der Regel an eine leitende Sekretärin oder nimmt die Anweisung von ihr. Das übergeordnete Ziel einer Sekretärin ist es, sicherzustellen, dass die Büroabläufe reibungslos ablaufen.
Verantwortlichkeiten
In der Regel unterstützen Junior-Sekretäre Senior-Sekretäre bei ihren Aufgaben, indem sie ihnen vom Senior-Sekretär übertragene Aufgaben ausführen. Zu den Aufgaben gehören die administrative und sachliche Unterstützung von Fachleuten, das Erstellen von Memoranden, die Begrüßung der Besucher, das Beantworten von Telefonen, das Einhalten von Zeitplänen, die Organisation von Reisevorbereitungen und die Organisation von Firmenveranstaltungen.
$config[code] not foundDie Verantwortlichkeiten einer Sekretärin variieren von Unternehmen zu Unternehmen und hängen in der Regel von der Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ab. In einigen Fällen sind Sekretäre in Teilzeit beschäftigt.
Qualifikationen
Junior-Sekretariatskandidaten müssen über gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie über ein solides Hintergrundwissen verfügen. Kenntnisse der Microsoft Office-Programme wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint sind ebenso wichtig wie Kenntnisse der verschiedenen Telefonsysteme. Die Kandidaten müssen auch gut unter Druck arbeiten, Multitasking mit Effizienz betreiben und sich beim Telefonieren wohl fühlen.
Abhängig von der Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens kann es sein, dass ein Junior-Sekretariatskandidat Kenntnisse in einem bestimmten Bereich oder Computerprogramm benötigt. In diesen Bereichen wird oft der richtige Kandidat ausgebildet.
In bestimmten Fällen ist ein Hochschulabschluss erforderlich. In den meisten Fällen umfassen die Anforderungen eine höhere Schulausbildung oder eine gleichwertige Ausbildung sowie frühere oder verwandte Erfahrungen.
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Trotz der richtigen Qualifikationen müssen Sekretäre geschult werden, um die Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu erlernen. Oft wird diese Schulung von einem leitenden Sekretär durchgeführt, der Aufgaben delegiert. Neu eingestellte Junior-Sekretärinnen erhalten möglicherweise Schulungsmaterial wie Handbücher oder Leitfäden. Die Ausbildung variiert je nach Unternehmen und Branche.
Raum für Wachstum
Oft wird ein Junior-Sekretär befördert, wenn keine leitende Sekretärin abwesend ist oder diese abtritt. Ein neuer Kandidat wird die offene Stelle der Junior-Sekretärin besetzen.
Die Arbeit als Sekretärin ermöglicht es einem Einzelnen, seine Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und sich mit den verschiedenen Facetten eines Unternehmens vertraut zu machen und Beziehungen mit Fachleuten in verschiedenen Abteilungen aufzubauen. In vielen Fällen kann eine Sekretärin zu einer anderen Position innerhalb des Unternehmens befördert werden, die eine größere Chance und höhere Bezahlung ermöglicht.
Informationen zum Gehalt
Die Vergütung basiert auf langjähriger Erfahrung, Jahren im Unternehmen und Qualifikationen. Laut Salary.com liegt das durchschnittliche Jahreseinkommen einer Sekretärin im November 2009 bei 32.030 USD, die Entschädigung variiert jedoch in jedem Unternehmen und in jeder Branche.
