Allerdings behaupten diese Systeme in der Regel, dass sie als "Absprachen" bezeichnet werden. Dies kann irreführend sein und zu unrealistischen Erwartungen sowie fehlerhaften Implementierungsstrategien führen.
Glücklicherweise ist es möglich, einen großen Wert von Automatisierungssystemen abzuleiten, solange Sie deren Vorteile und Einschränkungen kennen.
Es ist wichtig zu verstehen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen zuverlässig automatisiert werden können. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen, Abrechnungen, Kostenrechnungen, Überwachung der IT-Infrastruktur, Marketing im Internet, Verwaltung von Interessenten und Kundenbindung, Überwachung der Wettbewerbsfähigkeit und viele andere. Der Trick besteht darin, zu bestimmen, welche Prozesse, wenn sie automatisiert sind, insbesondere für Ihr Unternehmen den größten Nutzen bringen.
Um diesen Wert zu ermitteln, müssen Sie die Zeit der Mitarbeiter sorgfältig nachverfolgen, um festzustellen, ob die Mitarbeiter viel Zeit in Prozesse investieren, die sich leicht automatisieren lassen. In solchen Fällen führt die Implementierung eines automatisierten Systems häufig zu einer hohen Kapitalrendite, da der Zeitaufwand für langwierige Tätigkeiten reduziert wird und die Mitarbeiter für andere Aufgaben frei sind.
Die Auswahl und Implementierung spezifischer Software zur Erfüllung der Automatisierungsanforderungen ist zu umfangreich, um sie hier vollständig abzudecken (da verdienen die Berater ihr Geld).
Sobald Sie jedoch festgelegt haben, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen erfolgreich automatisiert werden können, gibt es einige Best Practices für Automatisierungssoftware, die Sie beachten sollten:
Integrationsfunktionalität
Stellen Sie sicher, dass die Integrationsfunktionalität in dem von Ihnen ausgewählten System vorhanden ist. Moderne Business-Programme sollten miteinander kommunizieren, damit Sie Daten sammeln, abrufen und bearbeiten können, wie Sie möchten.
Wenn ein Programm viele proprietäre Protokolle verwendet, suchen Sie an anderer Stelle nach Software, die sich gut mit anderen spielen lässt.
Langlebigkeit
Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl von Automatisierungsprogrammen ist die Langlebigkeit. Nischenprogramme, die neu und in einem geschäftlichen Umfeld relativ wenig bewiesen sind, sind riskant, da sie möglicherweise nicht lange dauern. Selbst wenn das Programm wie angekündigt funktioniert, könnten Sie daher stecken bleiben, wenn ein Update erforderlich ist und das Unternehmen untergegangen ist.
Bei der Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse ist es sinnvoll, aus qualitativ hochwertigen Programmen zu wählen, die den Test der Zeit bestanden haben. Kleine Unternehmen suchen häufig nach Quickbooks, ADP und sogar Microsoft Dynamics GP, um die Grundlage für die Automatisierungsinfrastruktur zu schaffen. Obwohl diese nicht perfekt auf alle Bedürfnisse zugeschnitten sind, verdient jeder einen sorgfältigen Blick.
Überwachen und Aktualisieren
Beachten Sie schließlich, dass selbst die fortschrittlichsten Automatisierungssysteme nicht ohne regelmäßige Überwachung und Updates ausgeführt werden können. Im Allgemeinen sollten die Programme täglich überprüft werden, um ein ordnungsgemäßes Funktionieren sicherzustellen, damit Probleme schnell behoben werden können.
Wenn das von Ihnen gewählte Softwareprogramm einen Wartungsvertrag anbietet, sollten Sie in diesen investieren. Automatisierungssysteme sollten mindestens zweimal pro Jahr überprüft oder aktualisiert werden. Manchmal enthält ein Wartungsvertrag automatische Software-Updates, was ein sehr wertvoller Vorteil ist.
Die Software ändert sich schnell und erfordert eine regelmäßige Wartung, um eine reibungslose Integration in Ihre täglichen Abläufe zu gewährleisten. Wenn Sie feststellen, dass Software zu spät läuft oder Probleme verursacht, selbst nachdem sie aktualisiert wurde, sollten Sie auf jeden Fall nach einem Ersatzteil suchen. Die Unbequemlichkeit bei der Implementierung eines neuen Automatisierungsprogramms wird oft durch die erhöhte Funktionalität gemindert, die es bietet.
Automatisierungsprogramme können erhebliche Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens haben, es ist jedoch wichtig, nicht zu optimistisch zu sein. Ihr Auto bringt Sie nicht zur Arbeit und Ihr Herd kocht nicht selbst Essen. Nur Menschen können ein Geschäft führen. Wenn Software Amok läuft, passieren schlimme Dinge.
Konzentrieren Sie sich auf die Erstellung einer soliden Implementierungs- und Wartungsstrategie. Sie können Ihre Prozesse rationalisieren und gleichzeitig Ihren Gewinn steigern.
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