Print is not dead - yet: Gibt es Dokumente, die Sie noch in physischer Form aufbewahren sollten?

"Welche Dokumente stellen Sie sicher, dass Sie physische Kopien immer im Büro haben und warum?"

Das sagen die Mitglieder der YEC-Community:

Physische Kopien von Dokumenten sind sinnvoll für:

1. Unser Leitbild und Unternehmenswerte

„Unser Team hat unsere Kultur in acht Mieter unterteilt, die als„ The Modify Way “bezeichnet werden, und seitdem sind sie an der Wand. Dieses Dokument beschreibt, wie Fans, Investoren, Geschäftspartner und Mitarbeiter erwarten, dass das Modify-Team handelt. Indem wir es veröffentlichen, können wir fokussiert und treu zu uns selbst bleiben. Die Veröffentlichung und Bekanntheit zwingt uns auch dazu, das Wachstum unserer Kultur zu überprüfen und zu aktualisieren. “~ Aaron Schwartz, Modify Watches

2. Konstruktionsnachweise

„Als Branding- und Designagentur arbeiten wir die meiste Zeit an Bildschirmen für Mobile und Web. Das Betrachten von Bildschirmen für endlose Stunden führt jedoch häufig dazu, dass Sie sich wie in einem Wirbel befinden. Wir drucken jede Arbeit, die wir für Kunden erledigen, einschließlich Logos, Farbpaletten, Drahtgittern, Bildschirmen für mobile Apps usw., damit wir einen besseren Kontext und spürbare Erfahrung für die Arbeit jenseits des Bildschirms erhalten. “~ Sunny Bonnell, Motto

3. Spesenbelege

„Ob Sie es glauben oder nicht, in vielen Unternehmen sind physische Kopien der Quittungen für die Rückerstattung erforderlich, und das Scannen einer Quittung und das Versenden per E-Mail wird dies einfach nicht tun. Aus diesem Grund bewahre ich alle Quittungen in Papierform auf, bis ich die Zahlung erhalten habe. Wenn eine Quittung per E-Mail verschickt wird, gewöhne ich mich an, sie auszudrucken und in den Ordner zu legen. “Alexandra Levit, Inspiration auf Arbeit

4. Versicherungsdokumente

„Das Aufbewahren von Versicherungsunterlagen in Papierform, auch wenn Sie eine digitale Kopie haben, ist besonders wichtig, wenn Probleme auftauchen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Versicherungsdokumente auf einer später beschädigten Bürofläche speichern, kann es schwierig sein, rechtzeitig auf eine andere Kopie zuzugreifen. Eine Papierkopie der wichtigen Versicherungsdokumente ermöglicht den sofortigen Zugriff während eines Stromausfalls. “~ Kristopher Jones, LSEO.com

5. Der strategische Plan unseres Unternehmens

„Ihr strategischer Plan ist der Leitfaden Ihres Unternehmens für Wachstum und Erfolg in der Zukunft. Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein, auf den strategischen Plan zuzugreifen und ihn zu konsultieren, um sicherzustellen, dass das, was er tut, Ihr Unternehmen voranbringt.Wenn Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Aufgaben mit Ihrer strategischen Vision verknüpfen können, befindet sich Ihr Unternehmen auf einem soliden Fundament. “~ Nicole Munoz, Start Ranking Now

6. Vision Boards

„Zur Zeit sind alle Unternehmensdokumente virtuell und befinden sich in der Cloud zwischen verschiedenen Plattformen, darunter Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign und Podio. Die einzigen physischen Dokumente, die jeder von uns zur Hand hat, sind die Anfang des Jahres erstellten Vision Boards. Diese helfen, die Mitarbeiter an ihre geschäftlichen und persönlichen Ziele zu erinnern. Alles andere ist in der Cloud leicht zugänglich. “~ Marcela De Vivo, Brilliance

7. Nichts

„Wir versuchen, alles elektronisch zu gestalten und in unser Dashboard aufzunehmen. Auf diese Weise können unsere lokalen und entfernten Mitarbeiter auf alles zugreifen. Wir verfügen über einige erforderliche Poster für die Einhaltung des Arbeitsplatzes, Backups der wichtigsten Online-Dokumente im Katastrophenfall und Quittungen für die Aufbewahrung. Insgesamt stellen wir jedoch alle unsere wichtigsten Ideen, Materialien und Dokumente online zur Verfügung, damit das Team darauf zugreifen kann. “~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design

8. Alles steuerlich

„Ich habe so ziemlich alles auf verschlüsselte Festplatten und die Cloud gelegt, aber die einzige Sache, die ich ablehne, physische Kopien zu vernichten oder zu opfern, ist alles, was mit Steuern zu tun hat. Dies bedeutet Quittungen, Rechnungen, Verträge, Steuererklärungen, Kontoauszüge, Benachrichtigungen usw. Ich bewahre Kopien zu Hause und in meinem Büro an sicheren Orten auf und bewahre alles gut auf, so dass es einfach zu warten ist. Leg dich nicht mit der IRS an! “~ Robby Berthume, Bull & Beard

9. Gesetzlich vorgeschriebene Poster

„Arbeitsrechtliche Plakate sind nicht die aufregendsten Dokumente, aber das US-amerikanische Arbeitsministerium und das staatliche Arbeitsministerium fordern die Arbeitgeber gesetzlich dazu auf, sie auffällig im Büro zu veröffentlichen. Sie können das Poster Advisor-Tool des US-Arbeitsministeriums verwenden, um die benötigten Poster zu identifizieren, oder eine Compliance-Posterfirma verwenden. “~ Roger Lee, Captain401

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