Ein Deckblatt beim Senden eines Dokuments per Fax oder Fax ist ebenso wichtig wie das Dokument selbst. Das Deckblatt enthält wichtige Informationen darüber, für wen das Fax bestimmt ist, wie viele Seiten es sein soll und worauf sich das Dokument bezieht oder wofür es verwendet wird.
Füllen Sie alle Informationen auf der Oberseite des Deckblatts mit geöffneter Vorlage oder auf einem Papierformular aus. Wenn Sie den Namen der Person haben, an die Sie faxen möchten, verwenden Sie ihn. Andernfalls verwenden Sie den Namen der Abteilung oder des Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie die Faxnummer, an die Sie senden, und die Telefonnummer der Person, Abteilung oder Firma angeben. Dadurch kann die Person oder der Angestellte, der das Fax erhält, die Informationen an die richtige Person oder den richtigen Ort weiterleiten.
$config[code] not foundZählen Sie alle Seiten, einschließlich des Deckblatts, und geben Sie die Anzahl der Seiten in das Feld ein. Dadurch kann der Empfänger sicherstellen, dass bei der Übertragung keine Seiten verloren gehen.
Geben Sie alle Ihre identifizierenden Informationen in das Formular ein. Wenn Sie mit dieser Art von Kommunikation arbeiten, ist es wichtig, dass der Empfänger keine Probleme hat, Sie und die von Ihnen gesendete Dokumentation zu identifizieren und wie die Informationen verwendet werden sollen.
Geben Sie den Betreff des Faxes an. Wenn es sich um ein Konto handelt, geben Sie die Kontonummer in die Betreffzeile ein. Wenn es sich um ein Projekt oder Programm handelt, geben Sie dies in die Betreffzeile ein. Geben Sie im Bereich für Notizen alle Informationen zu Diskussionen über die Dokumente an.
Legen Sie das Deckblatt auf alle anderen Faxseiten, damit es zuerst durchkommt. Dadurch wird dem Empfänger mitgeteilt, ob er alle Dokumente erhalten hat, wenn das Fax eingeht. Senden Sie das Fax dann wie gewohnt.
Warnung
Überprüfen Sie die Faxnummer vor dem Senden erneut, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden.
