Mit all dem Lärm von E-Mails, Texten, Voicemail, persönlichen Meetings und anderen Ablenkungen ist es bei weitem nicht einfach, die Arbeit mit der Technologie zu erledigen.
Webbasierte Anwendungen versprechen, dass Kleinunternehmer die Arbeit einfacher und kostengünstiger erledigen können. Möglicherweise hat Smartsheet den Code geknackt, wie Sie mit dem Online-Projektkooperationsdienst mehr erreichen können.
Sie stellen möglicherweise die gleiche Frage wie ich: Was bedeutet Online-Projektzusammenarbeit wirklich? Ist es so einfach wie das Teilen einer Datei oder gibt es mehr dazu und warum sollte ich als Inhaber eines kleinen Unternehmens dies tun? Weiter lesen.
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Ich beginne normalerweise mit einer Übersicht über das Produkt, wie der oben abgebildete Screenshot der Startseite bedeuten würde. Diesmal möchte ich jedoch vorschlagen, dass Sie auf den dritten Reiter „Testimonials“ klicken, um zu lesen, was Kunden über Smartsheet denken. Ehrlich gesagt sehe ich Zeugnisse oft mit Argwohn, aber diese Fallstudien antworteten, warum und wie andere den Dienst nutzen.
In diesem Abschnitt wurden meine Fragen zur Verwendung von Smartsheet schnell beantwortet. Ich habe keine Verkaufsgespräche gefunden. Kunden sprechen darüber, wie sie Smartsheet verwenden, um ihre Projekte und sogar die Unternehmensabläufe zu verwalten. Die Beispiele waren so gut gemacht, dass es mich motivierte, mich zur kostenlosen Testversion durchzuklicken. Besonders gut hat mir die Virtual Assistant (VA) Networking Association mit ihren 10.000 Assistenten gefallen.
Zeit sparen (was gleichermaßen als Geld sparen übersetzt wird)
Viele SaaS-Anwendungen (Software-as-a-Service) zielen darauf ab, das Benutzererlebnis einfach und elegant zu gestalten. Smartsheet tut das, aber sie haben es in meinem Buch noch einen Schritt weitergeführt und diese kleinen Tipp-Boxen (die Sie deaktivieren können) und Hinweise dazu enthalten, dass Sie herausfinden können, was zu tun ist.
Gleich nach der Anmeldung werden Sie zu einer Beispielseite mit kleinen Hilfefeldern auf dem gesamten Bildschirm weitergeleitet. Auf den ersten Blick ist dieser Screenshot voll, aber nachdem Sie sich nur eine Sekunde Zeit genommen haben, um sich zu orientieren, werden Sie schnell feststellen, dass der größte Teil statisch ist. Die nächsten Schritte finden Sie im Feld "Willkommen bei Smartsheet" auf der rechten Seite. Von diesem einen Einführungsbildschirm aus können Sie navigieren und loslegen. Ich habe auf "Siehe Beispielvorlagen" geklickt, weil ich die Möglichkeiten sehen wollte, die ich tun kann. Es gibt 119 Vorlagen in der Galerie und von dort aus können Sie nahezu alle Arten von Projekten oder Prozessen starten.
Nebenbei, ich schätze, wenn ein Unternehmen tut, was es sagt, es wird tun. Auf der Anmeldeseite verspricht Smartsheet eine "60-Sekunden-Anmeldung", die ehrlich gesagt nur 15 Sekunden dauerte und ich konnte loslegen.
Außerdem ist keine Kreditkarte für die kostenlose Testversion erforderlich. Die meisten Unternehmen versuchen, Ihre Karteninformationen zu erfassen.
Etwas anderes, das mir wirklich gut gefallen hat: Smartsheet ermöglicht es Ihnen als Eigentümer / Manager des "Blattes", Mitwirkende einzubeziehen, ohne dass diese sich jemals bei der Anwendung anmelden müssen. Während meines Tests mussten sich meine Kunden und Freunde nicht anmelden, obwohl einige von ihnen es vielleicht einmal sehen würden.
Alles verwalten
Mit Smartsheet kann ich jemandem in meinem Team eine Aufgabe zuweisen und ihn auffordern, den Status dieses Elements in Smartsheet zu aktualisieren. Im Rahmen meines Tests habe ich ein Teammitglied aufgefordert, den "Tasknamen" zu ändern. Diese Person hat eine E-Mail von mir erhalten und wenn sie den Artikel fertiggestellt hat, erhalte ich eine E-Mail, die anzeigt, dass sie vollständig ist und was eingegeben wurde (was gelb markiert ist). Ich kann auswählen, ob alle diese Updates empfangen werden sollen oder nicht.
Ich kann Dateien an eine bestimmte Zeile des Arbeitsblatts anhängen, wodurch ich aus einer Hand das Projekt über das Internet verwalten kann und mein Team auch darauf zugreifen kann. Wenn Sie möchten, dass jemand dieses Dokument erhält, senden Sie ihm nicht die eigentliche Datei und warten, bis sie Änderungen vornimmt. Sie senden ihnen einen Download-Link an den Smartsheet-Speicherort, an dem sich die aktuellste Version befindet. Wenn Sie das Dokument ändern und aktualisieren, speichern Sie die neueste Version sowie frühere Versionen an diesem Ort.
Was könnte es besser machen?
Keine Anwendung ist perfekt und Smartsheet fehlen einige Dinge. Es gibt keine Suchfunktion, aber ich habe gehört, dass dies sehr bald kommen wird. Es wäre auch ideal, einen Weg zu finden, um Webinhalte über ein Webformular in der App zu erfassen, beispielsweise aus einer Umfrage.
Die letzte Herausforderung, die ich sehe, ist die Funktions- / Funktionsüberladung für den Benutzer. Das ist eine gute und eine schlechte Sache. Die Anwendung bietet zahlreiche Funktionen, die Verwendung kann jedoch einschüchternd sein, da Sie nicht wissen, was Sie zuerst tun sollen. Die vorgefertigten Vorlagen lösen zum Glück einige davon.
Mit einem Service wie Smartsheet versuchen Sie, Zeit zu sparen, indem Sie Informationen zwischen Ihren Mitarbeitern und Teams austauschen und diese an einem Ort aufbewahren. Konzeptionell sollte dies die Geschäftstätigkeit erleichtern. Als Manager kann ich nun Warnmeldungen einrichten, die mich benachrichtigen, wenn jemand Änderungen vornimmt oder neue Informationen hinzufügt oder die Arbeit erledigt. Dies könnte mehr Informationen und E-Mails sein, die verwaltet werden müssen, aber sie machen es benutzerfreundlich, und ich kann festlegen, wie oft und was ich in einer Benachrichtigung sehen möchte.
Während viele Smartsheet mit einer Kalkulationstabelle vergleichen, ist es weitaus mehr. Es ist ein zentraler Online-Standort zum Erstellen und Verwalten von Projekten und Prozessen. Erfahren Sie mehr über Smartsheet.
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