Zu den Aufgaben einer Sekretärin gehört in der Regel die Organisation von Reisearrangements für ihren Chef und / oder andere Angestellte. Da Sekretärinnen in der Regel für die Einhaltung des Zeitplans für vielbeschäftigte Führungskräfte verantwortlich sind, kümmern sie sich auch um ihre Reisepläne und sorgen dafür, dass die Vorkehrungen getroffen werden, einschließlich Hotelreservierungen und Mietwagen.
Planung von Reisearrangements
Sobald eine Sekretärin entdeckt, dass ihr Chef geschäftlich reisen muss, muss sie die genauen Daten der erwarteten Reise erfahren. Wenn Sie für die Organisation von Reisevorbereitungen für alle Mitarbeiter Ihrer Abteilung oder Ihres Büros verantwortlich sind, müssen Sie feststellen, ob auch andere Mitarbeiter zur gleichen Zeit reisen. Abhängig von der Firma, für die Sie arbeiten, müssen Sie möglicherweise das Budget für die Reisekosten bestimmen oder sich an die Buchhaltungsabteilung wenden, um zu erfahren, ob das Geld im Budget für die Reisen enthalten ist. Sie müssen herausfinden, welche Hotels sich in der Gegend befinden, in der Ihr Chef reisen wird, ob er Präferenzen hat und welche Kosten und Verfügbarkeit von Zimmern dafür vorliegen.
$config[code] not foundReisevorbereitungen treffen
Nachdem Sie die Tage und die Anzahl der reisenden Personen bestätigt haben, müssen Sie die tatsächlichen Reisevorbereitungen treffen. Zu den Aufgaben eines Sekretärs kann es gehören, online zu gehen und die Reservierungen selbst vorzunehmen oder ein Reisebüro mit allen Einzelheiten zu kontaktieren. Größere Unternehmen verfügen möglicherweise über eine Reiseabteilung, in der die Sekretärin lediglich die geplante Reiseroute bereitstellen muss und das Reisemitarbeiter die gesamten Absprachen treffen muss. Zu Ihrer Verantwortung gehört auch, dass Sie die Bestätigung der Vereinbarungen überprüfen und sicherstellen, dass sie korrekt sind. Sie müssen wissen, ob Ihr Chef Sitzplätze im Flugzeug hat, wie viele Gepäckstücke mitgenommen werden und ob eines geprüft werden muss. Für die Besprechung oder Konferenz, an der Ihr Chef teilnimmt, kann es erforderlich sein, dass Sie ihren Platz reservieren. Möglicherweise sind Sie dafür verantwortlich, die RSVP in ihrem Namen zu senden.
Die Arrangements abschließen
Ein weiterer Teil der Reisevorbereitungen umfasst die Reiseplanung Ihres Chefs, während sie abwesend ist. Sie müssen wissen, ob Ihr Chef einen Transport zum Flughafen benötigt oder ob die Kosten für das Abstellen ihres Autos am Flughafen erstattet werden. Sie sollten eine gedruckte Kopie der Reiseroute vorlegen, die Ihr Chef bei Ankunft am Ziel verwenden kann, damit sie ihren Tagesablauf kennt und die Adressen des Hotels sowie den Ort der Besprechung oder Konferenz enthält. Sie können im Voraus einen Mietwagen reservieren, der bei Ihrer Ankunft verfügbar ist, oder einen Shuttleservice des Hotels arrangieren, der Sie zum Hotel bringt. Die Pflichten eines Sekretärs bei der Reisevorbereitung umfassen die Sicherstellung, dass jeder Aspekt der Reise abgedeckt wird.
