Die Geschäftswelt scheint sich auf einer Achse von Meetings zu drehen - aber nicht alle Meetings sind produktiv. Investieren Sie Zeit in die Planung einer produktiven Sitzung, um sicherzustellen, dass Ihre Meetings Ihre Arbeit erledigen. Überlegen Sie genau, was Sie erreichen müssen und wer teilnehmen soll.
Ziel und Zielgruppe bestimmen
Legen Sie ein Ziel für die Besprechung fest, und machen Sie es kurz und klar formuliert. Erstellen Sie beispielsweise eine kurze Liste von Aufzählungspunkten, die bestimmte Ziele beschreiben. Das Ziel Ihres Meetings kann darin bestehen, wichtige Informationen zu kommunizieren, Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen oder Aktionen zuzuweisen. Ein kurzes und auf den Punkt gebrachtes Ziel hilft dem Organisator der Besprechung zu bestimmen, wer an der Besprechung teilnehmen soll. Erstellen Sie eine Liste der eingeladenen Personen, indem Sie jedes Ziel mit den Teammitgliedern abstimmen, deren Anwesenheit es ermöglicht, das Ziel tatsächlich zu erreichen.
$config[code] not foundStellen Sie die Agenda ein
Legen Sie die Tagesordnung des Meetings für jedes Ziel fest. Wenn das Ziel darin besteht, den Beginn eines Projekts mitzuteilen, legen Sie einen Tagesordnungspunkt fest, der angibt, wer diese Informationen präsentiert und wie diese Informationen weitergegeben werden, z. B. bei einer PowerPoint-Präsentation. Wenn das Ziel das Zuweisen von Aktionen ist, legen Sie einen Tagesordnungspunkt fest, der beschreibt, wie Zuweisungen vorgenommen werden. Für jedes Ziel sollten ein oder mehrere Tagesordnungspunkte direkt damit verbunden sein.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtWählen Sie Datum und Uhrzeit aus
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für ein Meeting basierend auf der Verfügbarkeit des Meeting-Leiters und der kritischsten eingeladenen Personen aus. Je größer die Liste der eingeladenen Personen ist, desto schwieriger ist es, einen Tag und eine Uhrzeit zu finden, an denen alle verfügbar sind. Akzeptieren Sie eine Zeit, die so vielen Zeitplänen wie möglich entspricht. Überlegen Sie sich vor dem Einstellen der Uhrzeit die Zeitzonen. Wenn einige Teilnehmer per Telefon oder über das Internet teilnehmen, sollten Sie sowohl ihre Arbeitszeit als auch Ihre eigene berücksichtigen. A 13 Uhr Meeting in Eastern Standard Time ist ein Mittagessen in der Central Standard Time. Das gleiche Treffen findet um 2 Uhr morgens in Tokio statt.
Wählen Sie den Ort
Finden Sie einen Konferenzraum, der es Ihnen ermöglicht, alle Tagesordnungspunkte zu erreichen. Wählen Sie einen Raum, der groß oder klein genug ist, um die Anzahl der erwarteten Personen bequem anzupassen. Ein Raum mit 40 Plätzen ist eine schlechte Wahl für ein Meeting mit 10 Personen. Ebenso möchten Sie nicht, dass sich so viele Zuschauer drängen, dass Sie zusätzliche Stühle mitbringen müssen.
Ordnen Sie Materialien und Zwischenfälle an
Wenn Präsentationen erwartet werden, vergewissern Sie sich, dass der Raum mit einem Projektor ausgestattet ist. Wenn nicht, vereinbaren Sie einen Projektor mitzunehmen - stellen Sie außerdem sicher, dass Sie etwas zum Projizieren haben, wie z. B. eine Leinwand oder eine weiße Wand. Vergessen Sie nicht, die Verfügbarkeit anderer Vorfälle, wie z. B. Whiteboards mit Marker für trockenes Löschen, Flipcharts und Lautsprechertelefone, für externe Teilnehmer zu berücksichtigen. Für mehrstündige Besprechungen sorgen Sie für Speisen und Getränke, damit sich die Teilnehmer auf das Thema konzentrieren und nicht auf ihren Bauch.
Einladende benachrichtigen
Informieren Sie die Teilnehmer rechtzeitig, damit Sie sich rechtzeitig vorbereiten können. In den meisten Fällen ist eine Frist von mindestens einer Woche vorzuziehen. Verwenden Sie die Kalendersoftware des Arbeitsplatzes, um einen Besprechungstermin an alle eingeladenen Personen zu senden. Viele Programme alarmieren die eingeladenen Personen einige Minuten oder einige Tage vor dem Meeting oder passen die Alarme an Ihre Bedürfnisse an.
