Wie kleine Unternehmen Web-Apps verwenden - und worauf zu achten ist

„Vor zwanzig Jahren, als Sie ein kleines Unternehmen gründeten, mussten Sie einen PC oder einen kleinen Server kaufen … und Sie mussten einen IT-Experten haben, den Sie intern führen mussten.

Für ein kleines Unternehmen ist es jetzt richtig, keine Computer zu haben, außer den Dingen, die sich auf den Desktops und auf den Smartphones der Menschen befinden, und alles in der Cloud zu erledigen. … Die Komponenten wären ein E-Mail-System, ein Kalendersystem, ein Automatisierungssystem für Vertriebsmitarbeiter und dann die Dinge, die vertikal sind, unabhängig von ihrem Geschäft. “

Diese Kommentare zeigen den grundlegenden Wandel, den kleine Unternehmen im letzten Jahrzehnt durchmachen. In zunehmendem Maße stellen wir kleine Unternehmen unsere Computeranforderungen auf ein "Cloud Computing" -Modell um. Ich glaube nicht, dass es für alle kleinen Unternehmen möglich ist, lokale Server zu eliminieren und Software zu verwenden, die sich vollständig in der Cloud befindet, wie Schmidt vorschlägt. Eines ist jedoch klar: Jahr für Jahr gehen wir in diese Richtung.

Heute können Sie nicht nur E-Mail- und Kalenderanwendungen „in der Cloud“ erhalten, sondern auch eine beliebige Anzahl anderer Geschäftsanwendungen:

• Dokumenterstellung, Tabellenkalkulation und Präsentation
• HR- und Lohnabrechnung
• Bestandsverwaltung
• Buchhaltung
• Rechnungs- und Zahlungsanträge
• E-Mail-Marketing-Dienstleistungen
• Projektmanagement-Apps
• CRM-Software
• Beratungsstelle
• und vieles mehr

The Small Business Web listet in seinem Verzeichnis 26 verschiedene Kategorien von webbasierten Softwareanwendungen mit fast 200 Apps für kleine Unternehmen auf.

Vorteile von Cloud Computing

Das Wachstum von Cloud Computing ist aufgrund der wesentlichen Einsparungen beim Geldeinsatz eindeutig positiv für kleine Unternehmen.

In der Regel fallen keine hohen Vorleistungen in Form einer umfangreichen Softwarelizenz an. Stattdessen zahlen Sie eine viel geringere monatliche Servicegebühr. Dadurch können Sie Ihre Kosten verteilen und Ihren Cashflow erleichtern.

Sie sind auch von der Komplexität und den Kosten des Ladens und Pflegens von Software auf Ihren eigenen Computern befreit. Sie benötigen lediglich Computer, über die Endbenutzer über eine Internetverbindung und einen Webbrowser auf die Anwendung zugreifen können. Und da Sie die Software nicht intern warten müssen, können Sie mit einem kleineren IT-Personal auskommen (oder vielleicht auch ohne interne IT).

Was ist bei der Auswahl einer Cloud-App zu beachten?

Wenn jedoch mehr Software in die Cloud wechselt, gewinnen bestimmte Überlegungen an Bedeutung. Bei der Auswahl webbasierter Softwareanwendungen sollten Sie drei Punkte beachten

(1) Kann die Software-App in andere Software oder Apps integriert werden? - Die meisten Apps neigen dazu, eine Reihe von Funktionen auszuführen. Wenn Sie versuchen, Ihr gesamtes Geschäft zu automatisieren oder einen End-to-End-Prozess zu automatisieren, müssen Sie wahrscheinlich mehrere Software-Apps verschiedener Anbieter zusammenstellen. Wenn die Online-Softwaredienste nicht miteinander kompatibel sind, könnten Sie und Ihre Mitarbeiter am Ende manuelle Arbeit leisten, um Daten von einem System auf ein anderes über Kalkulationstabellen zu verschieben oder dieselben Informationen in mehrere Systeme einzugeben. Oder Sie müssen die Kosten für die Softwareentwicklung bezahlen, um verschiedene Pakete zusammenarbeiten zu können.

Das Small Business Web hilft bei einigen Problemen. In seinem Verzeichnis wird angezeigt, welche Software-Apps in andere Software-Apps integriert sind. Außerdem wird angezeigt, ob es eine veröffentlichte API gibt. Wenn Sie also Software programmieren müssen, um Daten von einer App zur anderen zu verschieben oder zwei Softwarepakete zu integrieren, wird die Aufgabe einfacher, billiger und schneller.

(2) Wie sicher sind unsere Daten? - Bei webbasierten Softwarediensten werden Ihre in den Anwendungen verwendeten Daten auf einem Server „in der Cloud“ gespeichert. Mit anderen Worten, Ihre Daten befinden sich in den Händen eines anderen Unternehmens. Erkundigen Sie sich bei der Firma, was sie tun, um Daten sicher und privat zu halten.

Dies ist eine wichtige Frage, aber schwer zu beantworten, die Sie überprüfen können. Eine Möglichkeit, sich selbst zu überzeugen, ist die Suche in Google, um festzustellen, ob in der Öffentlichkeit Berichte über Sicherheitsverletzungen des Unternehmens vorliegen. Berücksichtigen Sie auch die Größe des Softwareanbieters. Große Unternehmen neigen dazu, Prüfungs- und Versicherungsanforderungen zu haben, die sie dazu zwingen, ihre Prozesse zu bewerten und Sicherheitsvorkehrungen gegen Datenverletzungen zu treffen. Für kleine Anbieter und Startups gelten möglicherweise lockerere (oder nicht vorhandene) Richtlinien und Verfahren zum Umgang mit Ihren Daten.

(3) Wird der Anbieter auf lange Sicht dabei sein und die App weiterhin unterstützen und verbessern? Es ist wichtig, nach Software zu fragen, aber es hat eine neue Bedeutung, wenn ein Unternehmen über vertrauliche Daten verfügt. Sie müssen die Kontinuität der Software sicherstellen, damit in Ihrem Unternehmen keine Unterbrechungen auftreten. Sehen Sie sich den Track Record des Anbieters an. Wie lange gibt es den Verkäufer schon? Wenn es ein Produktforum oder Kundenforum gibt, gibt es viele ungelöste Beschwerden? Gibt es Hinweise auf kontinuierliche Verbesserungen? Erkundigen Sie sich, bevor Sie eine Verpflichtung eingehen, da es später möglicherweise schwieriger ist, den Wechsel vorzunehmen.