Manager und Führungskräfte benötigen Unterstützung bei der Durchführung ihrer Arbeitsaufgaben, z. B. beim Einrichten von Vertriebsmeetings. Ein hochrangiger Assistent der Geschäftsführung bietet diesen Fachleuten administrative Unterstützung. Gemäß dem Diploma Guide kann der Bildungsbedarf für diese Stelle einen Abschluss eines Mitarbeiters beinhalten. Zusätzliche Anforderungen können Forschungsfähigkeiten, Computersoftware-Fähigkeiten und zwischenmenschliche Fähigkeiten umfassen.
$config[code] not foundAdministrative Pflichten
Executive-Assistenten auf hoher Ebene führen Routineaufgaben aus, wenn sie in kleineren Büros arbeiten. Dazu gehören das Telefonieren, das Nachschlagen von Geschenkideen und die Annahme von Lieferpaketen. In einem größeren Büro können leitende Angestellte, die diese Aufgaben wahrnehmen, Aufsichtspersonal beaufsichtigen, beispielsweise Angestellte an der Rezeption.
Verwaltung von Finanzunterlagen
Die Verwaltung von Finanzunterlagen umfasst das Aktualisieren von Spesenkonten, das Prüfen von Kreditkonten von Unternehmen und das Bearbeiten von Zahlungsanforderungen. Der Assistent ist dafür verantwortlich, diese Finanzdokumente an einem sicheren Ort aufzubewahren. Bei dieser Arbeit haben Assistenten der Geschäftsleitung Zugang zu sensiblen persönlichen Informationen, z. B. Sozialversicherungsnummern, und sie sehen persönliche Informationen, wenn sie mit Finanzunterlagen arbeiten. Diskretion ist ein Muss.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtVertretung bei Meetings
Wenn Manager, Direktoren oder Abteilungsleiter nicht an einer Besprechung teilnehmen können, kann der hochrangige Assistent die Führungskraft vertreten. Diese Meetings können den Umgang mit Lieferanten, Lieferanten oder anderen Führungskräften umfassen. Die Assistentin der Geschäftsführung muss das Unternehmen professionell vertreten. Einige Assistenten müssen Streitigkeiten lösen und die Führungskraft informieren, wenn ein Problem nicht schnell gelöst wird.
Reisevorbereitungen
Ein Assistent trifft Reisevorbereitungen für Manager und Führungskräfte. Dies beinhaltet das Aufrufen von Hotelreservierungsschaltern und die Abwicklung von Mietwagenbuchungen. Einige Führungskräfte haben spezielle Wünsche, z. B. diätetische Bedürfnisse, und der Assistent muss sie nachverfolgen. Der hochrangige Assistent der Geschäftsleitung bestätigt Reisepläne und informiert die Führungskraft.
Dokumentenkontrolle
Büromaterial erfordert eine Überprüfung, Aktualisierung und Archivierung. Die Dokumentationserstellung kann Memos, Serienbriefe und Unternehmensrechnungen umfassen. Für einige dieser Dokumente sind vom Manager Unterschriften erforderlich, bevor der Assistent sie einreichen kann. Führungskräfte auf hoher Ebene werden geschult, wie verschiedene Dokumente behandelt werden. Dokumente werden in Schränken gespeichert oder an einen Computer übertragen.
