Virtuelle Empfangsdame. Möglicherweise haben Sie den Begriff schon einmal gehört, und es ist nicht sofort klar, was genau er ist oder wozu er dient. Sind das Roboter? Sitzen sie in der Ecke Ihres Büros und piepen wie das Robotermädchen der Jetsons? (Nein.) Wenn Sie nicht wissen, was eine virtuelle Rezeptionistin ist, warum würden Sie ihre Dienste für Ihr Unternehmen in Anspruch nehmen? In der einfachsten Form beantworten virtuelle Empfangsmitarbeiter Ihre Telefone aus der Ferne. Aber es gibt so viel mehr. Wir sind hier, um all das zu klären: Wir erklären Ihnen, was eine virtuelle Rezeptionistin ist, was sie für Ihr Unternehmen tun kann (sehr viel!) Und warum es wichtig ist, dass jedes Telefonat, das in Ihr Unternehmen eingeht, ankommt wird beantwortet.
$config[code] not foundWas sind Sie?
Virtuelle Rezeptionisten sind sorgfältig geschulte, jederzeit verfügbare Kundendienst-Experten! Sie tun alles, was eine traditionelle hauseigene Rezeptionistin tut, aber es gibt Dutzende von ihnen, die oft rund um die Uhr verfügbar sind. Im Grunde haben Sie die Fähigkeiten einer normalen alten Rezeptionistin ein paar Dutzend Mal multipliziert, ohne dass Sie Rekrutierung oder Einstellung von Kopfschmerzen haben.
Wenn Sie es sich nicht leisten können, eine Rezeptionistin einzustellen, die wertvolle Zeit für Telefongespräche benötigt, sind virtuelle Rezeptionisten die perfekte Lösung. Eine virtuelle Empfangsdame ist alles, was Sie wollen.
Was machen Sie?
Hier sind nur einige der Aufgaben, die virtuelle Empfangsmitarbeiter für Kunden erledigen, und alle klingen wie ein Teil ihres Geschäfts:
Antworten auf häufig gestellte Fragen: Unternehmen, die von Arztpraxen über Kampfsportlehrer bis hin zu Landschaftsgärtnern reichen, verwenden virtuelle Rezeptionisten, um Anrufe zu beantworten, die nach Geschäftszeiten, Adressen und allen anderen einfachen Fragen fragen. So sparen sie sich Zeit für ihre Arbeit.
Nachrichten annehmen: Ein virtueller Angestellter an der Rezeption.Sie nehmen den Anruf wie gewünscht entgegen, nehmen die Informationen und die Nachricht des Anrufers zur Kenntnis und leiten die Informationen an Sie weiter, damit Sie keine wichtigen Details übersehen.
Leads sammeln: Wenn Sie einen Anruf von einem interessierten Teilnehmer erhalten, erfasst Ihr virtueller Empfangspersonal alle Lead-Informationen, so dass Sie die Anrufer verfolgen und nach Belieben nachverfolgen können. Wenn Sie bereits über eine CRM-Datenbank oder eine andere Kundendatenbank verfügen, kann Ihr virtueller Empfangsmitarbeiter die Kontoinformationen auch problemlos aktualisieren.
Termine planen: Virtuelle Empfangsmitarbeiter können normalerweise mit jeder Planungssoftware arbeiten, die Sie bereits installiert haben. Sie können Anrufe von Kunden annehmen und Termine planen, verschieben oder Termine stornieren, wie dies für jede Art von Geschäft erforderlich ist.
Bestellungen bearbeiten: Jede Art von Bestellungen! Von E-Commerce-Telefonbestellungen über Wartungsanfragen bis hin zu Ausfallberichten während einer Naturkatastrophe sind virtuelle Empfangsmitarbeiter für diese Aufgabe gerüstet.
Support außerhalb der Geschäftszeiten: Wenn Sie virtuelle Empfangsmitarbeiter verwenden, können Sie sicher sein, dass jeder, der Sie anruft, immer eine echte Person erreicht - niemals eine Voicemail-Box. Lassen Sie Ihre virtuellen Empfangsmitarbeiter so viele oder so viele Anrufe entgegennehmen, wie Sie möchten: den ganzen Tag, kurz nach Feierabend, am Wochenende und an Feiertagen oder einer Kombination davon.
Live-Transfers: Vielleicht möchten Sie eine Chance haben, zu sehen, wer anruft, und entscheiden, ob Sie persönlich antworten möchten oder ob eine virtuelle Empfangsdame dies erledigt. Live-Gesprächsübergabe macht das möglich. Anrufe klingeln zuerst bei Ihnen, dann nach einigen Klingelzeichen bei einer virtuellen Empfangsdame, falls Sie nicht antworten. Das Gegenteil ist auch möglich: Virtuelle Empfangsmitarbeiter können jeden Anruf annehmen, dann den Anrufer kurz anhalten, während er sich mit Ihnen in Verbindung setzt, fragen, ob Sie den Anruf annehmen möchten, und den Anrufer dann direkt an Sie weiterleiten. So oder so haben Sie die Kontrolle.
Warum spielt es eine Rolle?
Dies kann wie ein großer Aufwand erscheinen, um sicherzustellen, dass jeder Anruf beantwortet wird. Mit dem Internet in jeder Tasche, wer ruft sogar noch mehr Geschäfte an, oder? Was ist ein verpasster Anruf, ab und zu, richtig? Falsch. Falsch!! Vergessen Sie nicht: Sie wissen wirklich nie, wer gerade am Ende dieses Anrufs ist. Es könnte nur Ihr neuer größter Kunde sein, und jeder verpasste Anruf ist eine verpasste Gelegenheit. Sie haben das wahrscheinlich schon einmal gehört, aber wir würden es nicht wiederholen, wenn es nicht wahr wäre.
Durch die ständig zunehmende Erreichbarkeit des Internets ist der Telefonverkehr für Unternehmen tatsächlich gestiegen, da es für interessierte Verbraucher heute einfacher ist, eine Suche mit wenigen Klicks auf der Tastatur durchzuführen und sie zu finden. Dadurch sind Sie und Ihre Konkurrenten leichter zu finden. Wenn Sie also beim ersten Mal nicht antworten, werden sie wahrscheinlich eine andere Person anrufen, bevor Sie einen weiteren Schuss abgeben. Sie können es sich nicht leisten, da laut Kundenberichten von Forrester 2017 Kunden, die anrufen, eine höhere Handlungsabsicht haben. Kunden, die sich telefonisch erreichen, sind insgesamt wertvollere Kunden: "Interessierte Parteien, die eingehende Anrufe einleiten, tendieren dazu, 30% schneller zu konvertieren, durchschnittlich 28% mehr auszugeben und eine Verweildauer von 28% zu erzielen, als diejenigen, die sich strikt über andere Kanäle engagieren."
Der Punkt ist, dass die Beantwortung jedes Anrufs jetzt wichtiger ist als je zuvor, und es gibt oft keine Stunden am Tag, um sich zu überzeugen, dass sich alles zwischen all dem befindet, was für Ihr Unternehmen wichtig ist. Die Rezeptionisten im Haus sind teuer. Virtuelle Empfangsmitarbeiter sind erschwinglich, jederzeit verfügbar und geschult, um die Botschaft Ihres Unternehmens konsequent so zu liefern, wie Sie es möchten.
Foto über Shutterstock
More in: Gesponserter Kommentar ▼
