Im Jahr 1917 stellte die erste Bankers Box® die Rekorde des Büros auf den Kopf. Wie der Name vermuten lässt, wurde es für Bankiers konzipiert, um Bankunterlagen zu verwalten. Bald jedoch wurde es von Unternehmen aller Art zur Organisation und Archivierung von Aufzeichnungen übernommen.
$config[code] not foundSchneller Vorlauf 95 Jahre. Die Welt hat sich verändert, aber ein paar Dinge sind nicht Eine Sache, die sich nicht geändert hat, ist die Notwendigkeit, Dokumente und Datensätze in Ihrem Unternehmen zu verwalten.
In der modernen Welt ist das Records Management zu einem noch größeren Problem geworden. Zum Beispiel sind Rechtsstreitigkeiten heutzutage eine Tatsache des Geschäftslebens. Bedenken in Bezug auf Rechtsstreitigkeiten haben das Interesse an der Aufbewahrung von Aufzeichnungen erhöht - es ist wichtig, dass die Aufzeichnungen aufbewahrt und vernichtet werden und dass sie bei Bedarf akkurat abgerufen werden können. Und das ist nur ein Beispiel.
Zu viele Unternehmen verfügen jedoch entweder nicht über eine gute Dokumentenmanagement-Lösung, wodurch Ungewissheit aufgrund unzureichend organisierter Datensätze entsteht - oder sie werden aufgrund einer fehlerhaften Wahrnehmung ausgelagert, was den internen Umgang mit Datensätzen erheblich erschwert.
Und das ist bedauerlich. Warum? Da das Verwalten von Datensätzen durch eine Inhouse-Lösung machbar ist und Vorteile bietet, ist dies nicht schwer, es kann Geld gespart werden, es ist bequem, es ist sicherer und Sie haben Ordnung.
Die interne Verwaltung von Datensätzen ist für kleine und mittlere Unternehmen gut geeignet.
Fellowes, ein Unternehmen, das für sein Engagement für Innovationen am Arbeitsplatz bekannt ist, befragte kürzlich Entscheidungsträger in kleinen und mittleren Unternehmen mit 1 - 1.000 Mitarbeitern. Diese Umfrage zeigt die Vorteile der internen Verwaltung von Datensätzen wie folgt:
1) Geld sparen - 52% derjenigen, die ein internes Dokumentenverwaltungssystem verwenden, geben an, dass dadurch Kosten gespart wurden. Darüber hinaus geben 16% der Befragten an, dass ein internes Dokumentenmanagementsystem die Betriebskosten "stark positiv" beeinflusst hat.
Tatsächlich sind die Kosten ein entscheidender Faktor für die Umstellung auf eine Inhouse-Lösung. Nahezu 65% derjenigen, die auf eine interne Dokumentenmanagementlösung umgestellt haben, geben an, dass die Kosten für die Lagerung, das Zerkleinern, das Binden und das Laminieren von Dokumenten außerhalb des Standortes für ihre Entscheidung ausschlaggebend waren.
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2) Keine unerwarteten und versteckten Kosten mehr Unternehmen, die das Speichern und Abrufen von Dokumenten außerhalb des Standorts nutzen, sind unerwartete Gebühren, die die Gesamtkosten für die Verwaltung von Datensätzen außerhalb des Standorts erhöhen können. Zusätzlich zu den Grundgebühren für die Lagerung und Abholung fallen zusätzliche Gebühren für Treibstoffzuschläge, ungerade Boxen, Umboxen, Eilabholung, Eilzustellung, Fremdzustellung, Lagermindestbeträge, Bearbeitungsgebühren, Programmgebühren, Archivzerstörung / -zerkleinerung an. detaillierte Abrechnungs- und Kopiergebühren. Eine Inhouse-Lösung kann all diese Kosten minimieren oder beseitigen. Dieses Diagramm zeigt die negativen Auswirkungen so vieler Gebühren:
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3) Abrufzeiten sind schneller - Zeit ist Geld im Geschäft. Nur 14% gaben an, dass der Anbieter von Dokumentenmanagement außerhalb des Standortes am selben Tag die gewünschten Dokumente abgerufen hatte. Fast ein Drittel gibt an, dass es drei Tage oder mehr dauert, um Datensätze abzurufen - manchmal mehr als eine Woche! Mit einer Inhouse-Lösung können Sie die Geschwindigkeit steuern.
4) Effizienz und Komfort verbessern - Laut der Umfrage gaben 74% an, dass die Verwaltung von Dokumenten außerhalb des Standorts keinen oder keinen negativen Einfluss auf die Effizienz hatte.
Fellowes hat den Einsparungsanalyser erstellt, um Ihr Einsparpotenzial zu berechnen. Es dauert nur 60 Sekunden, um den Rechner auszuführen - probieren Sie es aus und sehen Sie.
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