Sekretariatsfunktionen können verschiedene Büroaufgaben umfassen, z. B. das Beantworten eines Telefons, das Tippen, das Ablegen, das Öffnen von E-Mails und das Holen von Kaffee. Eine Sekretärin, die einem Manager als Assistent dient, hat ähnliche Funktionen. Diese Art von Sekretariat berichtet jedoch direkt an den Manager (im Gegensatz zu allen anderen im Unternehmen) und unterstützt den Manager auf verschiedene Weise, um seine Arbeit zu erleichtern und das Büro zu organisieren.
$config[code] not foundKommunikationsfunktionen
Als Sekretär eines Managers sind Sie oft die erste Kontaktperson für diejenigen, die versuchen, Ihren Chef sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens zu erreichen. Im Gegensatz zu einer Empfangsdame oder einem Generalsekretär, die das gesamte Personal anrufen, sind Sie möglicherweise dafür verantwortlich, eingehende Anrufe nur für Ihren Manager zu beantworten. Sie müssen Anrufe überprüfen, um festzustellen, ob Sie dem Anrufer helfen können oder ob Ihr Chef für die Annahme des Anrufs zur Verfügung steht. Die Unterstützung des Vorgesetzten umfasst die Begrüßung der Besucher, die in das Büro Ihres Vorgesetzten kommen, und leitet sie entsprechend den Anweisungen Ihres Vorgesetzten ein. Sekretariatsfunktionen für Ihren Vorgesetzten können auch die Verbindung mit anderen Fachleuten in ihrem Namen durch schriftliche Korrespondenz, das Telefonieren und das Versenden von E-Mails umfassen.
Organisationsfunktionen
Manager erwarten, dass ihre Sekretäre organisiert werden. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Office-Dateien ordnungsgemäß aufbewahrt werden und vertrauliche Dokumente in einem sicheren Bereich abgelegt werden. Möglicherweise müssen Sie die eingehenden E-Mails sortieren, um festzustellen, was Ihrem Manager übergeben, abgelegt oder verworfen wird. Um den Manager zu unterstützen, muss er häufig seinen Zeitplan einhalten. Er erwartet von Ihnen, dass Sie seine Termine nachverfolgen, Besprechungen planen und bei Bedarf die Reisearrangements treffen. Zusätzliche Funktionen können das Einrichten von Telefonkonferenzen und die Teilnahme an Besprechungen sowie die Bereitstellung der Tagesordnung und Protokollierung umfassen.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtVerwaltungsfunktionen
Obwohl Sie die Sekretärin des Managers sind, kann das Management zu einigen Ihrer Aufgaben gehören. Die Unterstützung des Managers kann manchmal bedeuten, selbst als Manager zu fungieren. Ihr Chef kann Ihnen die Aufgabe übertragen, bestimmte Projekte wie das Verwalten einer Datenbank oder das Erstellen und Aktualisieren von Berichten zu überwachen. Wenn andere Büroangestellte im Büro sind, sind Sie möglicherweise dafür verantwortlich, diese zu verwalten und ihre täglichen Aufgaben zuzuweisen. Sie können direkt an Sie und nicht an Ihren Vorgesetzten berichten, und Sie können ihr unmittelbarer Vorgesetzter sein. Sie könnten auch dazu aufgefordert werden, andere Mitarbeiter zu schulen und Ihren Vorgesetzten sogar darin zu unterrichten, wie man sie in die Bedienung von Büromaschinen einführt oder Softwarepakete einsetzt.
