Führende Sekretäre sind in der Regel in Büros beschäftigt und nehmen wichtige administrative Aufgaben wahr, um sicherzustellen, dass die täglichen Geschäftsprozesse effizient ablaufen. Ein leitender Sekretär arbeitet möglicherweise unter einem oder mehreren Managern und sollte genaue Aufzeichnungen aller wichtigen Korrespondenz innerhalb eines Unternehmens führen. Leitende Sekretäre sind in einer Vielzahl von Unternehmen im öffentlichen und privaten Sektor tätig.
Support-Rolle
Die Hauptaufgabe eines leitenden Sekretärs besteht darin, seinen Vorgesetzten Zeit zu lassen, indem er wichtige Verwaltungsaufgaben wahrnimmt. Leitende Sekretäre spielen eine Schlüsselrolle für die korrekte und zeitnahe Übermittlung der Kommunikation an die erforderlichen Parteien. Leitende Sekretäre geben normalerweise Notizen von der Geschäftsleitung vor, geben die Notizen im Brief- oder Berichtsformat ein und verteilen die Informationen an die beabsichtigten Empfänger. wie auf der Website von Champaign County angegeben. Ein leitender Sekretär sollte daher die grammatikalischen Regeln und Interpunktion genau verstehen und grundlegende Office-Softwareanwendungen zur Erstellung statistischer Daten oder zur Verwendung von Briefvorlagen beherrschen. Von einem leitenden Sekretär wird außerdem erwartet, dass er einen genauen Terminplan für ihren Vorgesetzten einhält und mit allen erwarteten Teilnehmern die Termine für Geschäftsbesprechungen bestätigt. Sie kann auch mit der Reisevorbereitung und der Buchung von Unterkünften für Konferenzen außerhalb der Anlage beauftragt werden.
Kommunikationsrolle
Manchmal wird ein leitender Sekretär gebeten, wichtige Arbeitsaufträge für Büroangestellte zu koordinieren und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie effizient und termingerecht abgeschlossen werden. Von leitenden Sekretären wird außerdem erwartet, dass sie neues Personal ausbilden und das vorhandene Personal umstellen, wenn sich Änderungen an der normalen Geschäftspraxis ergeben. Ein leitender Sekretär kann auch Telefonanrufe aus internen und externen Quellen abwickeln, Nachrichten zwischen Abteilungen weiterleiten und Bildschirmanrufe von Managern durchführen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen notiert werden. Sie kann auch mit der Beantwortung von Besucheranfragen an der Rezeption beauftragt werden, wie auf der Total Jobs-Website beschrieben.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtZusätzliche Aufgaben
Ein leitender Sekretär kann auch bei Besprechungen ein paar Minuten in Anspruch nehmen und ist normalerweise damit beauftragt, Korrespondenz aus internen und externen Quellen korrekt zu hinterlegen. Ein leitender Sekretär ist auch für die Überwachung wichtiger Bürobedarfsgegenstände und für die Neubestellung neuer Aufträge verantwortlich. Er kann auch bei der Erstellung und Bearbeitung von Budgetvoranschlägen und Verkaufsrechnungen sowie häufig bei der Lohnbuchhaltung behilflich sein. Ältere Sekretäre führen häufig Recherchen durch und erstellen Berichte über die Geschäftsleistung, Verkaufszahlen und Einkaufskosten, wie auf der Website des Monterey County beschrieben.
