Records Management ermöglicht es Unternehmen, den Wert von Informationen zu erhalten und zu maximieren, indem sie korrekt gespeichert, geschützt und sichergestellt werden, dass sie in Zukunft verfügbar und zugänglich sind. Ein Records Manager spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung, dass Informationen als Asset in einem Unternehmen sicher und gut verwaltet werden. Bewerber benötigen einen Hochschulabschluss in Bibliotheks- und Archivverwaltung oder einen eng verwandten Bereich. Die Arbeit erfordert auch kritisches Denken, Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, große Informationsmengen aktiv zu überwachen und zu koordinieren.
$config[code] not foundEntwerfen und Implementieren von Records Management-Systemen
Unternehmen generieren viele Informationen zu Vertrieb, Marketing, Personal und Bestand. Ohne ein ordnungsgemäßes Managementsystem kann die Identifizierung, Speicherung, Weitergabe und Entsorgung von Aufzeichnungen eine schwierige und langwierige Herausforderung sein. Records Manager überwachen das Design und die Implementierung von Print- und elektronischen Records-Management-Systemen, z. B. das Ablegen der Mitarbeiterdateien in alphabetischer Reihenfolge. Ein Records Manager kann auch ein Referenzierungssystem entwerfen, um Benutzern den Zugriff auf die Datensätze zu erleichtern und sicherzustellen, dass Mitarbeiter Druckdatensätze in einem elektronischen Format oder einem anderen Sicherungssystem speichern, bevor sie entsorgt werden.
Überwachung der Richtlinienumsetzung
Ein Records Manager definiert und klassifiziert Datensätze gemäß ihrer Erreichbarkeit und Relevanz für interne und externe Stakeholder. Aktionäre können beispielsweise auf den Jahresfinanzbericht eines Unternehmens zugreifen, nicht jedoch auf die Daten der Mitarbeiter. In einer Regierungsorganisation stellt der Manager sicher, dass die Öffentlichkeit nur auf Informationen zugreift, die die Sicherheit oder Innovationen des Staates nicht beeinträchtigen. Ein Aktenverwalter legt auch Verfahren fest, durch die Mitarbeiter Datensätze an externe Parteien wie Wirtschaftsprüfer, Bundesbehörden und Gesellschafter weitergeben.
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Ein Records Manager entwirft und implementiert Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme, um die Mitarbeiter über den Umgang mit Datensätzen gemäß den Richtlinien und Richtlinien eines Unternehmens aufzuklären. Er sorgt dafür, dass die Mitarbeiter die Richtlinien zur Verwaltung von Datensätzen wie Vertraulichkeit, Genauigkeit und Authentizität verstehen. Die Nichteinhaltung der Regeln führt zu Konsequenzen, die ein Records Manager den Mitarbeitern seiner Abteilung erklärt. Es ist auch seine Aufgabe, die neuen Mitarbeiter zur Orientierung zu bringen und den Umfang ihrer Arbeit in der Rekordabteilung zu definieren. Der Records Manager identifiziert auch Anforderungen an die Fähigkeiten der Mitarbeiter, z. B. die Fähigkeit, neue Technologien beim Verwalten elektronischer Daten zu implementieren, und arrangiert Schulungslösungen, die ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand halten.
Zeichnet Sicherheit und Lagerung auf
Eine weitere wichtige Aufgabe eines Records Managers besteht darin, die Sicherheit und den Zugriff auf Datensätze zu gewährleisten. Der Manager überwacht die sichere Aufbewahrung von Datensätzen durch die Implementierung von Sicherheitssystemen. Zum Beispiel kann sie die Installation von Kameras budgetieren und implementieren, um die Aktivität in einer Datensatzbibliothek zu überwachen. Der Manager kann auch sicherstellen, dass bestimmte Mitarbeiter über Passwörter für eine Datenbank verfügen, um zu gewährleisten, dass nur befugtes Personal auf Datensätze zugreifen kann.
