Denkwürdige Ereignisse passieren nicht einfach. Die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung erfordert Planung. Ganz gleich, ob es sich um eine Konferenz, ein Seminar oder einen Tag zur Kundenbewertung handelt und ob Sie drei Wochen Zeit haben oder ein ganzes Jahr, der Erfolg Ihrer Veranstaltung liegt im Detail. Wir haben 42 Tipps zur Planung von Kleinbetrieben von Experten gesammelt, darunter auch einige der Organisatoren der jährlichen Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundVeranstaltungsplanung für kleine Unternehmen: Was ist zuerst zu tun?
1. Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe vor allem anderen. Der erste Schritt - bevor Sie etwas anderes tun - sollte klar sein, wer Ihre Zielgruppe ist. Daraus ergeben sich alle anderen Entscheidungen in Bezug auf Format, Inhalt, Preise, Standort usw. Diese strukturierte Vorgehensweise wird Ihnen auch dabei helfen, sich auf das Erreichen bestimmter Ziele zu konzentrieren und nicht zu weit gehen oder sich verwässern lassen.
2. Erstellen Sie eine Liste mit Details - alles, einschließlich Beleuchtung und öffentliche Verkehrsmittel, zu Inhalten und Erfrischungen. Wenn Sie sich für eine Veranstaltung entscheiden, ist alles wichtig. Von Programminhalten und Beleuchtung über Transport und Parken - alles zählt. Und Ihr Publikum wird Ihnen und Ihrer Marke alles zuschreiben. Wenn Sie eine Liste erstellen, wird sichergestellt, dass Sie nichts übersehen.
3. Haben Sie einen klaren geschäftlichen Zweck für die Durchführung der Veranstaltung. Bevor Sie mit der Planung eines erfolgreichen Ereignisses beginnen können, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie dies überhaupt tun, da jede Entscheidung danach Ihr Hauptziel unterstützen sollte. Ist es Lead Generation? Soll das Bewusstsein für Ihr Unternehmen oder ein bestimmtes Produkt geschaffen werden? Ist die Kundenbindung zu entwickeln? Oder möchten Sie einfach Geld verdienen (was auch in Ordnung ist)? Stellen Sie sicher, dass das Team über den Zweck informiert ist, so dass Sie sich nicht mit dem „Umfang schleichen“.
4. Achten Sie bei der Planung auf andere Branchenereignisse. Überprüfen Sie den Kalender. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Veranstaltung nicht an Feiertagen oder beliebten Urlaubszeiten planen. Es ist genauso wichtig, nach anderen Ereignissen zu suchen, an denen Ihre Zielteilnehmer teilnehmen könnten.
5. Seien Sie flexibel bei Änderungen in Größe, Ort und anderen Details. Wenn Sie in den Ereignisplanungsprozess einsteigen, stellen Sie möglicherweise fest, dass sich Ihre Veranstaltung in Größe, Ort und auf viele andere Arten als ursprünglich geplant ändert. Dies ist natürlich und vollkommen in Ordnung, solange Sie nicht den Grund aus den Augen verlieren, warum Sie diese Arbeit überhaupt erst erledigen. Etwas Flexibilität ist notwendig.
6. Kenne deine Grenzen. Wir alle wissen, dass es das Ziel ist, eine großartige Live-Veranstaltung zu veranstalten. Zu diesem Zweck müssen wir uns auch bewusst sein, was wir realistisch tun können oder nicht können - sei es das Budget… oder zeitlich. Wenn Sie sich entscheiden, innerhalb einer Woche ein Live-Event zu veranstalten, planen Sie eine etwas intimere Angelegenheit. Wenn es eine große Veranstaltung ist, bereiten Sie sich auf einige Monate vor. Wenn das Budget gering ist, müssen Sie möglicherweise mit Kreativität und viel Eigenarbeit abwägen.
7. Erstellen Sie SMART-Ziele. Beginnen Sie immer mit der Strategie. Genau wie beim Aufbau eines Geschäfts beginnen großartige Events mit einer starken, durchdachten und messbaren Strategie. Live-Events sind eine erstaunliche Möglichkeit, Ihre Marke zu teilen, mit Ihrem Zielmarkt in Kontakt zu treten, Feedback zu Ihrem Produkt zu erhalten (und mehr!), Aber Sie müssen wissen, was Sie erreichen wollen. Bleiben Sie bei SMART-Zielen und beschreiben Sie, was Sie anstreben. Stellen Sie dann sicher, dass Sie diese Ziele erreichen.
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Budget: So bezahlen Sie für Ihre Veranstaltung
8. Entwickeln Sie einen "Finanzierungsplan" für Ihre Veranstaltung und schätzen Sie die Anzahl. Wissen, wie Sie für die Veranstaltung bezahlen werden. Die meisten Veranstaltungen werden durch Sponsoring, Ticketverkauf, interne Marketingbudgets oder eine Kombination aus allen drei Mitteln finanziert. Wenn Sie Ihr Budget für die Veranstaltung erstellen, müssen Sie abschätzen, wie viel Geld Sie realistisch aus jedem Bereich aufbringen können. Bevor Sie Ihren Veranstaltungsort buchen oder Verträge unterschreiben, ist es eine gute Idee, zuerst Sponsoren zu unterzeichnen oder Vorverkaufs-Tickets zu verkaufen, um sicherzustellen, dass Ihre Idee genügend Interesse hat, um den Preis zu finanzieren.
9. Erstellen Sie ein Ausgabenbudget - und sparen Sie Geld durch Spenden von Sachsponsoren. Ereignisse kosten tendenziell mehr als der durchschnittliche Kleinunternehmer denkt - vor allem in Bezug auf den Veranstaltungsort und die Speisen und Getränke. Vergessen Sie nicht, alle erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen auszurechnen. (Hier hilft Ihnen ein Veranstaltungsplaner, Kopfschmerzen zu vermeiden.) Erstellen Sie eine umfassende Liste aller Ausgaben und markieren Sie dann Bereiche, in denen Sie glauben, dass Sponsoren eine Rolle spielen können, um etwas „Sachleistungen“ anzubieten. Je mehr Sie mit anderen Marken und Marken zusammenarbeiten Partner, um Ihre Veranstaltungen zu veranstalten, desto mehr können Sie sparen.
10. Betrachten Sie Crowdfunding als neue Option, um Geld für eine Veranstaltung zu sammeln. Wenn Sie zum ersten Mal Veranstaltungen durchführen, sollten Sie Crowdfunding-Plattformen einsetzen, um das Risiko zu verringern. Durch die Veröffentlichung Ihrer Veranstaltungen auf diesen Plattformen müssen sich die Teilnehmer verpflichten, Tickets für die Veranstaltung zu erhalten. Wenn die erforderliche Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird, findet keine Veranstaltung statt.
Marketing: Menschen dazu bringen, daran teilzunehmen
11. Sie benötigen einen DETAILLIERTEN Marketingplan. Erstellen Sie einen Marketingplan für die Veranstaltung. Je organisierter Sie sind, desto professioneller wird Ihre Veranstaltung.
12. Seien Sie unermüdlich in Ihren Bemühungen oder Ihre Veranstaltung wird scheitern. Wenn Sie nicht alleine auf Ihrer Veranstaltung sein wollen, dann Markt, Markt, Markt, Markt… und noch etwas mehr.
13. Definieren Sie gute Gründe, warum Menschen auftauchen sollen. Was ist die Auslosung für die Teilnehmer? Sie müssen festlegen, was Sie bei der Veranstaltung tun, um die Zielteilnehmer an die Tür zu bringen. Für ein Verbraucherprodukt könnte es eine Party mit Unterhaltungs- und Produktdemos und Werbegeschenken sein. Für ein geschäftliches Publikum können dies Bildungsinhalte oder ein aufregender, bekannter Expertenredner sein. Was auch immer es ist, verliere nicht die Verbindung mit dem Grund, warum du diese bestimmte Zuhörerschaft willst.
14. Legen Sie schriftlich dar, warum Ihr Zielmarkt dabei sein sollte. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Vorteile offensichtlich sind. Wenn Sie eine Veranstaltung bewerben, teilen Sie Ihrem Zielmarkt mit, was er lernen wird, wen er treffen wird und warum er dort sein sollte. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Freunde ihren Freunden davon erzählen werden. Wenn Sie Sprecher verwenden, geben Sie ihnen Werbetexte, damit sie die Veranstaltung vor ihrem Publikum bewerben können.
15. Lernen Sie, mit den Medien zu sprechen. Journalisten sind sehr beschäftigt und haben immer einen Termin. Sie haben keine Zeit, ein Verkaufsgespräch zu hören. Lassen Sie sie wissen, dass die Informationen vorhanden sind und - für zukünftige Geschichten -, dass Sie ein Experte auf diesem Gebiet sind. Fügen Sie diese Informationen hinzu, wenn Sie sich erreichen.
16. Verwenden Sie Twitter-Hashtags. Twitter ist großartig, um Veranstaltungen zu fördern und ein Gefühl für Online-Community rund um eine Veranstaltung zu schaffen. Richten Sie frühzeitig einen einzigartigen Hashtag ein. Suchen Sie zuerst bei Twitter, um sicherzustellen, dass es nicht bereits verwendet wird. Setzen Sie den Hashtag direkt auf die Event-Website. Wenn Sie die Tweet-Schaltfläche zum Freigeben auf der Website verwenden, bearbeiten Sie den Hashtag direkt in die vorgefertigte Sprache. Wenn Menschen twittern, wird das Ereignis automatisch auf Twitter beworben.
$config[code] not found17. Nutzen Sie Online-Social-Pre-Events, um das Hauptereignis zu fördern. Um Interesse an Ihrem Ereignis zu wecken, versuchen Sie, ein paar Wochen vor dem Hauptereignis einen Google Hangout oder einen Twitter-Chat zu veranstalten. Laden Sie einige Ihrer Referenten ein, an dem Online-Social-Event teilzunehmen. Geben Sie eine Vorschau auf das, was bei der Hauptveranstaltung zu erwarten ist, indem Sie einige Diskussionen darüber abhalten, was die Referenten abdecken werden, oder die Aktivitäten hervorheben. Es erzeugt Vorfreude.
18. Kaufen Sie Werbung in sozialen Netzwerken. Der Kauf von Werbung in sozialen Netzwerken wird oft von kleinen Veranstaltungen übersehen. Soziale Werbeplattformen (vor allem Facebook, LinkedIn und Twitter) bieten umfassende Targeting-Optionen, die erheblich dazu beitragen können, unsere Zielgruppe an unserem geografischen Standort zu erreichen. Die gute Nachricht ist, dass keine großen Budgets erforderlich sind und der Ticketverkauf leicht gemessen werden kann.
19. Verwenden Sie YouTube, um für Ihre Veranstaltung zu werben. YouTube ist nach Google die weltweit zweite Suchmaschine. Durch das Hochladen von Videos aus früheren Veranstaltungen oder Interviews mit unseren Referenten / Interpreten können Sie potenzielle Teilnehmer davon überzeugen, auf Kaufen zu klicken. Video liefert wichtige visuelle Hinweise und beeinflusst somit maßgeblich unseren Entscheidungsprozess. Bei Ereignissen spüren wir immer das Risiko, nicht zu wissen, was passieren wird, Video löst diese Spannung.
20. Erstellen Sie ein fantastisches Low-Budget-Werbevideo. Ein wenig Kreativität mit einer Poster-Tafel, einem lizenzfreien Musikclip und einer guten Smartphone-Videokamera erzeugen ein lustiges Video, das die Bekanntmachung dessen unterstützt, was noch kommt. Hier ist ein gutes Videobeispiel, das genau das mit geringem Budget getan hat, um eine Veranstaltung für kleine Unternehmen zu fördern.
21. Binden Sie lokale Blogger ein. Sei klug mit Bloggern. Die Einbindung lokaler Blogger zur Teilnahme an der Veranstaltung ist in der Regel eine großartige Strategie, um das Publikum vor, während und nach der Veranstaltung zu gewinnen. Blogger setzen in der Regel auf eine große Reichweite und befolgen normalerweise keine traditionellen Medienregeln.
22. Event-Registrierungsplattformen wie Meetup nutzen. Verwenden Sie vorhandene Plattformen. Wenn dies Ihr erster Versuch ist, eine Veranstaltung durchzuführen, und Sie nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um eine Veranstaltung zu bewerben, besuchen Sie Meetup.com. Meetup bietet nicht nur eine Suite für die Online-Verwaltung von Ereignissen, sondern ist auch ein hervorragender Referrer für relevante Zielgruppen in Ihrer Nähe. Es bietet auch Registrierungs- und RSVP-Verwaltungsfunktionen, die besonders nützlich sind, wenn Sie unerfahren sind.
23. Online-Registrierung verwenden. Der einfachere Weg, um Menschen abzuschrecken, ist die analoge Registrierung (Faxe, Banküberweisung oder nur an der Tür). Bieten Sie eine Online-Registrierung an, um möglichst viele Teilnehmer zu sichern. Dies hilft, Zahlen zu prognostizieren und das Budget bald freizugeben.
24. Lassen Sie sich auf Websites auflisten, die für Ihre Gruppe geeignet sind. Sobald Sie wissen, an wem Sie teilnehmen möchten, müssen Sie sich als Nächstes vor ihnen aufstellen. Es gibt Websites, die sich auf die Auflistung von Ereignissen auf nationaler Ebene (z. B. Meetup, Lanyrd) und lokal spezialisieren. Beginnen Sie also dort und recherchieren Sie, welche am besten geeignet sind, um aufgeführt zu werden.
25. Bieten Sie lokalen Partnern Anreize, um Sie zu fördern. Pressemitteilungen, die an die relevanten Medienunternehmen gesendet werden, werden dazu beitragen, neue Nachrichten zu generieren, und Sie könnten Medien (online und offline) als Partner einbeziehen. Sie werden bei Ihrer Veranstaltung als Gegenleistung für die Bekanntmachung veröffentlicht. Wenn Sie sich auf dieser Ebene nicht engagieren möchten, wenden Sie sich an die Idee, einen Wettbewerb für ihre Leser zu veranstalten, um Tickets zu gewinnen.
26. Machen Sie es Ihren Lautsprechern leicht, ihren Followern mitzuteilen. Wenn Experten oder Referenten anwesend sind, fordern Sie sie auf, ihre Teilnahme an ihren Social-Media-Followern / E-Mail-Abonnenten bekannt zu machen.
27. Frühanreize für Vögel setzen. Frühbucher-Tickets zu einem günstigeren Preis sind eine gute Möglichkeit, sich frühzeitig zu melden, indem die Menschen dazu angeregt werden, jetzt zu handeln, anstatt zu warten und zu vergessen.
Team: Wer hilft?
28. Verantwortlichkeiten delegieren. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollten Sie stets versuchen, Verantwortlichkeiten zu delegieren. Eine Person, die für jedes Detail verantwortlich ist, funktioniert normalerweise nicht gut. Lassen Sie die Menschen wann immer möglich die Bereiche bestimmen, an denen sie am meisten Spaß haben. Lassen Sie zum Beispiel die Feinschmecker in Ihrem Unternehmen die Einzelheiten der Gastronomie erledigen. Je mehr jemand seine Verantwortung wahrnimmt, desto wahrscheinlicher wird er sie erfolgreich umsetzen.
29. Follow-up - und noch einmal. Checken Sie früh und oft ein. Obwohl niemand Mikromanagement betreiben möchte, stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und Anbieter mit ihren Veranstaltungsaufgaben auf dem richtigen Weg sind. Solange die Leute wissen, dass Sie von Zeit zu Zeit mit Updates rechnen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie frustriert werden, wenn Sie einen Anruf tätigen oder eine E-Mail senden.
30. Sponsoren sind königlich - stellen Sie sicher, dass sie sich danach fühlen. Wenn Sie Sponsoren haben - behandeln sie wie Könige. Sie finanzieren Ihre Veranstaltung und ermöglichen es Ihnen, dies zu tun (falls dies Ihr Geschäftsmodell ist). Machen Sie sich vor der Veranstaltung sehr klar, was sie als Sponsoren erhalten.
31. Unterschätzen Sie immer die Wahlbeteiligung für Sponsoren. Wenn Sie glauben, dass Sie 100 Teilnehmer bekommen können, legen Sie Ihren Sponsoring-Pitch auf einer niedrigeren Schätzung fest - vor allem, wenn dies Ihre erste Veranstaltung ist. Es ist besser, den Sponsoren eine angenehme Überraschung als eine enttäuschende zu geben.
32. Fragen Sie die Leute, was sie denken, und seien Sie bereit für gutes oder schlechtes Feedback. Fragen Sie nach Kritiken. Wenn Sie eine halbe anständige Arbeit geleistet haben, werden Sie viele Kudos bekommen. Danke sagen, aber dann fragen Sie nach der KRITIK und seien Sie bereit dafür.
33. Bitten Sie ein qualifiziertes Social Media-Team um Ihre Veranstaltung. Vergessen Sie nicht ein Social-Media-Team. Obwohl dies nicht für jede Veranstaltung oder Branche unerlässlich ist, konzentrieren sich immer mehr Veranstaltungen darauf, die virale Kraft ihres Publikums zu nutzen. Wenn Ihre Zuhörer twittern, Facebooking machen und Bilder auf Instagram machen - Sie sollten das Gleiche tun und benötigen ein geschultes Team, um es auszuführen.
34. Suchen Sie nach Anbietern, die Ihre Nische bedienen und bereit sind, sich zu engagieren. Die besten Anbieter, mit denen Sie arbeiten können, sind diejenigen, die mit der Unternehmenskultur vertraut sind. Suchen Sie nach Anbietern, die häufig mit kleinen Unternehmen zusammenarbeiten oder sich auf einer größeren Ebene engagieren als ihre Rolle.
Veranstaltungstag: Abziehen
35. Erwartungen sorgfältig stellen - dann liefern. Stellen Sie sicher, dass das Publikum eine GROSSE (nicht gute) Erfahrung hat. und dass Sie ihnen das geben, was sie von der Teilnahme erwartet haben.
36. Haltung ist ansteckend. Ihre Gäste werden während der Veranstaltung zum großen Teil Ihre Haltung und Dynamik ausspielen. Mit gutem Beispiel vorangehen und viel Spaß haben.
37. Lassen Sie die Massenreaktion Ihr Barometer sein. Lesen Sie das Publikum während der Veranstaltung. Fragen Sie die Leute, wie es ihnen geht. Wenn alles gut läuft und wenn nicht, wissen Sie.
38. Fragen Sie sich immer: Wie ist das für die Teilnehmer relevant? Stellen Sie sicher, dass Sie Inhalte anbieten, die für über 80% der Zielgruppe relevant sind. Das Publikum muss greifbare Taktiken aufgeben, um sein Geschäft und seine Karriere zu verbessern… und es muss die Energie der Sprecher spüren. Wenn Sie über Ihr Unternehmen sprechen und was Sie tun, ohne dem Publikum das anzubieten, was Sie brauchen, ist dies eine Verschwendung von Zeit und Geld für alle.
39. Als Zeremonienmeister oder Sprecher - Übung. Sie kennen Ihr Geschäft, gehen jedoch nicht davon aus, dass Sie wissen, wie Sie eine Präsentation präsentieren. Üben Sie, wie Sie Ihren Vortrag halten, Fragen beantworten und mit schwierigen und konfrontativen Teilnehmern umgehen. Je mehr Sie vorbereitet sind, desto besser.
$config[code] not found40. Schau gut aus. Schauen Sie sich das Teil an … seien Sie bequem, aber modisch vorwärts. Auch wenn Sie ein Buchhalter oder Rechtsanwalt sind, wählen Sie Ihren ganz besonderen Anzug oder Krawatte. Die Menschen erinnern sich daran, wie angenehm Sie sich in Ihrer Haut fühlen.
Notfallplan: Was tun, wenn etwas schief geht
41. Stellen Sie sich das Ereignis Schritt für Schritt vor und erstellen Sie eine zweispaltige Liste: Was könnte in einer Spalte schief gehen, und Ihr Notfallplan in der zweiten. Seien Sie auf das Unerwartete vorbereitet. Möglicherweise versagt das Soundsystem. Vielleicht tritt Ihr Keynote-Moderator aus. Kannst du damit fertig werden?
42. Seien Sie bereit, Hand anzulegen, um Lücken zu füllen. Obwohl Vorausplanung eine großartige Formel für Erfolg ist, reicht sie nie aus. Es kommt immer etwas Unerwartetes. Daher lohnt es sich, ein wenig mehr Ellenbogenfett zu verwenden, um die Umstände zu mildern. Dies gilt für Catering-Arrangements, Druckanforderungen, Gästeunterkünfte, Wettervorhersagen, Unterhaltung und mehr.
Ein großes Dankeschön an die Experten, die zu den oben genannten kleinen Veranstaltungsplanungs-Tipps beitragen:
- Matt Telfer, Marketing Manager für Heart Internet und Blogger bei Marketing Nerd Tipps 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Geschäftsführer von Doubet Consulting Tipps 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Veranstaltungsplanerin und Inhaberin, L2 Event Production Tipps 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet-Marketing- und Partnerprogramm-Manager, Tag 2-Tagesdruck Tipps 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, Geschäftsführer, Chief Event Specialist, Liz King Events Tipps 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, Sprecher der Veranstaltungsbranche und Herausgeber des Event Manager Blogs Tipps 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Technologie-Evangelist und Herausgeber von Small Biz Technology Tipps 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, Gründerin und CEO von Small Business Trends Tipps 16, 17, 20
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