Während viele kleine Unternehmen sofort Software verwenden können, ist es manchmal notwendig, eine individuellere Lösung - entweder als Modifikation vorhandener Software oder als etwas völlig Neues - zu verwenden.
Welche Kriterien bestimmen jedoch, wann eine maßgeschneiderte Lösung die richtige Wahl ist? Wann müssen Sie eine Build- oder Buy-Software-Entscheidung treffen?
$config[code] not foundFür die Antwort wandte sich Small Business Trends an Jim Hutchings, einen Business-Analyst bei Trifecta Technologies, einem Unternehmen, das Software an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpasst. Er gab die folgenden zehn Tipps:
Treiber für eine Build- oder Buy-Software-Entscheidung
1. Manuelle Problemumgehungen
Das Unternehmen verwendet möglicherweise manuelle Problemumgehungen, um Routineaufgaben zu begleiten, da die Software die Aufgabe nicht erfüllt.
"Wenn eine Aufgabe viel länger dauert, als sie sollte, ist dies das erste Anzeichen, dass das Unternehmen manuelle Problemumgehungen einsetzt, beispielsweise die Verwendung von Post-it-Notizen, um Erinnerungen festzulegen", sagte Hutchings. "Eine kundenspezifische Lösung kann in diesem Fall helfen."
2. schlechte Adoptionsrate
Eine schlechte Akzeptanzrate der vorhandenen Software ist möglicherweise eine weitere Anpassung des Indikators.
"Wenn die Mitarbeiter alles daran setzen, die Software nicht zu verwenden, ist das ein Zeichen, dass sie es nicht mögen", sagte er. "Zwangsadoption führt auch nicht zu Effizienz, sondern führt dazu, dass Arbeitnehmer sich beschweren und beschweren."
3. Schwierigkeitsgrad Training
Ein Unternehmen benötigt möglicherweise eine maßgeschneiderte Lösung, wenn es schwierig ist, Mitarbeiter mit der Standard-Software zu schulen.
"Es könnte sein, dass der Sachverständige nicht zum Trainieren zur Verfügung steht oder dass die Software veraltet und schwer zu bedienen ist", sagte Hutchings. „Außerdem kann es sein, dass der Fachexperte die Einstellung„ Es ist einfacher, es selbst zu tun, als die Haltung eines anderen zu trainieren. In diesem Fall wäre eine maßgeschneiderte Lösung auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.
4. Nicht unterstützter Verkaufsprozess
Es kann vorkommen, dass die verwendete Customer Relationship Management (CRM) -Software den Verkaufsprozess nicht vollständig unterstützt. Um dies zu veranschaulichen, erinnerte sich Hutchings an eine Instanz, in der die CRM-Software eines Kunden den Bedarf an Verträgen mit einem speziellen Preismodell nicht erfüllen konnte.
"Wir haben eine Komponente hinzugefügt, die einen benutzerdefinierten Workflow verwendete, um einen spezifischen, regelbasierten Prozess zu durchlaufen, um den Kunden anzupassen", sagte er. "Es hat den Verkaufsprozess auf eine Art und Weise optimiert, die die Out-of-the-Box-Software nicht bieten konnte."
5. Mehrere Software für einen einzelnen Job
In einem anderen Fall wird die Anpassung zu einem Faktor, wenn verschiedene Softwarekomponenten erforderlich sind, um einen einzelnen Job auszuführen - was Hutchings als "Frankensteining" von Software bezeichnet hat.
"Dieser Ansatz ist per definitionem nicht falsch, aber er führt zu Ineffizienzen", sagte er. "Wenn Sie nicht nur eine Software verwenden können, liegt ein Problem vor."
Hutchings listete zwei Beispiele auf, um seinen Standpunkt darzulegen.
"Die Verwendung von Word anstelle von Excel zum Erstellen einer Tabelle ist ein Beispiel", sagte er. „CRM ist ein anderes. Die Verwendung eines CRM-Programms für die meisten Verkaufsfächer, das Hinzufügen von Excel-Kalkulationstabellen für die Berichterstellung ist jedoch nicht wirklich effizient. "
6. Systemkonvertierung
Ein Unternehmen, das mit einem Softwareprogramm nicht zufrieden ist, möchte möglicherweise zu einem anderen wechseln, eine Aufgabe, die nicht immer einfach ist.
"Das Verschieben von Daten von einem System auf ein anderes kann eine mühsame Aufgabe sein, die möglicherweise benutzerdefinierte Arbeit erfordert", sagte Hutchings. "In diesem Fall würde ein Software-Anpassungsprogramm eine Engine erstellen, die die Daten automatisch für Sie konvertiert."
7. Anforderungen an die Automatisierung
Immer, wenn ein Unternehmen von der Automatisierung profitieren würde, ist dies laut Hutchings ein Indikator dafür, dass kundenspezifische Software benötigt wird.
"Wenn Sie nur Dinge verkaufen - zum Beispiel mit Point-of-Sale-Software -, um eine Änderung vorzunehmen - sind Sie möglicherweise mit einer Standardlösung wie Square oder Clover einverstanden", sagte er. "Wenn es jedoch einen Zusammenhang zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeittabellen, Buchhaltung, Lagerbestand, Einkauf, Lieferkettenmanagement oder Prognosen gibt, ist es am besten, eine individuelle Lösung einzusetzen."
8. Erwägungen zur Skalierbarkeit und zum Unternehmenswachstum
Standardmäßig mangelt es der Software an Flexibilität oder Skalierbarkeit, was das Wachstum des Unternehmens behindert.
"In diesem Fall ist eine Anpassung erforderlich, um das Wachstum zu unterstützen", sagte Hutchings. "Ein Unternehmen kann schrittweise vorgehen, indem es im Laufe der Zeit verschiedene Funktionalitäten hinzufügt oder schrittweise auf verschiedene Benutzergruppen erweitert."
9. Kundenspezifisches Branding oder Design
Ein Unternehmen kann von benutzerdefiniertem Branding oder Design profitieren, um sich von Wettbewerbern abzuheben. Hutchings nannte als Beispiel die Bäckerei von Carlo (Heimat des "Cake Boss").
"Trifecta baute ein Verkaufspunktsystem auf, das ein iPad nutzte, bei dem unter anderem ein Kunde gemeinsam mit dem Bäcker einen maßgeschneiderten Kuchen von Grund auf herstellen konnte", sagte er. „Als sich nach der Premiere der TV-Show um die Ecke Linien bildeten, konnten die Mitarbeiter auch das iPad nutzen, um Bestellungen entgegenzunehmen und die Wartezeit zu verkürzen. Es half, Kunden zu binden. “
10. Lizenzgebühren
Ein letztes Kriterium für die Entscheidung, ob eine Standard- oder kundenspezifische Software für das Unternehmen am besten geeignet ist, betrifft Lizenzgebühren, die laut Hutchings unerschwinglich sein können.
"Preis ist der Aspekt Nummer eins", sagte er. „Die Lizenzgebühren für die Out-of-the-Box-Software können sehr teuer sein. In diesem Fall kann der Benutzer langfristig weniger kosten. Es ist dem Leasing nicht unähnlich gegenüber dem Kauf eines Autos. "
Zusätzliche Hinweise
Hutchings fügte die folgenden Ratschläge hinzu, um den Entscheidungsprozess beim Kauf von Software zu erleichtern:
"Analysieren Sie den ROI, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Geld zurückgewinnen können", sagte er. „Für die Erstellung einer benutzerdefinierten Lösung reicht ein Budget von 5.000 US-Dollar. Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihr Geld mit Effizienz- und Skaleneffekten zurückzahlen können. “
Hutchings sagte, dass Unternehmen zunächst einmal aus der Box Software testen sollten, um zu sehen, ob sie die Anforderungen erfüllt, und sich dann, je nach Bedarf, individuelle Optionen ansehen.
Er wies auch darauf hin, dass Unternehmen die versteckten Kosten, die mit der Benutzerakzeptanz verbunden sind, wie z. B. Schulungen, nicht vergessen, und dass sie sich der verlorenen Opportunitätskosten bewusst sind, die eine Aufstockung des Budgets erfordern könnten.
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