Exekutivassistenten unterstützen Führungskräfte auf leitender Ebene wie Chief Executive Officers, Chief Financial Officers, Vizepräsidenten und Direktoren. Neben administrativen Grundaufgaben wie Planung von Besprechungen und Reisearrangements kann ein leitender Verwaltungsassistent auch Nachforschungen anstellen, Finanzberichte erstellen und Berichte analysieren. Ein leitender Verwaltungsassistent sollte in der Lage sein, strategisch zu denken und Lösungen anzubieten, statt nur Anfragen zu erledigen.
$config[code] not foundAufgaben
Der leitende Verwaltungsassistent bietet grundlegende Unterstützung bei der Büroarbeit, wie das Beantworten und Leiten von Anrufen, Begrüßung der Besucher, Eröffnung und Verteilung von Korrespondenz, Planung von Besprechungen, Archivierung und Bestellung von Büromaterial. Zu den Aufgaben auf höherer Ebene gehören die Buchhaltung, das Schreiben und Verteilen von Memos und das Erstellen von Marketingmaterialien wie Präsentationen.
Der leitende Verwaltungsassistent kann auch dazu aufgefordert werden, Aufgaben zu erfüllen, die mit niedrigeren Managementaufgaben vergleichbar sind. Diese Aufgaben umfassen das Lesen, Analysieren und Schreiben von Berichten, die Durchführung von Marktuntersuchungen, den Kauf oder das Leasing von Bürogeräten und die Verwaltung von Verbrauchsmaterialien. Er kann auch für die Schulung und Überwachung von Bürokräften verantwortlich sein.
Kompetenzen
Multitasking und Zeitmanagement sind Schlüsselqualifikationen für eine leitende Verwaltungsassistentin, da sie möglicherweise mehrere Aufgaben im selben Zeitrahmen ausführen muss. Ein leitender Verwaltungsassistent sollte über Erfahrung im administrativen Bereich verfügen und über Verwaltungsverfahren wie Personalmanagement und Koordinierung der Ressourcen verfügen. Weitere Fähigkeiten sind Kundenservice, effektives Verstehen und Kommunikation beim Lesen und Schreiben sowie Problemlösung.
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Computerkenntnisse sind für einen leitenden Verwaltungsassistenten unerlässlich. Er sollte mit der für den Job erforderlichen Computerplattform vertraut sein. Wenn er sich mit dem PC auskennt, die Position jedoch die Arbeit an einem Macintosh erfordert, sollte er eine Schulung in Betracht ziehen. Er sollte über eine Reihe von Anwendungssoftware-Kenntnissen verfügen. Zu den Anwendungen, die von Verwaltungsassistenten der Geschäftsführung verwendet werden, gehören Tabellenkalkulation, Präsentation, Textverarbeitung, E-Mail, Buchhaltung und Datenbanksoftware. Es kann auch erforderlich sein, einen Scanner zu verwenden und grundlegende Wartungsarbeiten an Druckern und Kopiergeräten durchzuführen.
Bildung und Erfahrung
Der Verwaltungsassistent ist keine Einstiegsposition, und in der Regel ist eine bestimmte Ausbildung und Berufserfahrung erforderlich. Eine Hochschulausbildung ist erforderlich und ein College kann bevorzugt werden. Ein Associate-Abschluss könnte wünschenswert sein. Einige Arbeitgeber ziehen möglicherweise einen Bachelor-Abschluss vor. Arbeitgeber bevorzugen möglicherweise auch einen Ausbildungshintergrund und frühere Erfahrungen in der Industrie ihres Unternehmens.
