Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters kann einige Zeit und Mühe kosten. Von dem Tag an, an dem ein Job eingestellt wird, bis der neue Mitarbeiter an Bord kommt, kann dies einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Bevor Sie all diese Lebensläufe und Notizen abschicken, nehmen Sie sich ein paar Minuten, um Briefe an diejenigen zu senden, die nicht gemietet wurden. Es ist vielleicht nicht so angenehm wie das Schreiben des Angebotsschreibens, aber sie verdienen es auch, das Ergebnis ihrer Bemühungen zu kennen.
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Bevor Sie beginnen, wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung, um herauszufinden, ob sie bereits Lagerbriefe für diesen Zweck haben. Wenn ja, verwenden Sie diese Vorlagen. Auch wenn sie nicht über die Vorlagen verfügen, können bestimmte Ablehnungsschreiben bestimmte Anforderungen oder Sprachen enthalten. Befolgen Sie die Richtlinien, um Probleme von Bewerbern zu vermeiden.
Verfassen Sie einen einzelnen Buchstaben
Erstellen Sie einen Buchstaben, der für alle Bewerber verwendet werden kann. Beginnen Sie mit einem kurzen Dankeschön für Ihr Interesse an der Stelle und geben Sie dann an, dass eine andere Person für die Stelle ausgewählt wurde. Ergänzen Sie die Gruppe als Ganzes für ihre Fähigkeiten und Qualifikationen, wenn dies angebracht ist, etwa mit folgenden Worten: „Alle Kandidaten waren hoch qualifiziert und jeder von Ihnen wäre eine große Bereicherung für unser Team gewesen.“ Fügen Sie einen zweiten Abschnitt mit einigen verfahrenstechnischen Anmerkungen hinzu Lebensläufe werden archiviert, die sie anrufen können, wenn sie Fragen haben oder Sie hoffen, dass sie sich für zukünftige Positionen bewerben. Wenn HR eine bestimmte Sprache erfordert, fügen Sie diese als dritten Absatz hinzu. Beenden Sie den Brief, indem Sie ihnen nochmals für ihre Zeit und ihr Interesse danken.
Halte es einfach
Halten Sie den Brief kurz und einfach. Vermitteln Sie die Nachricht, dass sie den Job nicht erhalten haben, aber sie sollten sich erneut bewerben. Während die Nachrichten möglicherweise negativ sind, bleibt der Gesamtton des Briefes positiv und ermutigend. Begrenzen Sie den Buchstabenkörper auf zwei oder drei Absätze mit höchstens sechs oder sieben Sätzen. Verwenden Sie ein traditionelles Geschäftsbriefformat mit formeller, aber freundlicher Sprache.
Mach es persönlich
Nachdem die Vorlage erstellt wurde, erstellen Sie für jeden Antragsteller einen separaten Brief. Fügen Sie ihren Namen und ihre Adresse oben in den Brief ein und ändern Sie die Anrede, um sie nach Namen zu adressieren. Drucken Sie den Brief auf den Firmenbriefkopf, unterschreiben Sie ihn und senden Sie ihn per Post. E-Mails sind möglicherweise auch angebracht, aber ein gedruckter, personalisierter Brief informiert sie darüber, dass Sie Zeit und Mühe ernst genommen haben. Ein Bewerber ist möglicherweise nicht der beste Kandidat für diese Position, aber wenn er mit Respekt behandelt wird, passt er gut in einen zukünftigen Job oder wird zu einem Ihrer besten Kunden.
