Verwaltungsassistenten haben die Aufgabe, das Fachpersonal zu unterstützen, damit es seine Aufgaben effektiv wahrnehmen kann. Ob in staatlichen, geschäftlichen oder gemeinnützigen Organisationen: Administratoren sorgen dafür, dass das Büro am Laufen bleibt, indem sie sich auf wichtige Dinge wie Papierkram und Computerunterlagen konzentrieren. In der Regel nehmen sie auch einige administrative Aufgaben wahr, die spezifischen Aufgaben hängen jedoch von der Ebene der Tätigkeit und der Art des Amtes ab.
$config[code] not foundTägliche Aufgaben
Verwaltungsassistenten erledigen Aufgaben wie das Einrichten von Besprechungen, das Planen von Terminen, das Verwalten des Bürokalenders, das Beantworten von Telefonen und das Bearbeiten von Korrespondenz. Sie pflegen Bürodateien und Datenbanken und erstellen Computer-Arbeitsblätter und Präsentationen. Zu ihren Aufgaben gehört häufig auch der Einkauf von Vorräten und die Verwaltung des Vorratsraums.
Zu den Aufgaben des Kundendienstes zählen das Empfangen von Bürogebäuden und die Unterstützung, die sie benötigen.
Zusätzliche Aufgaben
Die andere Arbeit von Verwaltungsassistenten hängt oft von der jeweiligen Branche ab. In Anwaltskanzleien helfen Administratoren bei der Vorbereitung von Rechtsdokumenten, während sie in Arztpraxen Versicherungsgesellschaften in Rechnung stellen. In Schulbüros gehört das Führen von Schülerakten und die Kommunikation mit den Eltern zu ihren Aufgaben.
Die Ebene und die Berufsbezeichnung bestimmen, wie viel Verantwortung einem Verwaltungsassistenten obliegt. Entry-Level-Admins konzentrieren sich auf Büroarbeiten und grundlegende Computeraufgaben. Senior-Admins mit fortgeschrittenen Computerkenntnissen übernehmen in der Regel administrative Aufgaben, einschließlich der Überwachung von Büroangestellten und der Schulung neuer Mitarbeiter. Verwaltungsassistenten für Führungskräfte können auch recherchieren, Berichte schreiben, Protokolle bei Meetings abhalten, andere Administratoren beaufsichtigen und Reisearrangements treffen.
Wissen und Fähigkeiten
Organisationsfähigkeit ist unerlässlich Die Hauptaufgabe des Administrators besteht darin, die Geschäftsunterlagen zu pflegen und Besprechungen und Termine zu verfolgen. Administratoren müssen auch in der Lage sein, mündlich und schriftlich auf Englisch zu kommunizieren und Internetrecherchen durchzuführen. Der Job erfordert Kenntnisse in der Büroausstattung, einschließlich Computern, Fotokopierern, Telefonsystemen, Faxgeräten und Videokonferenzgeräten.
Je nach Position und Branche Administratoren benötigen Kenntnisse in verschiedenen Computerprogrammen wie E-Mail, Buchhaltung, Datenbanken, Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungssoftware.
Qualifikation für den Job
Verwaltungsassistenten benötigen mindestens ein Abitur, das Bürokurse und Computersoftware umfasst. Zusätzliche Schulungen in Englisch und Computerkenntnissen sind hilfreich, und viele Administratoren haben an technischen Schulen oder Hochschulen teilgenommen oder einen Associate-Abschluss erworben. In der Regel bilden die Arbeitgeber auch neue Angestellte in ihren Büroverfahren und im Vokabular des jeweiligen Unternehmens aus - zum Beispiel juristisches Vokabular.
Administratoren können sich freiwillig von der International Association of Administrative Professionals zertifizieren lassen. Die Zertifizierung erfordert je nach Ausbildung des Administrators zwei bis vier Jahre Erfahrung, und die Bewerber müssen auch eine Prüfung bestehen.
