Es ist sehr wichtig, dass Sie während Ihrer Sicherheitsmeetings ein Protokoll einhalten. Das Protokoll hilft Ihnen nicht nur dabei, den Überblick über Ihre Unternehmensgeschichte zu behalten, sondern kann auch vor Gericht verwendet werden, wenn eine Klage gegen Ihr Unternehmen erhoben wird. Hier sind die Schritte zum Erstellen Ihrer Minuten.
Entscheiden Sie, ob Sie Ihren groben Entwurf des Protokolls mit Stift und Papier oder auf Ihrem Laptop aufzeichnen möchten. Letztendlich ist es gut, mindestens zwei Kopien des Protokolls zu haben, falls eine Kopie verloren geht oder versehentlich gelöscht wird.
$config[code] not foundNotieren Sie das Datum, den Ort und die für jedes Meeting anwesenden Mitglieder.
Fügen Sie Ihrem Protokoll eine Kopie der Tagesordnung bei. Wenn Sie keine Kopie der Tagesordnung haben, notieren Sie sich die geplante Tagesordnung für die Besprechung.
Beachten Sie alle Abstimmungen, Sicherheitsbedenken, Einwände und Zukunftspläne. Wenn Sie Fragen dazu haben, was Sie noch hinzufügen möchten oder was Sie ignorieren möchten, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten.
Schreiben Sie Ihre Notizen nach dem Meeting neu und überarbeiten Sie sie und geben Sie eine saubere Kopie der Protokolle für Ihre Aufzeichnungen sauber ein.
Bewahren Sie Ihre Minuten an einem sicheren zentralen Ort auf. Speichern Sie Ihre Originalnotizen sowie Kopien des endgültigen Protokollentwurfs. Stellen Sie sicher, dass alle digitalen Kopien Ihres Protokolls gesichert werden.
