Ein Meetingplaner in einem großen Konferenzhotel ist vom ersten Kontakt bis zum Verlassen der Gruppe für die Veranstaltung eines Kunden verantwortlich. Der Planer kümmert sich um die Buchung von Besprechungs- und Hotelzimmern sowie die Einrichtung von Speisen und Ausrüstungen. In einer großen Einrichtung gibt es möglicherweise mehrere Meetingplaner, die alle über unterschiedliche Fachgebiete verfügen und bei Gruppenveranstaltungen zusammenarbeiten. Beispiele für diese unterschiedlichen Bereiche sind Reservierungen, Speisen und Getränke sowie Öffentlichkeitsarbeit.
$config[code] not foundÖffentlichkeitsarbeit und Marketing
In dieser Funktion dient der Meetingplaner als Vertreter der Unterbringungs- und Konferenzanlage der Öffentlichkeit. Die Aufgabe des Planers besteht darin, sicherzustellen, dass die Einrichtung einen guten Ruf hat, und dazu beizutragen, Kundenvorbehalte einzubringen. Tagungsplaner erstellen Broschüren, in denen die Serviceleistungen der Einrichtung beschrieben werden, beantworten per E-Mail oder telefonisch Anfragen zu Veranstaltungsplanungsdiensten und stellen Informationen zu aktuellen Meetingeinrichtungen und -diensten zur Verwendung auf der Website des Hotels bereit. In dieser Funktion erstellt der Planer Inhalte für Multimedia-Anzeigen für die Veranstaltungsplanung der Einrichtung. Der Planer muss sich auch an Unternehmen und Konventionen wenden, um neue und fortlaufende Geschäfte zu fördern.
Reservierungen und Anmeldung
Bei der Arbeit mit Reservierungen und Anmeldungen unterstützt der Meeting-Planer Kunden bei der Reservierung von Hotel- und Ballsälen für Teilnehmer. Je nachdem, wie groß die Gruppe ist und welche Aktivitäten vor Ort durchgeführt werden sollen, schlägt der Besprechungsplaner vor, welche Besprechungsräume im Konferenzzentrum den Bedürfnissen des Kunden am besten entsprechen. Der Planer bucht auch Gruppen von Hotelzimmern für die Teilnehmer des Kunden und hilft bei der notwendigen Überlaufunterkunft. Zu dieser Rolle des Besprechungsplaners gehört auch das Aushandeln eines Gruppenrabattes und die Unterstützung bei Reisearrangements. Tagungsplaner helfen auch bei der Registrierung der Teilnehmer vor Ort.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtNahrungsmittel und Getränke
Jede Tagung braucht Speisen und Getränke. Zum Glück für Kunden kümmern sich Veranstaltungsplaner vor Ort für sie um diese Angelegenheit. Der Meeting-Planer hilft dem Kunden, herauszufinden, wie viel Essen für die geplante Anzahl von Teilnehmern erforderlich ist. Dazu gehört auch, zu bestimmen, ob die Mahlzeiten bei einem Abendessen oder einem Buffet serviert werden und welche Getränke angeboten werden sollen. Der Meetingplaner bespricht das Menü für jede Mahlzeit mit dem Kunden und hilft dabei, ein Budget- oder Pauschalangebot für den Kunden zu entwickeln.
Technische Aufgaben
Es gibt viele verschiedene technische Aspekte der Arbeit eines Besprechungsplaners in einem großen Konferenzhotel. Einer der technischen finanziellen Aspekte der Rolle besteht darin, dem Kunden zu helfen, ein Budget zu entwickeln und festzulegen, wie alle Dienstleistungen in der Einrichtung bezahlt werden sollen. Der Meetingplaner organisiert die gesamte Veranstaltung des Kunden, stellt sicher, dass der Kunde weiß, welche Konferenzräume zu welcher Zeit verfügbar sind, und erstellt einen Veranstaltungsplan. Die Planer sind auch dafür verantwortlich, audiovisuelle oder andere spezielle Geräte zu finden, zu mieten und einzurichten, die der Kunde benötigt. Ein Besprechungsplaner kann auf Wunsch des Kunden auch Unterhaltung suchen und arrangieren.
