Ein Reisekoordinator ist ein Verwaltungsfachmann, der von einer Organisation mit der Organisation aller Geschäftsreisen für die Mitarbeiter des Unternehmens beauftragt wird. Ein Hochschulabschluss ist zwar nicht erforderlich, um diese Position zu erlangen, die meisten Arbeitgeber verlangen jedoch normalerweise, dass die Bewerber ein Abitur oder ein gleichwertiges Abschlusszeugnis besitzen. Darüber hinaus müssen sie sowohl mündlich als auch schriftlich hervorragende Kommunikatoren sein, da sie auf allen Ebenen mit Einzelpersonen interagieren müssen. Laut Salary.com verdienten Reisekoordinatoren im Jahr 2010 etwa 43.851 USD pro Jahr.
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Abhängig von der Art der Unternehmen eines Unternehmens müssen möglicherweise mehrere Mitarbeiter auf einer konstanten Basis reisen. In diesem Fall steht ein Reisekoordinator mit jedem Mitarbeiter oder seinem Verwaltungsassistenten in Verbindung, um alle für die Reise erforderlichen Anforderungen zu ermitteln. Dazu gehören Reisedaten, Abfahrts- und Ankunftszeit sowie Sonderwünsche wie die Wahl von Fenstersitzen oder vegetarischen Mahlzeiten.
Der Reisekoordinator kontaktiert dann die bevorzugte Fluggesellschaft entweder telefonisch oder per E-Mail. Sie stellt den Flugplan des Mitarbeiters zusammen und übermittelt alle Informationen des Mitarbeiters, einschließlich Name, Kontaktinformationen und, falls erforderlich, Passinformationen.
Unterkünfte
Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter für mehr als einen Tag abreisen muss, ist die Unterbringung von der Organisation erforderlich und bezahlt. Der Reisekoordinator wendet sich an den bevorzugten Hotel- oder Hotelanbieter. Er reserviert die entsprechende Anzahl von Zimmern für die entsprechende Anzahl von Tagen. Darüber hinaus fordert er etwaige Anforderungen oder spezielle Anforderungen an, z. B. ein Zimmer in einer Nichtraucheretage. Nach der Reservierung des Zimmers übermittelt der Reisekoordinator dem Mitarbeiter oder seinem Verwaltungsassistenten alle Informationen zur Unterkunft. Außerdem organisiert er für den reisenden Mitarbeiter einen Bodentransport wie Mietwagen, Shuttlebus oder Autoservice.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtAbrechnung
Die Fragen zur Abrechnung von Einkäufen variieren je nach Organisation. Wenn ein Unternehmen sehr groß ist, hat jede Abteilung ab dem Zeitpunkt der Kostenerstattung eine eigene Kostenstelle oder ein eigenes Budget. Ein Reisekoordinator muss alle Reisekosten erfassen, überwachen und der zuständigen Abteilung in Rechnung stellen. Dies kann auf verschiedene Arten erreicht werden. Einige Unternehmen verwenden Kaufsoftware wie Arriba. Andere verwenden firmeneigene Kreditkarten, die jeder Abteilung zugewiesen sind. Andere können einfach Einkäufe von einem einzigen Konto aus tätigen und alle Ausgaben am Monatsende abgleichen, wobei jede Abteilung gutzuschreiben oder fakturiert wird.
